Az indexelés dokumentumok - studopediya
A regisztrációs folyamat indexelt dokumentum, és küldje el az eredeti dokumentumot információkat a regisztrációs űrlapot a számla.
Kötelező indexbejegyzés - sorozatszám nyilvántartási száma regisztrált a tömb, általában egy év alatt.
A jelenléte az index sorszámot ad nemcsak kereső, hanem a megőrzése a dokumentumokat. Ebben a tekintetben, hogy szükség van a kiválasztott számviteli besorolás csoportok a Súgó fájl szekrények. Ez lehetővé teszi, hogy helyezze a kártyát a fájlok sorszámát. A sorszámot is köteles ellenőrizni a biztonsági rekordok a gépen hordozót. Bruttó számozás az egész áramlása beérkező dokumentumok nem használhatók.
(Számokat) van szükség mind a hagyományos és automatizált eljárások számviteli, keresés és megszervezi dokumentumokat. Az intézménynek egységesnek kell lennie, és stabil indexelő rendszer, amely egy állandó helyen a komponensek az index (szám), és használt szimbólumok csak arab számokkal.
Középpontjában az indexelés dokumentumok nómenklatúra ügyek ügynökségek. A legegyszerűbb referenciaindex áll a sorozatszámot a dokumentumot, és az ügyet a nómenklatúra az index. Összetevői az indexben egy perjel választja el.
Például: Index 127 / 05-12, ahol a 127 - sorszámát dokumentum esetében, 05-12 - az index eset a nómenklatúra (05 - az index a szerkezeti egység, amelyben a dokumentumban útmutatók vagy irányt a szervezet, és a 12 - az ügyszám).
További tájékoztató jellegű, és így megkönnyíti a keresést, amellett, hogy a sorozat számos más alapvető osztályozási megnevezések jelzik az index:
· Place kódfuttatást és dokumentumok tárolását,
· Tartozás egy adott kérdésben terület, idő,
· A szerkezeti egység, amelyben a dokumentum regisztrálva (a decentralizált regisztráció), stb
Például: az index a 127/29 / 05-12, ahol a 127 - sorszáma a dokumentumot a besorolási csoport levelező, 29 - besorolás csoport tudósítók, 05-12 - üzleti index nómenklatúra.
Belső dokumentumok nyilvántartásba vételkor csoportokra osztjuk szerinti típusú dokumentumokat, amelyek mindegyike külön-külön rögzíteni, mint a megrendelések a fő tevékenysége, a megrendelések a személyzet, és cselekszik ellenőrzések stb Soros regisztrációs szám (kód) hozzá van rendelve okmányok minden regisztrált csoportot. egyszerű sorrendi számozást általában használt belső dokumentumok, például: a megrendelés № 22 protokoll № 5 № 13 jogszabály.
Kapott választ a dokumentum nem ad meg új indexet. Az a tény, azok átvételét rögzítik a terület „jelet a teljesítmény” a regisztrációs űrlap proaktív dokumentumot. Ahhoz azonban, hogy figyelembe vegyék ezeket a dokumentumokat adott egy másik számot a besorolási csoport, amely hozzáfűzi az index proaktív dokumentumot.
Bejövő, kimenő és belső dokumentumok külön könyvelik. Regisztráció index a bejövő és kimenő dokumentumok tartalma:
· Sorszáma a tömb regisztrált dokumentumok
· Index szerinti nómenklatúra ügyek.
Például: 218 / 01-15, ahol a 218 - soros regisztrációs száma; 01-15 ügyszám kell varrt dokumentumot vagy annak másolatát (kimenő dokumentumok).
Ha szükséges, engedje a dokumentumok egy tömbben regisztrációs lehet használni újabb értelmes alfabetikus index. Például:
· A regisztráció alkalmazások, kérelmeket és panaszokat nyilvántartási sorszáma kiegészített kezdőbetűt kérelmező nevét, például az I-221, K-212, A-213, stb.;
· Check-in személyzeti menedzsment megbízások sorszámmal kiegészítve a K betűvel, például 18-K, 107-K, stb.;
· A regisztráció során a megrendeléseket személyzet - l / s;
· A regisztrációs döntés az Elnökség a képviselő testületek lehet egészíteni sorszámmal a P betű, például a 74-P;