A projektcsapat szervezési folyamatának irányítása, a csapat kialakításának, a problémák, a módszerek jellemzői
Gyakran előfordul, hogy a projekteket egy mátrix szervezeten belül kezelik: ez azt jelenti, hogy a projektmenedzsernek nincs közvetlen jogosultsága.
Ehelyett a csapattagok jelentik a különböző vezetők, akik viszont díjazást és szabályokat jelölnek a szervezeten belül.
Az emberierőforrás-gazdálkodás talán a legnehezebb munka. Az emberek kiszámíthatatlanok lehetnek, konfliktusokat kelthetnek, megváltoztathatják a munkájukra vonatkozó véleményüket, és némi szakmai vagy személyes okokból kifolyólag elhagyhatják a projektet.
A fenti emberi tényezők hatására a projekt is szenved: a menetrend, a költségvetés, a minőség, stb. Változás. Így a projektcsapatnak képesnek kell lennie, hogy elkerülje a sajnálatos következményeket.
A projektmenedzsernek figyelembe kell vennie ezeket a tényezőket, miközben a projektcsapattal dolgozik a hatékony munka és a cél elérése érdekében.
5 projektcsoport menedzsment bemenet van
A személyzet kinevezése a projektben
A projektben részt vevő személyzet kinevezésének eredményeképpen egy adott projekthez szükséges emberi erőforrások listája alakul ki. Ez rendkívül fontos pont, és bölcsen kell megközelíteni.
A csapat hatékonyságának értékelése
Fontos, hogy a projektmenedzser felhívja a figyelmet a projektcsapat hatékonyságára. Így gyorsan megoldhatja az esetleges konfliktusokat, megerősítheti a csapaton belüli kapcsolatokat és javíthatja a projekt munkájának folyamatát.
Teljesítményjelentések
A teljesítményjelentések tájékoztatást nyújtanak arról, hogy a projekt hogyan halad előre az alaptervhez képest. A jelentések felhasználásával azonosítja a különbséget, amelyet általában időben mérnek, a felhasznált pénzeszközöket és egyéb paramétereket. A projektcsapat menedzsmentje nagy hatással van arra, hogy a csapat hogyan működik hatékonyan, és mennyire kézzelfogható lesz a kezdeti terv és a valós helyzet közötti különbség.
Projektmenedzsment terv
A projektmenedzsment-terv rendkívül fontos, mivel leírja a résztvevők szerepét, kötelezettségeit és fő feladatait, és még sok mindent, ami nagyban befolyásolja a projektcsapat irányítását.
Szervezeti folyamat eszközei
A szervezeti folyamat eszközei nagyon változatosak lehetnek minden projekt esetében. Gyakran tartalmaznak szervezeti szabályokat és eljárásokat, különböző kézikönyveket, korábbi projektek tapasztalatait, a szervezetre vonatkozó információkat stb.
A projektcsoport menedzsmentjének négy fő kimenete van
Project Team Management - A szervezeti folyamat eszközei (frissítések)
A menedzsment folyamat befejezése után a projektcsapat frissíti a szervezeti folyamat eszközeit, hogy a jövőbeni projektek felhasználhassák a projektcsapat kezelésével kapcsolatos új megközelítésekről, eszközökről és módszerekről szóló ismereteket és tapasztalatokat.
Projekt Team Management - Enterprise Környezeti tényezők
A vállalati tényezők magukban foglalják a projektet érintő külső tényezőket is: például a szervezeti felépítés, az etika, a kockázati szint vagy a projekthelyszín a piacon.
Projekt csapatirányítás - igényelt változtatások
A személyzet összetételében kért változtatások sok okból kifolyólag merülhetnek fel. Íme néhány közülük:
Egy személynek nincs megfelelő képzettségi szintje ahhoz, hogy hatékonyan dolgozzon egy projekten
A csapattagok túl magas képzettséggel rendelkezhetnek, ami a csapat tagadását vagy a túl magas fizetést igényelheti
A csapaton belüli komplex kapcsolatok problémákat okozhatnak, és befolyásolhatják a projekten folyó munka előrehaladását, csökkentve a csapat hatékonyságát. Ebben az esetben lehet az egész csapat, de jobb, ha eltávolítjuk azokat a kedvezőtlen tagokat, amelyek lassítják a projekt munkáját.
A fenti esetek mindegyikében szükség van az emberi erőforrások listájának megváltoztatására. Mivel azonban ez a lista a projektterv alapjául szolgál, minden változást dokumentálni kell, kértek és az irányítási rendszer változása révén kell végrehajtani.
Project Team Management - Projektmenedzsment terv (frissítések)
Jóváhagyott módosítási kérések és korrekciós intézkedések, mivel a projektmenedzsment-terv részét képező személyzet frissítéseket végezhet a projektirányítási tervben. De emlékezned kell arra, hogy a projektmenedzsment terv 15 részből áll, és valószínűleg néhányat frissítenie kell.
A projektcsapat kezelésének öt fő módszere és eszköze van
Megfigyelés és vita
A név önmagáért beszél. Megfigyelés és vita - egy informális eszköze a projekt irányítása csapat, amelyet a projektvezető, hogy a kommunikáció a csapat tagjai, hogy megismerjék az üzletmenetben problémák, a csapat hangulat.
