4. téma dokumentumszerkezete
A modern irányítási dokumentum formája.
A dokumentum szövege.
A dokumentum szövegének egységesítése.
1. A dokumentum formája és alkotóelemei
Minden dokumentum az információelemek különálló összetevőiből áll, amelyek nevezhetők (aláírás, bélyegző, szöveg, dokumentumcím stb.).
Kellékek - hivatalos dokumentum kötelező eleme.
A szükséges adatok egy része előzetesen beilleszthető a jövőbeli dokumentumok sablonjába (formájába), ezt állandó résznek nevezik. Ezzel kiegészítõ, konkretizáló információk kerülnek bevezetésre, csak akkor, ha egy konkrét dokumentumot készítenek és nevezik változó résznek.
Az egyes dokumentumokra vonatkozó követelmények együttese relatív helyének meghatározásával az űrlap. Egységes dokumentációs rendszer vagy dokumentumcsoport létrehozásakor rendszerint egy mintaformát fejlesztenek ki. Az elrendezési sablon egy grafikus modell a dokumentumok készítéséhez. A papírformátumokat, a mezők méretét, az összes rész (helyhez kötött és változó) helyét megállapítja, amely az adott dokumentumcsoportra jellemző, és meghatározza az elhelyezéshez szükséges területeket.
A formanyomtatványok helyének elhelyezkedési sorrendjének tükröznie kell a leggyakrabban használt változatot, ha vannak különbségek a kezdeti készlet konkrét dokumentumaiban. Ez a funkció nem csak lehetővé teszi a dokumentumok sikeresen dokumentálásának javítása folyamatok a hagyományos „kézi” technológiák, hanem azáltal, hogy meghatározzák az általános elveket az építészet közigazgatási okmányok megy a számítógéppel segített tervezés, a szükséges dokumentumokat a számítógépes (információ) technológiát.
Az elrendezési sablon egyaránt bemutatásra kerülhet rajta, amely tartalmaz egy tervet a követelmények elhelyezésére, és a követelmények leírása formájában, jelezve a kialakításuk sorrendjét és az elkülönített területek határain belüli kölcsönös elhelyezkedésüket. A hagyományos technológiák gyakorlatában gyakoribbá válik az első változat vagy a kettő kombinációja, a számítógépes technológiákban egy leíró változat előnyösebb.
Egy bizonyos típusú dokumentumokra (szerződések, protokollok, cselekmények) jellemző formanyomtatványt szokványos formának neveznek.
Állami szabvány 6.10.5-87 "Egységes dokumentációs rendszerek. A mintaforma megépítéséhez szükséges követelmények ":
Papírméretek - A3-tól A6-ig a szöveg vízszintes (fekvő) és függőleges (könyv) elrendezésével;
szolgáltatási mezők - a bejegyzés szélessége nem kevesebb, mint 20 mm, a bal, alsó és jobb margók nem kevesebbek, mint 10 mm;
egy szerkezeti háló, amely egy cellával egyenlő, vagy közel áll ahhoz, hogy író írjon (2,6 4,25 mm-rel), ami valamivel kisebb, mint a font méretének TimesNewRoman14;
összetételét és szabályait, amelyek a dokumentumokhoz törvényes erőt adnak.
Szabvány szerint a formák tervezésében a konstruktív elem lehet különálló cellaként például a dokumentumlap számához és egy alap négyzethez, amely két vagy több cellát tartalmaz.
Az építési rendszer, egyfajta forma és a dokumentációs rendszer bizonyos stabilitást, konkrétságot mutat. Ugyanakkor egy bizonyos dokumentum formájában szakaszában történelmi fejlődés lehet, egyrészt a sajátos jellemzői rejlő az adott időszakra, másrészt ez a leggyakoribb rendszer építése az egész dokumentumot, közepes, vagy tipikus formája dokumentum korszaka.
A különböző típusú dokumentumok formái az évszázadok során alakultak ki.
2. A dokumentum hagyományos formájának létrehozása és fejlesztése
2.1. A XVI-XVII. Századi szöveges dokumentum formája
Általános dokumentációs kérdések
Az állami jogi aktusban - az 1550-es törvénykönyvben - bizonyos cikkek érintik a dokumentáció általános kérdéseit és a konkrét dokumentumok elkészítésének eljárási kérdéseit.
Ábra. 14. Novgorod szerződést kötött Tver Yaroslav Yaroslavovich nagyhercegnettel (1265)
Az államiság kialakulása előtti időszak dokumentumaitípusok száma kicsi volt.
