Tárolás HR dokumentumok
Szállítási dokumentumok az archívumból felszámolás
Kidolgozása és megvalósítása a nómenklatúra ügyek
Levéltári feldolgozás műszaki tervdokumentáció
Az archív dokumentumok feldolgozása járnak egy sor tevékenység célja, hogy egyszerűsítse és szervezi a dokumentáció során kialakított tevékenységek a vállalkozás.
Levéltári feldolgozás dokumentáció: mi is ez?
Levéltári dokumentumok feldolgozása olyan eljárás, amely egy teljes körű tevékenységeket, amelyek hozzájárulnak a rendszerezése és ésszerűsítése dokumentumok eredményeként kialakult egy adott vállalkozás.
Dokumentumok megsemmisítése lejárt eltarthatósági
A mai napig ez a szolgáltatás elérhető két változatban. Tehát, hogy meg lehet csinálni a write-off, vagy könnyű lesz a hulladék. Mielőtt folytatja közvetlenül a folyamat, akkor is kell a dokumentumok feldolgozását, rendezni, amivel az egyes dokumentumok lejárt eltartható.
dokumentumok archiválására
Kérdés archiválás történik, a végén a naptári év. Van szükség a dokumentumok archiválására, amikor meg kell szervezni a számviteli és egyéb ügyekben.
Előállítás végrehajtott dokumentumok tárolására és használatára tartalmazza:
- vizsgálata (értékelési) tudományos és gyakorlati értéke a dokumentumok
- Belsőépítészeti;
- okmányok megnevezésére állandó és hosszú távú tárolás;
- gondoskodik biztonságukról;
- Az ügyek átadása az intézmény archív, azaz, hogy a megyei levéltár.
Dokumentumok érték vizsgálata az eljárás keretében végzett szerkesztési nómenklatúra esetek kialakulását. Szervezése és lebonyolítása a vizsgálat értékét dokumentumok kiválasztása és felkészítése átutalás az állami felügyelet, valamint a szükséges ellenőrzést a helyességét iratminősítési különböző fajtájú és típusú esetek és módszertani segítséget a vizsgálat értéke a dokumentum állnak szakértői bizottság (az úgynevezett EPA). Kifejlesztett egy speciális helyzetben van, amely meghatározza azokat a funkciókat, a Bizottság, a jogok és eljárás annak munkáját.
burkolatú - egy komplex művek annak viszontleszámítolási, számozás lapok elkészítése megbízhatósági címkék, belső nyilvántartási dokumentumok. Úgy kezdődik, regisztráció az üzleti óta biztosítékokat papírmunka befejeződött, és a folyamat előkészítése az ügyet át a megyei levéltárak vége után a naptári év, amely alatt már bontott (nyitott).
Így az üzleti irodai alkalmazottak szabott szolgáltatást.
Attól függően, hogy a tárolási idő készült teljes vagy részleges végső esetben. Ezért a nyilvántartásba vételre figyelemmel az ügy állandó, hosszú távú (több mint tíz éve) a tárolás és a személyzet. Esetekben átmeneti (akár tíz év) tároló alá részleges hézag, akkor lehet tárolni mappák nélkül belső peresistematizatsii dokumentumok nem számozott lapok és rajzolás nélkül nadpisi27 megbízhatósági.
Itt meg kell adni a tárolás szempontjából a dokumentumok, amelyek által létrehozott szakértői bizottságot. Összhangban az ügy megoldásához küldött az archív csoportokba osztott:
- tartós tárolás;
- hosszú távú tárolás (több mint tíz év);
- Rövid ideig tartó tárolás (akár tíz év).
Esetében állandó és hosszú távú tárolásra, beleértve a személyi okmányok kell továbbítani a tárolás tekintetében a Szervezet irattárában legkésőbb három éven belül annak befejezését nyilvántartás. Ebben az esetben az ügyek átadása végzik ütemterv szerint által kidolgozott archiválási, megállapodott a munkaközösség-vezetők, hogy átadja a dokumentumot az archívum, és jóváhagyta a fejét a szervezet.