A projekt hatékonyságának értékelése
Ez a csapattagok szemtől-szembe kerülő találkozója a projektmenedzserrel vagy az osztályvezetővel. A fő cél az, hogy megszervezze az előadók munkájuk értékelését. Ugyanakkor az interjúk során olyan műveletek is végezhetők, mint a problémák azonosítása, a munkacsoport és a projektcsapat tagjainak megoszlása, a legközelebbi célok meghatározása stb.
Regisztrációs problémák regisztrálása
A projektmenedzser fő feladata olyan problémák megoldása, amelyek fenyegetik a projekt munkájának fenyegetését. Ez bármilyen probléma lehet, ami veszélyezteti a projektet. Ez feltétlenül valami, ami már megtörténik, és nem valószínű, hogy a jövőben megtörténhet.
Ezek lehetnek a környezet, az üzleti élet, a technikai problémák - általában a probléma bármely aspektusa.
Ha a problémát nem lehet informális beállítással megoldani, a probléma naplójában fel kell jegyezni, hogy más embereket vonzzon a probléma megoldásához. A problémák regisztrálásának naplójában meg kell jelölni azokat a konkrét embereket, akiknek feladata bizonyos problémák megoldása meghatározott időpontban. A probléma rekordot frissíteni kell mindaddig, amíg a probléma megoldódott.
Interperszonális kommunikációs készségek
A projektmenedzsernek interperszonális készségeket kell kifejlesztenie a projektcsapat irányítására és fejlesztésére. Sok mindent elmondhatunk az interperszonális készségekről, de egy projekten való munkában a projektmenedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy motiválja a csapat tagjait, hogy jobb eredményeket érjenek el, és jó viszonyban legyenek velük.
A projektmenedzsernek három fontos tulajdonsággal kell rendelkeznie: vezetés, befolyás és hatékony döntéshozatal:
A vezetőnek képesnek kell lennie nemcsak arra, hogy kiválassza a megfelelő irányt a munkához, és meggyőzze az embereket, hogy kövessék magukat, hanem arra is ösztönözzék és motiválják az embereket, hogy tegyenek azt, amit akarnak.
Sokféle vezetési stílus létezik, és az illetékes vezetőnek képesnek kell lennie arra, hogy megértse, melyik vezetési stílus alkalmas a projekt egy bizonyos munkamennyiségeire. Az alábbiakban egy hasznos diagram látható, amely négy fő vezetési stílusot mutat be a projekt különböző időszakaiban. A projekt kezdetén a vezetőnek aktív vezető szerepet kell vállalnia annak érdekében, hogy az egész folyamat irányítása alatt álljon.
Amellett, hogy a projekten dolgozik, egyik szakaszról a másikra, a vezetőnek vezető mentor és vezetőasszisztens lesz. A projekt végéhez közeledve a vezető "támogató" vezetővé válik:
Amint már említettük, sok projektmenedzser dolgozik a mátrixszervezeten belül, így korlátozott hatáskörrel rendelkezik a projekt felett. Valójában csak az a hatása korlátozódik, hogy a projektmenedzser képes legyen a csapatra.
Ezért fontos, hogy a projektmenedzser képes legyen a csapattagok és mások különböző módokon befolyásolni: a kényszerítő, a hallgatókat, a bizalmi kapcsolatok kiépítését.
Hatékony döntéshozatal
Szükség van egyértelműen bemutatni a célokat, megbízható információkkal rendelkezni a leghatékonyabb döntések meghozatala érdekében. Vagy legyen kitűnő intuíció.
Az emberek közötti konfliktusok gyakran előfordulnak. Mivel a munka eredménye az emberektől függ, a felmerülő konfliktusokat úgy kell megoldani, hogy ne legyen idő, hogy befolyásolhassák a projekt munkálatát. A konfliktusmegoldás gyors és konstruktív módon lehetővé teszi a projektcsapat hangulatát a csúcson. Ha a konfliktus nem oldható meg, akkor ezt a problémát magasabb szintre kell áthelyezni (problémák naplója).
A konfliktusok nemcsak a projektcsapat tagjai, hanem a projektmenedzser és más vezetők között is felmerülhetnek. Vannak esetek, amikor egy harmadik személyt be kell vonni a konfliktusok megoldásában, de általában önmagában is kezelheti.
A konfliktusmegoldás módszerei
Ugyanúgy, mint mindenféle kockázattal, még mindig fennállnak a konfliktusok a projekt munkájában. A projektmenedzsernek tisztában kell lennie a konfliktuskezelés legfontosabb módszereivel:
Ebben az esetben a projektmenedzsernek kiküszöbölnie kell a problémát (ne feledje, hogy nem kell szembenéznie egy személyrel). Így megszüntetheti a konfliktus okait, ezzel megszüntetve azt.
A probléma megoldása nem lehet agresszív. Éppen ellenkezőleg, ezt felelősségteljesen és nyugodtan kell megközelíteni, hogy hatékonyan elérjék célját.