A fő okiratok voltak a cári rendeletek és a Boyar Duma mondatai, amelyek neve a szövegben szerepel, vagy amelyeket a "rámutatott", "elítélt" szavak határoztak meg.
Csak néhány típusú dokumentum ismertté vált. Először is ezek a dicséret és rendeletek. Nagy és különleges fejedelmek, nagyvárosiak, érsekek adtak ki. A királyi udvariassági és dokumentált dokumentumokban a dokumentum típusát a szövegben jelezték: a köszönetnyilvánításban - ". ahogyan ez a sózott levél íródott: "de egy levelet kapunk"; rendeletrendeletek - "és a kimenetet nekik adná nekik, hogy a paraszt a rendelettel fizetni"; a paraszti feladatokat szabályozó szerzetes levél rendeletében a szöveg elején így írta: "Ezek a falvaknak adott dicsérő levelek. ”.
A „charta” kifejezés alatt olyan cselekményekre feudális földtulajdon és gazdálkodás -. Az adatok, üzlet, lelki, jelzálog, adásvételi, Menovnoe stb Ezek rögzített felszerelés, vagyon megosztása, végrendeleti, hitelszámla, a biztosított vagyon, a rekord az értékesítés és a csere tulajdon.
A levelezést olyan dokumentumok formálják, mint a közlemények, mesék, petíciók, emlékeztetők. A levél általában egy hivatalos személytől származott - a voevoda, a nagykövet, a püspök. Az ilyen típusú dokumentum neve a szöveg végén található ("válasz, uram, és a kiadandó könyvek").
A dokumentum egyik részlete a dátum. A 12.-15. Század sok korai iratai, amelyek ránk jöttek, nem keltek. A dátumot csak bizonyos jelzések alapján lehet megállapítani.
A 18. század előtti dokumentumok elkészítésének idején meg kell említeni, hogy Oroszországban a "világ teremtése" vagy a bizánci korszak idejét alkalmazták.
Általában az aláírás ("hozzárendelés") a dokumentum hátoldalán szó szerint vagy szótagolással lett elhelyezve minden egyes hajtásnál (a lapok ragasztásának helye), és a szöveg utolsó sorában a lap elülső oldalára ért véget. Ha az oszlop hosszú volt, akkor többször megismételte az aláírást. Olyan módon íródott, hogy a levelek felét a papír mindkét végén találta. A kortársak azt gondolták: "Még ha a ragasztó nem is elég szoros, senki sem képes kovácsolni a leveleket, és nem tulajdoníthat semmi mást rá." A nevét kis nyomtatásban írták, nagy betűkkel "a diák írta magát nagyherceg címére"; "Nagy herceg Ivan Vasilievics minden Oroszország. És a herceg és nagy herceg dyak Yuryev Sidorov aláírta a megállapodást. "
Az aláírásokon kívül az iratokat is lepecsételték. A pecsét bizonyította a dokumentum hitelességét.
A XVI-XVII. Század orosz állapotában két nagy tömeget használtak. Méretük, további képek és feliratok között különböztek. A kis pecsétet az etetésre szánt támogatásokra alkalmazták.
Különösen fontos a dokumentum jellemzőit van alom (felbontás) - a felirat a természet és a megoldási módja a felvetett kérdés a dokumentumban: „Will egy udvar, és nem elszámolás - podpisati” - Igaz, ez a diploma 1546-1559 időszakban; "Az Rsd kifogásolta, hogy a petíció benyújtója elrendelte, hogy hagyja el a megrendelést" (1676-os petíció a megrendelésből való felszabadításról). Ha a dokumentumok nem követelnének további lépéseket velük, akkor ilyen fajta almokat írtak: "illessze be az oszlopba", "vegyen egy levelet, hogy távozzon". illessze be a dokumentum kibocsátásához, amelyre a kapott válasz érkezett.
Az alom hosszabb lehet: megmagyarázta, ki hallotta a dokumentumot, és milyen döntést hozott. A dokumentumban két alom van, például az alom a sorrendben és a párja. A XVII. Század közepétől keltek napjaink.
Az alomot a diakónus ("diakónus alom") írta a tetején, ritka esetekben - a bal alsó sarokban lévő előlapon.
Megjegyzések a dokumentumhoz
Vannak megjegyzések a dokumentum végrehajtására, gyakran maga a szerző. Például az 1546-1547-ös olvasás és írás könyvjelzőjén a következőket írja: "Ebben a járomban, Mikita, pénz, beléptem a hűbérbe, és letettem. ”.
