Dokumentumkezelés és iratkezelés - az esetek nómenklatúrájának kidolgozása és végrehajtása
Nem találta meg, amit keresett?
Ha egyedi kiválasztásra vagy megbízásra van szüksége - használja ezt az űrlapot.
Következő kérdés »
Az esetek létrehozása a végrehajtott dokumentumok csoportosítása egy fájlba a számmal összhangban
Az esetek nómenklatúrájának kidolgozása és végrehajtása
Az esetek egyéni nómenklatúrájának kidolgozása érdekében gondosan tanulmányozni és elemezni kell a szervezet dokumentumait, hogy meghatározzák a tevékenységek során felmerülő kérdések körét. A jelenlegi irodai munka mellett meg kell vizsgálni az elmúlt évek dokumentációját is. Az esetek nómenklatúrájának tartalmaznia kell az e szervezetben létrehozott, más szervezetektől kapott dokumentumokat; minden regisztrációs és referencia-magazin, iratszekrény, elektronikus dokumentum, adatbázis, valamint a számítógépes központ, a kollegiális és az állami szervek dokumentumai, kivéve a nyomtatott kiadványokat és a műszaki dokumentumokat.
Az adott szervezet ügyeinek egyedi nómenklatúrája a strukturális felosztások nevének, vagy (strukturális felosztás hiányában), a vezetők és a szakemberek pozícióinak megfelelő szakaszokból áll.
A közigazgatási szervek dokumentumai független részként szerepelnek a nómenklatúrában.
Az esetek nómenklatúrájának szekcióinak sorrendje megegyezik a szervezet jóváhagyott struktúrájával. Egy szakasz meghatározásakor kötelező egy index.
Az első rész azonosítja az óvodai szolgáltatás (dokumentumfilm karbantartása kezelése), mert ezen az osztályon kibocsátott legfontosabb szervezeti és igazgatási dokumentáció, amely leírja a szervezet egészének (törvények, rendeletek, utasítások, határozatok, jegyzőkönyv, eligazítás papírokat, és mások.). Például: 01 - DOW szolgáltatás, 02 - pénzügyi osztály, 03 - tervezési osztály, 04 - személyzeti szolgálat stb.
Ha a szervezet nem rendelkezik strukturális felosztással, az esetek nómenklatúrájának részei lehetnek a szervezet tevékenységei.
Például a nómenklatúra az ügyek az intézmény biztosítja a következő részekből áll: 01 - Igazgatóság, 02 - oktató munka, 03 - tanítási és oktatási munkát, 04 - Manufacturing Practice, 05 - testnevelés, stb ...
Az ügyek nómenklatúrájának részlegei lehetnek vezetők és szakemberek álláshelyei.
Például: 01 - főigazgató, 02 - főigazgató-helyettes, 03 - kereskedelmi igazgató stb.
Az esetek nómenklatúráját a szervezet közös formájára készítik el (példaként), amelyet a szervezet levéltári munkájának alapszabályai tartalmaznak.
A szakaszokon belül az esetek fejezetei a dokumentumok fontossági fokának és kapcsolatuknak megfelelően vannak elrendezve.
1. Először a felső szervezetek dokumentumait rendszerezzük.
2. Ezután a vezetésük, a kollegiális testület stb.
3. Végül hivatkozási és információs dokumentumok (levelezés, feljegyzések, hivatkozások stb.).
A nómenklatúra minden egyes szakaszának végén 2-3 szabad (tartalék) számot hagynak a korábban nem szereplő esetek létrehozásához.
Az esetek nómenklatúrájának oszlopait a következőképpen kell kitölteni.
Az első oszlopban (az eset indexe) az egyes esetek indexe (száma) a nómenklatúra részét képezik, amelyet örökre rögzítettek. Az esetek indexeit arab számok jelzik.
Egy adott eset indexe (száma):
a szerkezeti egység hagyományos szimbóluma (index);
az ügyrend vagy az adott szervezeti egységen belüli ügy rend szerinti száma.
Például: 04-07, ahol 04 - az osztály indexe, 07 - az ügy rendszáma a nómenklatúrában.
Az esetek nómenklatúrájában ugyanazokat az indexeket kell fenntartani a különböző strukturális felosztások (üzletágak) homogén eseteként. Például: "Fõtevékenységek megrendelései" (02-03, 03-03, 04-03, stb.).
A második oszlopban (címsor, mennyiség, rész) az esetek fejlécét jelöljük.
Az eset címe az elemek alapján a következő sorrendben van megfogalmazva:
a dokumentumok (megrendelések, cselekmények, protokollok stb.) fajának vagy sokféleségének neve;
Levelező (annak a szervezetnek a neve, amelyről a dokumentumokat megkapták);
azon esetek, amelyekre az ügy iratai vonatkoznak;
a dokumentumok másolatainak megjelölése.
Ez az elemek maximális száma, ami nem mindig szükséges.
A fejlécelemek összetételét az ügyben elhelyezett dokumentumok jellege határozza meg. Például a dátumokat csak a tervezett vagy könyvelési számviteli dokumentumokat tartalmazó esetek fejlécében kell megadni.
Az esetek fejléce meghatározható az esetek kialakításában és nyilvántartásában.
A harmadik oszlop (az esetek száma kötetek rész) van töltve a végén az év, hiszen lehet, hogy egy adott kategória nyitja nem egy, hanem több dolgot - térfogat (az üzleti volumen nem haladja meg a 250 lap).
A negyedik oszlopban (az eset tárolási ideje, a jegyzékben szereplő tárgyak mennyisége, részei és száma) a dokumentumok tárolásának feltételeit a cikkszám alapján kell feltüntetni a szabványos vagy megyei dokumentumok listáján. Ha egynél több listát használ, akkor a "Megjegyzések" oszlopban meg kell adnia a nevét.
De ez a lista nem terjed ki az ország valamennyi ágazatában (osztályaiban) létrehozott dokumentumok teljes összetételére. Ezért számos iparágban létrehoztak osztályok listáit, amelyek olyan esetek sorát tartalmazzák, amelyek tükrözik az adott szervezeti egység részét képező testületek tevékenységének valamennyi területét.
Ha benne van a tartományban címei dokumentumok, eltarthatóság, amelyeket nem szabványos vagy megyei listák dokumentumok, a megőrzési időtartam beállítása megfelelő EPA levéltári intézmény javaslata alapján az archív és a CEC (EC) szervezet.
Az ötödik oszlop (jegyzetek) az év során kerül kitöltésre. Ebben az oszlopban jegyzetet kell készítenie:
az esetek tárolási idejének meghatározásakor használt dokumentumok jegyzékeinek megnevezéséről;
az ügyek létrehozásáról;
a következő évben a gördülő ügyekről;
az ügyeknek egy másik strukturális egységre vagy más szervezetre történő átruházásáról;
az esetek elpusztításáról;
az esetek kialakulásáért felelős személyekről a strukturális felosztásban stb.
Kapcsolódó kérdések
találtam hasonló oldalakat: 10