Aktuális dokumentumok tárolása, cikkek, magazin „a titkár-book és irodavezető”
Ez a cikk részletesen tárgyalja kérdéseket, mint például:
- aktuális és archív dokumentumok tárolása;
- E dokumentum tárolás;
- probléma a jelenlegi dokumentumok tárolása;
- nómenklatúra ügyek a jelenlegi tárolási dokumentumokat.
Aktuális és archív dokumentumok tárolása
Jelenlegi tárolási esetekben jár tárolására üzleti dokumentumok, amelyekben döntést még nem fogadták el, vagy hajtanak végre. Például ha adott ki annak érdekében, hogy küldjön egy alkalmazott egy üzleti útra, és ez még nem teljes, a megbízás tárolásra kerül, amíg az utas nem a beszámolót és egyéb dokumentumok. Miután a jelentés a küldetés is sor kerül (előzetes jelentéseket és igazoló dokumentumokat, ha van ilyen), az összes benyújtott dokumentumok egy esetben együtt annak érdekében, és elküldte a archiválási. Természetesen dokumentumok átadása előtt az archív ellenőriznie kell pontosságának ellenőrzése a tervezés, de a teljes lényege az eljárás nem változik: amint a teljesítés időtartama a dokumentum, akkor lehet küldeni az archív (valószínűleg rövid távú tárolása végrehajtott dokumentumok folyamatban nyilvántartásba az ügyben).
Aktuális és archív dokumentumok tárolása is különbözik a munkaszervezés velük. Ha az archiválás magában foglalja a hosszú távú tárolás (ritka esetben, a papírt eltávolítjuk a archív), értékeli és további pusztítás, a jelenlegi tárolási jelenti változások és a várakozási felbontás. Minden dokumentum a jelenlegi tárolási fokozatosan halad az archívum, de nem mozog az ellenkező irányba. Továbbá, a jelenlegi tárolási dokumentumok minden esetben lehetetlen elpusztítani.
E dokumentum tárolás
E dokumentum tárolás jelenti:
- dokumentumok tárolása során azok végrehajtását;
- tárolása végrehajtott dokumentumokat.
Más szóval, a jelenlegi tárolási azt a folyamatot végzik a gyakorlati alkalmazása a dokumentumok vizsgálata értékek és iratok továbbítása archiválás.
Végrehajtása iratok kell kialakítani, nómenklatúra szerint az ügyek. Ebben az esetben attól a pillanattól kezdve az intézményük és átadni az a Szervezet irattárában kell tartani a helyén kialakulását.
Problémák az aktuális dokumentum tárolás
Beszéd a dokumentumok tárolása, meg kell jegyezni, hogy a szervezet saját tárolót kell megőrzését biztosító dokumentumokat és fájlokat és a használhatóság. Lényegében meg kell vigyázni a dokumentumok, illetve akkor lett volna az archívumban a szervezet. Azonban hiánya miatt a levéltári körülmények megfelelő biztonságot az egyik probléma a jelenlegi dokumentum tárolására.
Problémák az e bejelentés az is, hogy a biztonságot. Végtére is, nem minden munkavállaló (vállalkozó) a munkahelyi biztonságban van, vagy legalábbis zárva dobozok. Ezért a gyakorlatban kiderül, hogy a dokumentáció érhető el bárki.
Továbbá, üzleti papírok, amelyek a jelenlegi tárolási nagyon könnyű elveszíteni. Általában ez történik a színpadon a végrehajtás a dokumentum, ha azt nem varrt az oka. Az ilyen komplikációk elkerülése, sok munkavállaló, hogy pre-másolat elektronikus formában. Ez az óvintézkedés nem csak biztosítja a biztonságos dokumentumok, hanem lehetővé teszi, hogy gyorsan hozzáférhet a tartalmak üzleti papírt.
A tartomány az esetben a jelenlegi dokumentumok tárolása
Mint már említettük, a dokumentumok, amelyek a végrehajtandó tárolják egy külön mappába a művész. Ezek a mappák tartalmaznia kell a következő felirattal: „Sürgős”, „On végrehajtás”, stb Mappák tárolják a nap a végrehajtó asztal, és a műtét után eltávolítják a tábla vagy szekrény fiókjában. Mappák beteljesületlen dokumentumokat tárolnak oly módon, hogy ennek hiányában a végrehajtó, hogy lehet azonnal át a teljesítménye más alkalmazottak.
Tárolására végrehajtott dokumentumok külön mappába. A „kötőanyagok” használnak a dokumentumok tárolására rövid határidővel, mert ilyen mappa papírok rendezett fordított időrendi sorrendben: egy későbbi időpontban az első (felső), és a korábbi dokumentumok - a végén (alul).
Papírok kiterjesztett és állandó tárolási idő ajánlatos használni egy mappát egy puha felszerelhető. Ez lehetővé teszi, hogy a szegély az összes dokumentumot a megfelelő sorrendben.
Ezután meg kell csoportosítani a dokumentumokat végrehajtott szabályokkal összhangban nyilvántartási és kialakulásának ügyek. Az alkalmazott nómenklatúra tipikus esetek, vagy körülbelül, valamint az egyes nevezéktan a szervezetet fel kell használni. Érdemes megjegyezni, hogy a létrehozását egyedi alkalmazott nómenklatúra alapjául a tipikus vagy példaértékű.
Meg kell jegyezni, hogy a megkezdett és befejezetlen ügy nem lehet fektetni a polcon. Ellenkező esetben a levéltáros visszatér vissza őket a megfelelő szervezeti egységet.
mellékletek
- Nómenklatúra Bizottság (részlet) .doc
- A nómenklatúra a szerkezeti osztályok a szervezet ügyek (forma) .xls
- Nómenklatúrája szervezet ügyek (részlet) .xls