Az emberekkel való együttműködésre van szükség, hogy megoldást találjunk. Ez a második legjobb módszer a probléma megoldása után.
A kompromisszumot mindkét oldalon engedmények engedik meg, amikor mindenki áldozza az érdekeit a közjó érdekében.
Ez a módszer minimalizálja az ellentmondásokat, amelyek a konfliktust eredményezték, de nem teljesen szünteti meg, így egy idő után a konfliktus megismétlődhet. Ezzel a módszerrel lehetetlen megoldani a problémát, de csak azért, hogy a konfliktus elfogadható szintre lágyuljon.
A konfliktusmegoldást elhalasztják, abban a reményben, hogy a konfliktust önmagában megoldják. Amint azt te is tudod, ez a legrosszabb megoldás a konfliktusok megoldására, hiszen a konfliktus rendezését még csak nem is veszik figyelembe.
Minden ember egyedülálló a maga módján, és különböző érzelmek és szükségletek vezetik őt. Mivel a projektcsapat különböző emberekből áll, konfliktusok megoldása és egyszerűen működőképes, a projektmenedzsernek olyan csapatokkal kell szembenéznie, akik különböző szerepet játszanak a csapatban.
Konstruktív szerepek a csapatban
Elindítói. Ezek az emberek, akik a különböző ötletek kezdeményezői és motiválják a munkát a projekten. Ez pozitív szerepet játszik, mivel a kezdeményezők nagyon aktívak és eredményesek.
Vadászok információt. Ahogy a neve is sugallja, ezek az emberek állandóan új ismeretekre keresik a projekt jobb megértését. Az információs vadászok segítik az egész csapatot a munka mélyebb megértésében, valamint nyitott kommunikáció létrehozásában.
Információs adományozók. Mindig készek megosztani a rendelkezésre álló információkat a csapattal, ami hozzájárul a jó kapcsolathoz és az aktív információforgalomhoz.
Pooschriteli. Ezek az emberek jobban összpontosítanak az elérni kívánt célokra, mint azokon, amelyeket nehéz vagy lehetetlen teljesíteni. Így felvidítják a csapatot és növelik a hangulat szintjét.
Tisztítószert. Az ilyen emberek szeretnék megbizonyosodni arról, hogy a csapat tagjai egyenlően értik és bemutatják a projekt céljait. Ez hasznos szerepet tölt be a kölcsönös megértés elérésében.
Harmonizers. Ezeknek az embereknek a szerepe szintén kapcsolódik a projekt megértéséhez. Biztosítják, hogy mindenki világosan megértse, milyen célra megy, ami növeli a projekt hatékonyságát.
Összefoglalva. Ezek az emberek összegyűjti az összes információt, hogy teljes figyelmet kapjanak szemük előtt. Ez növeli a közös megértés szintjét és javítja a kommunikációt a csapaton belül.
Destruktív szerepek a csapatban
A projektmenedzsernek azonosítania kell ezeket a szerepeket betöltő embereket, és minden erőfeszítést meg kell tennie annak érdekében, hogy minimalizálja befolyását vagy kizárja őket a projektcsapatból.
Az agresszorok. Ezek az emberek ellenségesek a projekthez, és minden lehetséges módon maguk ellenállnak. Ez negatív szerepet játszik.
Blokkolók. Ezek az emberek megbénítják a csapat képességeit, hogy ötletbe hozzák és megvitassák az előterjesztett ötleteket és koncepciókat. Az agresszorokhoz hasonlóan a blokkolók károsíthatják a kollektív erőfeszítéseket, megfélemlíthetik az egyes tagokat, korlátozhatják részvételüket. Csökkentik a csapat általános motivációját és a résztvevők bevonását.
A megoldott. Az ilyen emberek nem vesznek részt a projekt bármely aspektusában, inkább az árnyékban ülnek. Az elutasított negatív hatással van a projektcsapat hangulatára és motivációjára.
Vadászok a dicsőségért. A dicsőség vadászai csak saját érdekükben érdekeltek. Készen állnak arra, hogy bármit megtegyenek, hogy jó fényben tegyék ki magukat, még akkor is, ha ez negatívan befolyásolja a projektet. Ez negatív szerepet játszik, mivel a csapat minden tagjának törekednie kell arra, hogy közös célt érjen el, és ne keressen magára.
Steady. Ezek az emberek mindig egy témáról ugrálnak, ami rontja a kommunikációt, és nem engedi meg a problémák megoldását.
Dominál. A domináns agresszív módon vetíti fel nézeteit. Nem tolerálják, ha más emberek ellenzik magukat. Ezek a fajta huligánok a projektcsapatban, ami miatt eltűnnek más emberek tényleg megérdemelt ötletei.
Az ördög támogatói. Az ördög ügyvédje pozitív szerepet tölt be a csapatban abban az értelemben, hogy különböző nézőpontokat vezet be a csoportos megbeszélésekbe. Azonban negatív szerepet kaphat, ha blokkolja a csapat fejlődését. Ebben az esetben az ördög ügyvédje egyszerűen ellenzi és nem teszi lehetővé a csapat számára, hogy előrelépjen.