Mennyiségének csökkentése dokumentum forgalomban - studopediya
Workflow vagy mozgás, a folyosón a dokumentum körében kezdeményezők és a fogyasztók - elengedhetetlen része minden dokumentumfilm karbantartása irányítási rendszerek ágazat által az egyes intézmények. Workflow lehet tekinteni, mint „működő”, „aktivitás” formáit dokumentumok, szállítás és az információk a megfelelő helyen és a tervezett időben.
A mozgalom a dokumentumok minden esetben tükrözik a szervezeti-nek adminisztratív személyzet szerkezete és feladatainak megosztását alkotóelemeire. Ezért javítása a dokk-mentooborota nagyrészt a javítása a kontroll-em szerkezet, és nem lehet iso-ment.
Vannak objektív tényezők, amelyek közvetlenül befolyásolják a növekedést a dokumentumok száma - az új intézmények, szervezetek és vállalkozások, a termelés bővítése és a kereskedelmi kapcsolatok, a termelés növekedése.
A probléma a növekedés a létrehozott dokumentumok számát a különböző kormányzati szféra az emberi tevékenység, ideértve-ment tanácsok, rendkívül fontos ma. A robbanás a „dokumentációs tevékenység” a társadalom számlák 1960-1970 gg.; nevek, de ezek években a növekedés az információ és kiadványok, tudományos publikációk és egyéb nyomtatott anyagok. Magasság előre kumentatsii kapcsolódik számos oka lehet. Ez a növekedés a tudományos személyzet, a népességnövekedés és a növekvő politikai és kreatív tevékenység, a fejlesztés a nemzetgazdaság és egyéb obi-projektív vezető tényezők növekedése információáramlás.
Másik meghatározó oka a növekvő száma cirkuszi liruyuschey dokumentáció menedzsment berendezés - bevezetése technikáho-cal eszközök a vezetői munkában: a 60-as. - sokszorosító berendezések, valamint a 70.. - számítástechnika. Seducer Nye lehetővé teszi a könnyű replikáció, majd hozzon létre egy doku-Ments jött gyümölcsét - a mennyiségű dokumentációt és ennek megfelelően papírfelhasználást drámaian növekedett.
Következő objektív oka az, hogy mielőtt a szálláshellyel a növekedés, nem csökken, mivel jellemző az anyagi és technikai erőforrások. Minél több közös fejlesztési és szüksége van az információ, annál inkább termel, és azt használja, ami az új, stb
Számos oka lehet a megnövekedett információáramlás a folyamatos idejű: Kevés fejlett jogi keretet; egyre nehezebb a gazdaságban; helyettesítése „papírmunkát” igazi; extenzív fejlesztési dokumentációt, redukálható-dyaschee hogy vegyenek részt a „papír” bürokratikus tevékenységét egyre több alkalmazottal.
Dokumentumokat a közigazgatási apparátus gyakran létre, mint egy tisztelgés az hagyományokkal eobraznoy vagy egyetlen kifejezést reakció ORGA-formanyomtatványon kell a döntést a magasabb szervek van egy párhuzamos dokumentumok miatt a párhuzamos feladatellátás intézmények és struktúrák-alegységeinek; nagy áramlását indokolatlan dokumentáció WHO merül fel, ha kibocsátó alacsony minőségű dokumentumok, különösen a norma kormányzati aktusok, ami egy lavina a kérdések és magyarázatok. Növekvő információáramlás, szintén késedelmes végrehajtás által rábízott feladatokat, és köszönhetően az új formák és jelentések érdeklődés a természet engedély nélkül, és még annak ellenére tilalmakat. Végül a dokumentum ellenőrizetlen, mivel az országnak nincs-testület, amely felelős lenne az állam a dokumentáció és a kötetek.
A feladat a dokumentum térfogat csökkentése két bázis-CIÓ szempontok - csökkenti a létrehozott dokumentumok számát, és a csökkentés a papírfelhasználás a dokumentumok előállítását. A legfontosabb az, természetesen, az első szempont.
Ennek legfőbb feltétele térfogatának csökkentésével dokumentumok - a megrendelő-dokumentoobrazovaniya. A fő módszer itt van egy uni-lásával külön csoportban dokumentumok, valamint az összes dokumentációs rendszer karbantartása. A gyakorlatban ez tükröződik a CREATE-Kutató Intézet dokumentációs rendszerek létrehozásáról szigorúan része-teles használhatja a formák és szabályok, hogy használja őket.
Valódi által csökkennek a szükségtelen információáramlás minőségének növelése a dokumentumok magukat fuvarozók szabályozási és egyéb információk. A szöveg a dokumentum, ami az irányítási intézkedések, rendelések, döntéseket kell hozni oly módon, hogy az csupán a szükséges információkat, közvetlenül, világosan értelmezhető a lényege, és határozzuk meg a valós és ésszerű határidőket. A gyakorlatban sajnos i-leniyu gyakran előfordul, amikor egy dokumentumot fogad végrehajtásra már lejárt a kifejezések, a lényege az úgynevezett burkolt, nem világos, pozitívan vagy negatívan a probléma megoldódott. Ezért fontos, hogy a dokumentumok elkészítése a lehető legszélesebb körben kerül használt szabványosított formában a szöveg, amely termé-man és ésszerűsíteni.