A kimenő dokumentumokon az indulás időpontjára vonatkozó feljegyzések a tervezett célra vonatkoztak. Emellett voltak olyan jegyzetek is, amelyek jelzik a jegyző nevét, aki fekete-fehérben másolta a dokumentumot. Vannak jegyzetek a titoktartásra: "a titkos ügyekről írták".
A XVI-XVII. Század dokumentuma megkülönbözteti formáját. Ebben az időszakban a leggyakoribb két külső forma volt - oszlopok és könyvek. Az oszlopok megközelítő időpontja a 14. század. Ivan Kalita (1339) spirituális könyvében az oszlopokat "nagy kötegnek" nevezik.
Az oszlop gyártási módja a következő: egy nagy Alexandriai lapot 2 vagy 3 részre vágtunk. Az első esetben 45 cm hosszú, 17 cm szélességű, a második esetben 34 cm 15 cm-es lapot kaptunk, így az így kapott papírlapokat ragasztottuk össze. A beillesztés helyét elhomályosítják. Az oszlop hosszát az ágak számával mérjük. Néhány oszlop nagy volt. Tehát az 1649-es székesegyház oszlopának 959 ragasztása volt, és 309 m hosszú volt. Az oszlopokat összeomlott formában tároltuk.
Az oszlopok referenciaként történő felhasználásának kellemetlensége, a tárolás nehézsége miatt más dokumentációs formákat keresett. Ezért az oszlopok mellett már a megrendelésekben vannak jegyzetfüzetek is.
A XVII. Század kéziratos könyvei számos összekapcsolt jegyzetfüzetet ábrázoltak. A formátumok a könyv formátumában különböztek: egy teljes lapban (egy kibővített alexandriai papírlap), a lap egynegyedét ("négy") és a lap nyolcadik részében ("nyolc").
A dokumentum egy harmadik formája is volt - egy kiterjedt alexandriai papírlap. A királyi leveleket különféle díjakkal írták. A dokumentum végén azt jelezték: "írt egy levelet a lapra."
2.2. A XVIII. Századi szöveges dokumentum formája
Az államigazgatás átszervezése, amely I. Péter reformjaival kezdődött, szintén befolyásolta az intézmények tevékenységének dokumentálását.
Ábra. 15. Protopope Pavel Trukhmanov petíciója
a Belgorod szellemi koncisztikáért az adósság visszaszerzéséről (1765)
A jogalkotási aktusokban nagy figyelmet fordítanak a dokumentumok készítésének szabályaira. Különös figyelmet szenteltek a szerkesztési rendeletek. A jogalkotási kérdések kezdeményezésére vonatkozó eljárás megváltozott.
A dokumentumok megőrzésének gyakorlata helyekre is kiterjed. "A tartományok igazgatásáért felelős intézmények" 1775-ben részletes szabályokat állapítottak meg az egyes beérkezett dokumentumok (ügyek) memorandumának elkészítésére, az írási aktusok szabályaira, az értekezlet naplójára, a nyilvántartások fenntartására vonatkozó szabályokat.
A XVIII. Században kialakult a szabványos formákkal kapcsolatos dokumentumok kidolgozása. A mintára vonatkozó dokumentumok kötelező összeállítását számos jogalkotási aktus biztosította. Így az Általános Szabályzat "általános formákat" adott, azaz oklevelek, szabadalmak mintái.
A dokumentumok szövegét a XVIII. Században nagyban befolyásolta az ábécé reformja, melyet 1708-ban hajtottak végre: a polgári ábécé jelentősen leegyszerűsítette az egyházi szláv ábécét. Ugyanakkor, arab számokat vezettek be számok jelölésére. A hivatalos dokumentumok nyelve közelebb került az irodalmi nyelvhez.
Változások is előfordultak a formában (15., 16. ábra).
Ábra. 16. Catherine I császárné dekrétuma a létesítményről
Belgorod tartomány (1727)
A XVIII. Század kezdetén fokozatosan az egyes dokumentumok támaszai független értéket szereztek, tartós helyet foglaltak el, formáját és helyét szabályozási aktusok határozzák meg.
