Tárolása végrehajtott dokumentumok
. Tárolása végrehajtott dokumentumokat. A koncepció a papírmunka kiegészíti dokumentálja az információkat és a munkafolyamat, és a tárolás és a dokumentumok felhasználása a vállalati tevékenységet.
Ez a fajta tárolási hívják működőképes, az online tárolás osztható két alfaja:
dokumentumok tárolása során azok végrehajtását;
tárolása végrehajtott dokumentumokat.
Végrehajtott dokumentumokat kell elhelyezni és tárolni az ügyek nómenklatúra szerint az ügyek. GOST R 51141-98 „papírmunka és archiválási fogalmak és meghatározások.” Case - gyűjteménye dokumentumok vagy kapcsolódó ugyanebben a témában, vagy tevékenységi területre helyezni egy külön fedél, a nómenklatúra ügyek szisztematikus névsorát ügyek szervezésével éren határidőkkel együtt tárolásuk, amelynek célja a megállapított eljárás szerinti.
Csoportosítása végrehajtott iratok szerint a nómenklatúra és ügyek rendezési dokumentumok az említett esetben a kialakulását a helyzet.
Olyan esetek vannak kialakítva szervezetek központi nyilvántartás - szolgáltatás iratkezelési (DOW), és decentralizált - a szerkezeti egységeket (felelős személyek DOW) és a szolgáltatás DOW.
A formáció esetben tartsa be a következő alapvető követelményeknek:
dokumentumokat az állandó és az ideiglenes tárolást kell csoportosítani az egyes esetekben;
tartalmaznak foglalkozik egy példányt minden dokumentumból;
csoportosítás dokumentumok esetén egy naptári év (kivéve: halad ügyek; pereskedés személyes ügyek, amelyek során képződő teljes időtartama alatt az érintett személy a szervezet oktatási dokumentumok képezik a tanév, és mások.);
esetben nem tartalmazhat több, mint 250 lap, amelynek vastagsága nem több, mint 4 cm.
A részleteket a kialakulását a leírt esetek 3,5 alapszabályai levéltárában szervezetekkel.
Amellett, hogy a formáció az ügy is biztosított a regisztrációs folyamat, amelyet el kell végezni szabályok szerint részben meghatározott 3,6 alapszabályai levéltárában szervezetekkel.
Esetében állandó és hosszú távú tárolás (10 év alatt), beleértve a személyi okmányok kell továbbítani a tárolás tekintetében a Szervezet irattárában legkésőbb három éven belül annak befejezését nyilvántartás. Ebben az esetben az ügyek átadása végzik ütemterv szerint által kidolgozott archiválási, megállapodott a munkaközösség-vezetők, hogy átadja a dokumentumot az archívum, és jóváhagyta a fejét a szervezet. Több végzés megszerzése archív a szervezet és az átutalást akkor a dolgok részében leírt 3.1, 3.2, 3.3 és 3.7 az alapvető szabályai levéltárában szervezetekkel.
átmeneti tárolás esetén (akár 10 év), mint általában, a levéltár a szervezet nem kerülnek át: ezek tárolják az egységeket, és a lejárat dátumát meg kell semmisíteni.
Az elmúlt években, valamint a dokumentumok tárolása (papíron), amelyet a vizsgált esetben, sok szervezet fogadott el, és az elektronikus adattárolás. Adattárházak lehetővé teszi, hogy ajánlja a használatát a dokumentumokat a jelenlegi tevékenységét, a munka a dokumentum képes több munkavállalót ugyanabban az időben, és a dokumentumokhoz való hozzáférést meg kell tenni néhány másodpercen belül, összhangban a jogok a munkavállaló. Ebből arra lehet következtetni, hogy az elektronikus dokumentum adattárak növelheti hatékonyságát feladatellátás és feladatait.
Készítsen ilyen elektronikus dokumentumtár jobb csak azokban a szervezetekben, amelyek nem működteti az automatizálási rendszer a dokumentum menedzsment, és azok végrehajtása nem tervezik. A legtöbb rendszer, amely automatizálja a DOW hogy a regisztrációs okmány, mentse a fájlt a képet egy speciális boltozat.
45. Az alapvető követelmények a normatív szabályozó dokumentumok ebben a szakaszban a munkafolyamatot. Felelősség a megőrzése dokumentumokat.
46. A fő szakaszában a dokumentumok átadását a archív vagy megsemmisülése: egy előkészítő (kiválasztásának indoklása tartósítás módszere vagy megsemmisülése a dokumentumok vizsgálata érték), az alap (előkészítése esetek transzfer a archív), végleges (transzfer a archív vagy megsemmisítés).
. Mi az eljárás a dokumentumok átadását az archív tárolásra?
Átadása az archívum a helyzet az állandó és ideiglenes (10 év alatt) tárolására, valamint azokat az eseteket az alkalmazottak.
Transfer dokumentumok előállítása szigorúan a vonatkozó készletek. Esetekben a hosszú távú és tartós tárolásra kerülnek át az archívumot, amint 1 év telt el a végén azok használatát az irodai munkában.
De tartsa be az összes alaki - ez csak a „nem olyan rossz”. A komplexitás, amely a - kötelezze a dokumentumok átadását a levéltár az államok: pre mindegyik papír kell alávetni teljes archívumot feldolgozás. És ez - egy sor időigényes lépéseket, és egy egész sor hivatalos lépéseket.
Így az első félévben kerül kiszámításra FELHÍVÁSNAK dokumentumok az irodai munkában, rendszerezése azok tartalmát, csavarja az esetben, számozott listák, és bizonyos esetekben - az úgynevezett „lemez-tanú” az ügy.
A következő szakasz előkészítése a dokumentumok átadását az archív tárolási - vizsgálata értékük.
Következő összeállított dokumentumok listáját át az archívumban tárolására.
Ebben az esetben az összes példányt a lista egy jel a jelenlétüket, és a tényleges összeg. Ezután a levelezés az esetek száma szerepel a leltár, az esetek száma nómenklatúrában meghatározott szervezet.
A végső és legfontosabb lépés az önálló archiválási papírok.
Váltó és dokumentumok átvétele az archívumban rögzített több példányban a leltár. És csak azután, hogy megadhatja a felelős személy és a dátum az ügyek átadása az archívumba.
És ez csak rövid időre. És hány előre nem látott nehézségek megzavarhatják az iratok az archív tárolásra.
Mint látható, dokumentumok elkészítésével az archív - ez egy hosszú és munkaigényes igénylő hibátlan betartása.
Előkészítő szakaszában a dokumentumok kitesz egy időigényes és munkaigényes folyamat.
És az eljárást a dokumentumok átadását az archív tárolási - a szabályokat, amelyek lehetetlen „utasítsa”. És még inkább - hogy figyelmen kívül hagyja, vagy késleltetik „későbbre”.
Bármilyen ellenőrzés gyorsan érzékeli a legkisebb zavar az archívumban a cég, hogy a vállalkozó súlyos problémákkal küzd.
Ezen túlmenően, a felkészülés a dokumentumok átadását az archív tárolási nagyon gyakran elkövetett súlyos módszertani és gyakorlati hibákat.
Oldal keletkezett: 0,008 sec.