A titkársági tevékenység alapja a titkársági tevékenység alapja
A nyilvántartás normatív és módszertani alapja a jogi aktusok, szabványok, utasítások és módszertani segédanyagok által létrehozott dokumentumok elkészítéséhez és azokkal való együttműködéshez szükséges követelmények, normák, szabályok és ajánlások.
A nyilvántartás szabályozási alapjainak összetevői a következők:
- az Orosz Föderáció jogalkotási és jogi aktusai;
- állami és ipari szabványok;
- állami és ágazati osztályozók;
- Dokumentumkezelési támogatás állami rendszere (GOSNO);
- utasításokat a konkrét vállalkozás nyilvántartására.
Az információs és dokumentációs területre vonatkozó jogalkotási és jogi aktusok a következők:
- az Orosz Föderáció törvényei;
- az elnök rendeletei és rendeletei;
- A kormány döntései és megrendelései;
- szövetségi végrehajtó szervek (minisztériumok, bizottságok, szolgálatok, ügynökségek és mások) jogi aktusai - mind állami, mind minisztériumi;
- az Orosz Föderáció alanyai és területi egységei kormányának és végrehajtó hatóságainak jogi aktusai, amelyek szabályozzák a nyilvántartásba vétel kérdéseit, - normatív és tanulságos jogi aktusokat.
Ezeknek a dokumentumoknak a legfontosabb prioritása és szövetségi fontossága van. Tekintsünk példákat az ilyen dokumentumokra.
Egy normatív és módszertani dokumentumok csomagja mindig legyen a titkárnál, annak érdekében, hogy bármikor tisztázza, mennyire helyes ez a munka vagy a munka.
A szervezet által megszerzett nemzeti normatív és módszertani dokumentumok közé tartoznak;
· A megyei archívumok munkájának alapszabályai;
· A dokumentumok listája a tárolási feltételek feltüntetésével (tipikus vagy osztályozási);
· Szabványos záradék az állami szervek, vállalkozások, intézmények és szervezetek polgárainak javaslatairól, alkalmazásairól és panaszairól (az állampolgári alkalmazások bármely típusát kezelő intézményeknél).
A szabvány az igazgatási és szervezési kérdésekkel kapcsolatos döntéseket rögzítő dokumentumokra, valamint a tevékenységek irányítására, kölcsönhatására, biztosítására és szabályozására vonatkozik:
· Az állami hatalom szövetségi szervezetei, az Orosz Föderáció tantárgyai állami hatóságai, beleértve az Orosz Föderáció tantárgyait is, amelyek az orosz nyelv mellett az önkormányzati szervek nemzeti nyelvét is;
· Az Orosz Föderáció számviteli és számviteli szabályai.
Ha a titkár tartja a személyzeti dokumentációt, akkor szüksége van az utasításra a munkakönyvek vezetésére vonatkozó eljárásról a vállalkozások, intézmények és szervezetek számára.
E dokumentumok csomagját folyamatosan frissíteni kell, mivel új normatív és módszertani eszközöket cserélnek.
De azon túlmenően, hogy a titkárnak tudnia kell, hogyan kell elvégezni egy adott munkát, még mindig szüksége van egy ötletre az idő normáiról vagy az ilyen típusú munkák kidolgozásáról.
A titkár munkája sokszínű, összetett és érdekes. Ez kreatív, logikai és technikai műveletekből áll. A titkár-asszisztens, asszisztens titkár munkája kreatív és logikus része sokkal magasabb, mint a technikai titkáré, a munkaidő nagy részét elfoglalja. De a titkár-referens, mint bármelyik vezetőnek, sok technikai művelettel rendelkezik, beleértve a dokumentumokkal való munkát. Például egy példány készítése, példány kiválasztása, dokumentumok tűzése, a munkahely rendben tartása stb.
A titkár túl gyakran túlterhelt. A túlterhelés helyes igazolásához, annak igazolásához, hogy a munka mennyisége meghaladja a munkanapot és kiszámítja a szükséges munkatársak számát, legalább ismernie kell a titkár által elvégzett munkatípusok időbeli normáit.
Van elég nagy számú normatív dokumentum, amely az adminisztratív készülékek alkalmazottainak által elvégzett munkaidő normáit tartalmazza. Mindegyiküket a Központi Munkaügyi Szabványügyi Hivatal fejlesztette ki. A titkár a következő cselekményeket alkalmazhatja:
- Az integrált iránymutatások nyilvántartási időt karbantartási munkák (jóváhagyta a Szovjetunió Állami Bizottság és a Titkárság az All on május 20, 1987 №327 / 17-42) .- M. 1988;
Az utolsó normatív dokumentum szükséges abban az esetben, ha a vállalat irodájának titkára a személyzeti dokumentáció végrehajtásáért is felelős.
Mindezek a szabványok az intézmények, szervezetek, vállalatok, cégek adminisztratív berendezéseiben való használatra ajánlottak, függetlenül a tulajdonjogra.
Az "Egységes időbeli normák (kidolgozás) a gépi munkákhoz" háromféle intervallumméret van, amelyek ma érvényesek a dokumentum nyomtatásakor: 1 intervallum; 1,5 intervallum; 2 intervallumot. A gépírási egységek esetében az A4-es formátumú - 210x297 mm-es, egyik oldalon nyomtatott oldal került elfogadásra.
Általában kitöltve az az oldal, ahol 29-31 szövegsor van (1860 karakter), amikor 2 intervallumon keresztül nyomtat; 38-41 vonal (2450 karakter) - 1,5 intervallum vagy 58-61 sor (3630 karakter) után - egy intervallum után, figyelembe véve, hogy minden sor 60-64 nyomtatott karaktert tartalmaz.
Mindezeket a normákat minden esetben alkalmazzák, amikor a dokumentumok előállítása során dolgozik.
A dokumentumkezelési támogatásra vonatkozó határidők a hagyományos (kézi) technológiák és az automatizált programok számára is rendelkezésre állnak. Ez lehetővé teszi különösen a vezetői munka automatizálásának átmeneti nyereségét.
Bár a nevét E határidők fent felsorolt tükröződnek, mindenekelőtt a munkával kapcsolatos dokumentumok, „idő juttatások munka automatizált archív technológiák és dokumentumkezelés” közé, így fontos, hogy a főtitkár szakaszok „titkárnői-referentskie munka”, amely bemutatja és nézetek papírmentes karbantartáson dolgozik:
· Hívja az előfizetőt a menedzsernek;
· A fejnek a szükséges személyekkel történő kommunikációjának szervezése;
· A kezelő kérésére információt kap a érdeklődő személyről;
· Orális adatátvitel (kommunikáció) a szükséges információk fejéhez;
Azonban a legfontosabb munkaterületekre vonatkozó időbeli normák mellett a fent említett gyűjtemények mindig a munka szervezésének, a munka és pihenés módjának, a munkahelyi racionális felszerelésnek és az egészségügyi normáknak a kérdéseire terjednek ki.
A titkár ezekben a normatív cselekményekben számos hasznos tippet talál magának.
Az elvégzett munka típusának időbeli ismerete lehetővé teszi, hogy a munkanapot és az időben pontosan megtervezzük a vezető feladatainak teljesítését.
Így a dokumentumkezelés normatív és módszertani alapja szabályozza a dokumentumok létrehozását és terjesztését, leírja a nyilvántartási szolgáltatások szerkezetét és funkcióit.