A projektmenedzsment értéke a 2018-as pmi jelentés
Az egész többoldalas jelentésből származó alapvető információk:
A projekt célkitűzéseinek megvalósítása
1. ábra: A stratégiai célokat elérő projektek aránya
A projektmenedzsment kultúrája
A leghatékonyabb szervezetek tisztában vannak azzal, hogy szükség van a projektek és programmenedzsmentek formalizálására az "üzleti változások" feladatok keretében. Olyan szervezeti kultúra létrehozása, melynek célja a projektmenedzsment terjedése és az üzleti érték növelése:
- A projektmenedzsment értékének teljes megértése
- A projekt-ügyfelek aktívan részt vettek a projekt- és programmenedzsmentben
- A projektek és a szervezeti stratégiai programok megfelelőségének biztosítása
- A projektmenedzsment magas szintű érettségének megjelenése
A 2. ábra azt mutatja, hogy a nagy teljesítményű vállalatok sokkal nagyobb valószínűséggel rendelkeznek a fenti elemekkel. Valójában ezek a tulajdonságok átlagosan jobb eredményeket mutatnak.
2. ábra: A kultúra elemei a magas és alacsony teljesítményű vállalatokban
A szervezeti kultúra meghatározza az alkalmazottak gondolkodásmódját és alakítja a gondolkodásmódot, a legtöbb szervezet a saját szervezeti kultúráját próbára és hibára fejlesztette. A PMBoK szerint a szervezeti kultúra leggyakrabban a következő elemeket tartalmazza:
- Közös jövőkép, értékek és elvárások
- Szabályok, irányelvek, módszerek és eljárások
- A motiváció és a jutalom rendszere
- Kockázati tolerancia
- Vezetések a vezetésről, hierarchia
- Magatartási kódex és munka etika
- Munkakörnyezet
Mindezek az elemek a kultúra részét képezik, meghatározzák és kölcsönözhetők. Számos elem megváltoztatása jelentős hatással lehet a vállalat teljesítményére.
Tehetséggondozás
A jelentés szerint a professzionális projektmenedzserek fejlesztésére és képzésére fektetett vállalatok jobb eredményeket és teljesítménymutatókat mutatnak be.
3. ábra: A kiválóan teljesítő vállalatok a tehetséggondozásra koncentrálnak
Az elmúlt években a PMI tanulmányok megerősítették azt a feltevést, hogy a projekt, a szoftver és a portfoliókezelés érettségének növelése előnyökkel jár a vállalatok számára.
A hatékony vállalatok a folyamatok szabványosítására összpontosítanak, ezért versenyelőnyt érnek el. Továbbá a hatékony társaságokban a PMO projektjei és munkája összefüggésben van a stratégiai célokkal. A 4. ábra a nagy teljesítményű vállalatok és az alacsony hatású rendszerek közötti főbb különbségeket mutatja. A sikeres vállalatok több mint 3-szor gyakrabban szabványosítják a gyakorlatokat és folyamatokat (51% és 14%), és több mint kétszer olyan gyakori, hogy folyamatosan javítják a meglévő gyakorlatokat.
4. ábra: A nagy teljesítményű vállalatok javítják a folyamatokat
Alapvető gyakorlatok
A PMI szerint a nagy teljesítményű vállalatok megkülönböztethetők több alapvető gyakorlattal, mint például:
- Magasabb tudásátadási hatékonyság
- A kockázatkezelés magas színvonala
- Az Agile / ciklikus (inkrementális) / iteratív (projektmenedzsment-gyakorlatok) gyakoribb használata
- A haszon megvalósulásának magasabb lejárata
A tudásgyűjtés és a leckék megosztása csökkentheti a károsultat a kulcsfontosságú alkalmazottak ellátásából, és ez csak egy része az ilyen folyamat előnyeinek, gyakran alábecsültnek, mint például a tudás átadása. E jelentés szerint nagyon kevés vállalat vesz részt a tudás átadásában a megfelelő szinten. Annak érdekében, hogy a tudásátadás rutinszerű, de hatékony folyamatgá váljon, be kell építeni a szervezeti kultúrába. A Projektmenedzsment Hivatal fontos szerepet játszik a tudásátadási folyamatok bevezetésében.
A tudás átadása lehetővé teszi a csapat munkájának hatékonyságát a jobb interakció, az innováció, a képzés, a tudás generálása miatt. Az adatok azonban azt mutatják, hogy a vállalatoknak csak 14% -a alkalmaz ilyen folyamatot a gyakorlatban ilyen magas szinten. A formalizált tudásátadási folyamat komolyan növeli a szervezet hatékonyságát: a nagy teljesítményű vállalatok 75% -ában és az alacsony hatásúak 35% -ában fordul elő. Az ábrán látható a vállalatok formális tudásátadási folyamatával és anélkül megvalósuló projektjeinek eredményeinek összehasonlítása.
Az 5. ábra azt mutatja, hogy a formalizált tudásmegosztási folyamattal rendelkező vállalatok 17% -kal több projektet érnek el céljuk elérése érdekében, 18% -kal többet töltenek időben, 14% -kal jobban illeszkednek a tervezett költségvetésbe azokhoz a vállalatokhoz képest, amelyek nem rendelkeznek tudásmegosztási folyamattal.