Azzal a céllal, hogy csökkentsék a papírfelhasználás és a munkaerő-megtakarítás pa-Botnikov készítésére szolgáló berendezés és dokumentumok beolvasása, Celes alakú vágás rovására szöveg: jelentősen csökkenti a hagyomá-nyos másfajta bevezetése és előtag; kizárása motiválatlan szolgáltatás levelezés személyes húzott-ny és kifejezések köszönhetően stb Például van egy gyakorlat mellőzésével preambulumában a döntést a fedélzeten, és helyette egy példányát referencia felkészült a találkozó ebben a kérdésben (pream-bula, mint általában, egy reprint e hivatkozás).
Az alapvető szabályok a meghatározott szöveg kifejlesztett VNIIDAD „Módszertan irányítási egyesítés szövegek doku-kielégítésére.”
Reális módon csökkenti a hangerőt dokumentáció építeni egy hatékony információszerzés rendszereket. On-például emberi rend nyomtatják több példányban és benyújtani foglalkozó megrendelések, az magánügy, kérdése számviteli, és talán a tervezés és gyártás. Ennek oka az ilyen nagy forgalomban a keresési nehézségek: minden szakértő, ami szükségessé teheti ezt a dokumentumot, inkább tartsa otthon, mint a bizalom megbízhatatlan, és ami a legfontosabb, időigényes kereséseket. Ennek eredményeként, a dokumentumok mennyisége nagyban növeli a Xia. A fejlesztés a jól működő kereső lehetővé teszi, hogy drasztikusan csökkenti a párhuzamos, különösen, ha valaki ón, és képes megszerezni bármely információt szervezeti-CIÓ információt a munkahelyén hálózathoz.
Amint a fentiekben említettük, a dokumentum javult ésszerűsítése és csökkentése formában dokumentumok; szervezése a szállítási; bevezetése a gyakorlatban a pre-versenyek megjelenésű dokumentumokat a magasan képzett szakember és terjesztése előadó, megkerülve az intézmények kezelése; minimalizálása manuális beavatkozás és az adatok levelezés; prima neniya gépesítés és számítógépes technika mindezt, az ágyék szállítási okmányok; bevezetése szigorú ellenőrzése végrehajtásának dokumentumokat.
Fontos modern javításának eszköze Dokumentációs tooborota a számítógépes műveletek előkészítése és kidolgozása Botko dokumentumokat. Az alapvető jelentését is abban a tényben rejlik, hogy a tech-nikai eszközöket kell alkalmazni az említett területeken, és a pro-termelékenység, amely biztosítani fogja a gazdasági ef-hatásról, hogy megtérüljenek a beszerzési költség és működését. Például, az intézkedések, nincs értelme, hogy egy nagy sebességű gép konvertovskryvayuschy szervezetek egy kis dokumentumot.
Miközben javítja a munkafolyamat egy Compu-tech Terni elsődleges jelentőséget tulajdonítanak a helyét és szerepét a tech-nickek a teljes rendszerben mozgásának dokumentumokat. Építőipari számítógépes hálózat CIÓ jelentős változással dokumentum flow hagyományos rendszerek és növeli azok végrehajtásának segítségével a számítógépes eszközök. Fontos, ha elfogadásra kerül a sorrendben rendszer, amely jogerőre „gép” a dokumentum, azaz a által létrehozott dokumentumok segítségével a számítástechnika és különösen a adathordozók.
A fő cél az, hogy elkerüljék a párhuzamos részvételét a munkafolyamatok és a hagyományos „gép” to-kumentatsii tartalmazó kettős információ. Ezért ajánlott etsya használatra munkavállalók által a vezetői állományban elküldve kizárólag feldolgozott és szintetizált dokumentum információt, és az eredeti letétbe a ar-hiv után azonnal küldi az adatokat a számítógépes adathordozók.
Fontos tiszteletben GOST 6.10.4-84 „Unifitsi-ment rendszer dokumentációját. Amely void-up dokumentum a gépen hordozót és mashinogramme által létrehozott számítástechnikai eszköze. A főbb rendelkezések. " Ez a szabvány, különösen, meg egy egységes kötelező részleteit dokumentum.
Irodalom 8. fejezet
1. Bogatyrev AD Alapjai iratkezelés az állam „készülék. Tankönyv. - Kazan, Kazan Out szupermarket-theta, 1989 - 183 p.
2. Standard 6.10.4-84. Egységes rendszer dokumentációt. Amely jogi erővel dokumentumok a gépen hordozót és mashinogramme létrehozott számítógépes szolgáltatások. A főbb rendelkezések. - M., 1985. - 6 p.
10. Felzer AB Misserman MA Papírmunka. Ano-nek juttatás. - Kijev, Vyshcha Iskola, 1988 - 314 p.