A XVIII. Században számos új dokumentum merült fel. A régi típusú dokumentumok új nevet kaptak. A törvényi és közigazgatási aktusokat rendeletek, utasítások, rendeletek, protokollok, határozatok, mondatok terjesztették elő. A levelezést többféle dokumentum formálta, amelyeket az intézmények vagy magánszemélyek alárendeltsége határozott meg. Így az alsó hivatal vagy a magasabb hivatal üzenete jelentést készített. Felettes intézmény vagy tisztviselő küldött követelést. Az egyik intézménnyel való kommunikációt egy másiknak, az alárendeltséghez nem kapcsolódóan tudásnak nevezték.
Olyanok voltak, mint az oklevél - a személynek a nemesbirtokhoz, a szabadalomhoz való tartozékát tanúsító okiratot - rangot, rangot, katonai rangot vagy tudományos diplomát.
A petíciókat gyakran a petíció benyújtóinak petíciói vagy petícióiként hívták fel az 1980-as évekre, amikor II. Katalin kiadott egy rendeletet - "a petíció benyújtása helyett panaszok vagy petíciók benyújtására".
Az oklevelet csak a külföldi államoknak címzett dokumentumként tartották fenn. Az általános rendeletekben a határokat, folyókat, városokat stb. Tartalmazó képi dokumentációt - tájékozódási pontokat vagy állami rajzokat nevezték el.
"Radiant Earl, Highborne
és Mr. General-Anchef úr
és a lovagok különböző rendjei!
Pjotr Ivanovics, a legdrágosabb uralkodó! "
A dokumentumok általában feltüntetik az összeállításuk dátumát. A szöveg elején vagy végén gyakran egy sorban íródott:
A tizennyolcadik század közepére a dokumentum megírásának időpontja elkülönült a szövegtől, és a bal oldali szövegrész alatt található: "Genvarya 19 nap 1775-ből". A dátummegjelölés a feladólapon található:
A királynak küldött iratok aláírása magában foglalta a következő képletet: "A te szolgád. "" Felséged a legalacsonyabb rabszolga. ”. A felsőbb intézményeknek vagy magánszemélyeknek szóló levélben voltak ilyen kifejezések:
- Nagyi úr, az irgalmas szuverén, a legelfogadottabb szolga. "Az aláírás tartalmazza a vezetéknevet és a vezetéknevet:" Petro Saltykov ", egy beosztás vagy rang megjelölése:" admirális "," címzetes tanácsadó "," gróf "," herceg "," titkos tanács titkára "stb.
II. Katalin rendelettel a petíció aláírásának megváltoztatására volt szükség: "a leghűségesebb rabszolga helyett a leghűségesebb vagy hűséges alanyok aláírására".
Az Általános Szabályzat 13. fejezete megállapította a pecsétek használatának eljárását. Minden egyes kollégium esetében az állam jelképével ellátott pecsétet és a kollégiumi név megjelölését tervezték. A nyomtatási kérelmet két tanú jelenlétében kell elvégezni.
A dokumentumra vonatkozó állásfoglalás
Más határozatokat a következő lépésekkel határoztunk meg: "megjegyzés", "az ügyhöz", "a tanúsítványhoz tartozó jelentéshez".
A következõ sorban az elsõ lap elülsõ oldalán az elhangzást az aláírás vagy a szöveg fölött írta.
Megjegyzések a dokumentumhoz
A tizennyolcadik század dokumentuma számos jelet tartalmaz. A dokumentum kézhezvételéről szóló feljegyzést a bal oldalon lévő aláírás és dátum után tették meg:
A szenátus szinte minden mondatánál megjegyzések vannak a kivégzésről: "Az ítélet erejével meghozott rendeletet elküldték. ”.
A dokumentum formája a tizennyolcadik században is megváltozott. Bizonyos befolyása volt az 1699-es bélyegzett papír bevezetése. Három különböző értékű bélyegzett papírt vettünk fel: 20 vagy 10 kopecks, 2 pénz vagy 1 penny és 1 pénz. És az oszlopokon - 25 és 50 cent. Képek (nemzeti szimbólum) - "stigma" a papír költségeinek megfelelően különböző nagyságú volt: "nagy megbélyegzés", "átlag" és "kisebb". A papír árát a megbélyegzés jelezte. 1719-től 1720-tól 1723-ig a bélyegek mellett ára nem volt árlap. A bélyegzők egy bizonyos helyen történő bélyegzésével megszervezték a dokumentum szövegét, létrehozva annak formájának méretét.
1700-ban I. Péter rendelete eltörölte az oszlopokat.
A dokumentum formaváltása a nyilvántartáskezelés megszervezésére vonatkozott. Először is levágták a levelezést. Egy oszlopos formában könnyebb volt új dokumentum létrehozása, mint megtalálni a régiet.