5. ábra: A különböző szintű tudásmegosztással rendelkező vállalatok projektjeinek eredményei
A tudás átadása a vállalatok képzésének és fejlesztésének eszközeként még fontosabbá válik, tekintettel arra, hogy a projektmenedzsment részeként a vállalatok 2/3-a kiszervezett. Így további ismeretek nemcsak a szervezeten belül, hanem kívülről is szerezhetők.
A kockázatkezelés a projektmenedzsment kulcsfontosságú eleme. A projektcsapat minden erőfeszítése hiábavaló lesz, ha a kockázatok megvalósulnak, és a csapat nem készen áll. Természetesen vannak olyan előre nem látható kockázatok, mint a politikai és a természetes, de hatékony kockázatkezeléssel a károk csökkenthetők.
A kockázatkezelés lehetővé teszi a vállalatok számára a veszélyek azonosítását és csökkentését. A hatékony irányítási kockázat lehetővé teszi a lehetőségek azonosítását és megvalósítását, így nagyobb értéket érhet el.
A 6. ábra szerint az állandó, jól bevált kockázatkezelési folyamatokkal rendelkező vállalatok esetében a projektek 13% -kal gyakrabban érik el céljukat, mint a vállalatok, amelyek nem veszik figyelembe az ilyen kockázatokat. Emellett a 15% -kal és 13% -kal aktívan kezelő vállalatok kockázatkezelői magasabb mutatókkal rendelkeznek az időben befejezett projektek számának és a költségvetésnek megfelelő projekteknek.
6. ábra: A különböző szintű kockázatkezeléssel rendelkező vállalatok összehasonlítása
A szervezeti rugalmasság a vállalat azon képessége, hogy reagáljon a környezeti kihívásokra, reagáljon a váratlan belső változásokra és konfliktusokra, és alkalmazkodjon az új feltételekhez és lehetőségekhez. Ez magában foglalja az új technológiák, versenytársak, piacok és igények megjelenését.
- Gyors válasz a lehetőségekre
- A döntéshozatali, gyártási és ellenőrzési ciklusok csökkentése
- Változáskezelés
- Integrált kommunikációs rendszer és ügyfél visszajelzés
- Kockázatkezelés
- Interdiszciplináris többfunkciós projektcsapatok elérhetősége
- A részlegek közötti akadályok hiánya
- Vészhelyzeti választervezés
- Az iteratív projektmenedzsment gyakorlatának használata
- Technológia és automatizálás
A szervezet rugalmassága közvetlenül érinti a nyereségességét. A Massachusetts Institute of Technology (MIT) tanulmánya szerint a rugalmas vállalatok 37% -kal gyorsabban és 30% -kal jövedelmezőbbek, mint a rugalmatlanok.
Amint azt a 7. ábra mutatja, a rugalmas szervezetek projektjei többnyire elérik céljaikat (75%, szemben a rugalmatlan szervezetek 56% -ával), gyakrabban időben befejeződnek (65% vs. 40%), és illeszkednek a költségvetésbe (67% vs. 45%).
7. ábra: Rugalmas és rugalmatlan szervezetek eredményeinek összehasonlítása
Annak érdekében, hogy egy projekt vagy program sikeresnek tekinthető, nem elég egyszerűen betartani az ütemtervet vagy a költségvetést. A valódi érték az a haszon, amelyet a projekt vagy program hoz a vállalatnak. Csak néhány vállalat hajtotta végre az előnyök kezelését, még kevésbé sikerült. A haszonmenedzsment lehetővé teszi a vállalat számára, hogy növelje saját hatékonyságát, de alapos megértést követel a vállalat, a stratégia, a vállalkozások, a trendek és az egész iparág számára.
A 8. ábra azt mutatja, hogy a 22% -kal több projekt által nyújtott előnyök magas szintű kezelése elérte célkitűzéseit, 28% -a időben és 24% -ban nem haladja meg a költségvetést.
8. ábra: A vállalatok eredményeinek összehasonlítása a juttatáskezelés különböző mértékű lejáratával
Az előnyök kezelésének minden nehézsége ellenére a folyamat érettségének növelése a következő előnyökkel jár:
- A projekt eredményeinek jövőbeni értékeinek megtervezése
- A projektek hatékonyságának fenyegetéseinek hatékony értékelése és ellenőrzése
- A stratégiai változások proaktív tervezése a szervezetben
- A projekt sikerességének egyértelmű meghatározása
- A projektek integrálása a vállalat tevékenységével
következtetés
Az utolsó jelentés megerősíti a korábbi tanulmányok néhány eredményét. Azonban sok új trendet és tendenciát tártak fel. Itt vannak a legfontosabbak:
- Dinamikus, gyorsan változó üzleti környezetben egyre nagyobb szükség van a projektek, programok és portfóliók hatékony kezelésére
- A projektmenedzsment hatékony, az értékre és stratégiai célokra összpontosító kultúrája versenyelőnyt hoz
- A projekt-gondolkodás bevezetése a szervezeti kultúrába kézzelfogható előnyt jelent a vállalat számára
- A szervezet folyamatosan növekvő képessége számos kritikus tényezőtől függ: az érintett projektszponzorok jelenléte, egy hatékony projektmenedzsment iroda, következetes és szabványosított projektmenedzsment gyakorlatok
- A szervezetek elismerik a rugalmas gondolkodásmód, a stratégiai látás, az önfejlesztés és a tudás átadását a szervezet számára
- Egyre több szervezet megérti a projektmenedzsment értékét, és sikerüket a projekt tevékenységeivel korrelálja