Az esetek nómenklatúrája megállapodás és jóváhagyás
Az 1. oszlopban az indexek (üzleti számok) a bruttó sorrendben jelennek meg. szerepel a nómenklatúrában. Az eset indexe a szakasz (szerkezeti egység) digitális szimbóluma (kódja) és az anyag címsorának sorozatszáma a szakaszon belül van. Az indexeket arab számok párosítják, kötőjellel elrendezve.
01-01, ahol 01 a strukturális egység kódja (például a titkárság), és 01 az ebben a szakaszban (a titkárságban) található cím címe.
Az esetek nómenklatúrájának minden egyes szakaszán a tartalék számok (legfeljebb 3) maradnak, hogy azok olyan eseteket tükrözzenek, amelyek a munkanévben újra be tudnak kerülni. Javasoljuk, amikor csak lehetséges (de nem szükséges), hogy ugyanazt az indexet homogén esetben belül különböző szakaszain a nómenklatúra ügyek, valamint az elhaladó esetben (azaz a feldolgozás a dokumentumok bennük lévő nem ért), az index tároljuk.
Az esetek nómenklatúrájának 2. oszlopában az esetek (kötetek, részek) címsorát a rendszerezett kártyákból vagy adatbázisokból továbbítják. Az év folyamán az esetek fejezeteit tisztázni lehet az ügy dokumentumainak kialakításában.
A 3. oszlop az ügyek nómenklatúrájának tervdokumentumának végrehajtása idején nincs kitöltve, a naptári / irodai év eredményei szerint töltik ki. Ebben az esetben az arab számok az esetek fejlécében szerepelnek, az aktuális számok kötetek, a jelen dokumentum dokumentumaival együtt.
Szisztematikus kártyák címei ügyek 4. oszlopában elhalasztása a bejelentés, a cikkek számának egy adott témát vagy cikkekre, bekezdések és al-jogalkotási aktusok és egyéb jogi dokumentumok, amelyek alapján meghatározott időtartamra tárolása az ügy iratait.
Az 5. oszlopban a "Megjegyzések" alatt feltüntetik a dokumentumok listájának nevét, amely szerint az ügyiratok betartásának feltételei meg vannak határozva, az "Elektronikus formában", "Átmeneti" jeleket megjelölik. tudomásul veszi az ügy megalapításáért felelős személyeket és annak megőrzését stb.
Jelzi az ügyek összefoglaló nómenklatúráját az irodai munka vezetőjének. A dokumentum elkészítése:
- a szervezet archiválási vezetőjének vagy a dokumentumok archív tárolására illetékes személy vízuma;
- a szervezet szakértői bizottságának jóváhagyása (ha megalakul);
- az archív intézménygel való koordináció (rendszerint a koordináció az archív intézmény EPC ülésének protokolljával formalizálva van), ha a szervezet az okmányokat az állami vagy önkormányzati archívumhoz kezeli, és a beszerzés forrása.
Az archiváló intézménnyel kapcsolatos esetek nómenklatúrájának összehangolására irányuló eljárást legalább ötévente egyszer kell végrehajtani, és a szervezet szerkezete, tevékenységei és funkciói alapvetően megváltoztak, amikor az ügyek új nómenklatúrájának kialakulása kötelezővé válik.
Az esetek nómenklatúráját négy példányban állítják ki az állami szervek és az önkormányzati intézmények. nem nyilvános - háromban.
Az első példányt az irodai munkában tartják.
A második példány átkerül az állami vagy önkormányzati archívumba, ahol az EPC az ügyek nómenklatúráját állapodta meg.
A harmadik másolatot a szervezet levéltárában vagy az archív tárolóért felelős személynél tartják.
A negyedik egy működő példánya, amely után a jóváhagyást a nómenklatúra ügyek irodai szolgáltatás elküldi a szerkezeti egységek formájában copy / releváns részeit kimutatások kötelező terv kialakulásának ügyek a következő naptári / irodai évben.
Az esetek konszolidált nómenklatúráját a szervezet vezetője (a szövetségi végrehajtó testületek vezetőjének jóváhagyási bélyegzője vagy egy nem kormányzati szervezet vezetője) jóváhagyja és nyilvántartásba veszi a szervezeti vagy igazgatási dokumentumok általános áramlásában.
Az év végén az esetek nómenklatúrájának 3. oszlopa be van töltve, és az esetek számáról (mennyiségek, részek) végleges nyilvántartást készítenek. Az egyes szerkezeti egységek esetleges nómenklatúrájának végleges bejegyzései átkerülnek az irodai munkaért felelős irodai munkatársakba. A szervezet ügyeinek konszolidált nómenklatúrájához való utolsó bejegyzés, azaz mennyiségi jellemzői a Documentary Fund küldött kötelező szolgálat irodája az állami vagy önkormányzati levéltárak (ha a szervezet dokumentumok átkerülnek a megfelelő tárolás), vagy archív szervezet (a felelős személy archív), ha a dokumentumok nem kerülnek át az állami vagy az önkormányzati archívumban. Az utolsó bejegyzés a nómenklatúra ügyek vezetője által aláírt, az irodai szolgáltatások, valamint a védjegy átadásáról szóló végleges adatokat a fájl által aláírt alkalmazottja, információkat küld, jelezve a helyzet, visszafejteni az aláírás és az átadás időpontjától. Például:
Korlátolt felelősségű társaság "XXX"