átmeneti tárolás esetén az archívumban a szervezet nem kerülnek át: ezek tárolják az egységek és a végén az eltarthatósági idő kell semmisíteni.
A jelenlegi és a későbbi dokumentumok tárolása.
A koncepció a „papírmunkát” mellett dokumentálja az információkat és a munkafolyamat is magában foglalja a tárolás és a dokumentumok felhasználása a vállalati tevékenységet.
A személyi iratok tárolási rendszer meg tudja különböztetni kétféle tárolási lépés a jelenlegi és a jövőben is.
Tárolása és felhasználása dokumentumok kezdettől fogva, és mielőtt az esetre, amelyben vannak csoportosítva egy archív úgynevezett jelenlegi (működési). Jelenlegi tárolási esetben végzett helyén kialakulását. A jelenlegi (működési) Tárolás is osztva két alfaja:
- dokumentumok tárolása során azok végrehajtását;
- tárolása végrehajtott dokumentumokat.
Végrehajtott dokumentumokat kell elhelyezni és tárolni az ügyek nómenklatúra szerint az ügyek szerint GOST R 51141-98 „papírmunka és az archiválást. Kifejezések és meghatározások „28.
Az eset - a dokumentum vagy a kapcsolódó dokumentumok egy tárgyat vagy tevékenységi területre helyezni egy külön mappába, és a nómenklatúra ügyek szisztematikus névsorát esetben éren a szervezet, beleértve egy ütemtervet tároló, amelynek célja összhangban megállapított eljárást. Ez a definíció tartalmazza a GOST 51141-98 P.
A „dokumentumok” használnak a fejlécek esetek tartalmazó dokumentumokat az azonos tárgyú, de nem kapcsolódik a sorozat a megoldás, vagy dokumentumokat, csak kiegészíti a többi dokumentumot. Ebben az esetben, a végén a cím zárójelben felsorolja a főbb dokumentumokat.
Végrehajtott dokumentumokat kell elhelyezni és tárolni az ügyek nómenklatúra szerint az ügyek. Csak vegye figyelembe, hogy a jelenlegi tárolási dokumentumok javasolja az eljárás azok kialakulásának esetében összhangban jóváhagyott nómenklatúra.
Aktuális dokumentum tároló eszköz tárolja őket az eredeti. Ezért a személyi szolgáltatást nyújtó szervezeteket minden megrendelést tárolja az eredeti. Példányban megrendelések személyzet: .. A feladat vétel, promóció, fegyelmi, elbocsátás, stb felül elhelyezett tárolási személyes fájlokat az alkalmazottak.
Az eljárást a szervezet a jelenlegi tárolási személyes fájlok a következő eljárás szerint:
- személyi ügyek papír formában tárolják mappák számozott oldalak és öltés;
- kiterjed az ügyek is számozva, kapnak egy sorszámot az ügy, amely megfelel az összes esetek száma;
- jelenlegi tárolási a szervezet részlege személyi hatálya alá tartozó személyi ügyek csak az aktív dolgozók. Miután a elbocsátás magánügy kivesszük a listából, és készül az átadás levéltári
- magántitok az elbocsátott alkalmazottak benyújtott betűrendben.
Jelenlegi tárolása HR dokumentumok kártya fájlokat, számviteli könyvek végezzük területeken az emberi szerveket, amelyeket be kell szerelni speciális szekrények vagy széfek, zárva, és lezárjuk. Kérésre a nómenklatúra esetek elhelyezett szekrények, és a gyökerek kiterjed azokra az esetekre - az esetek száma nomenklatúra szerint - megkönnyítik a dokumentumok keresését.
Olyan esetek vannak elrendezve függőlegesen a polcokon olyan sorrendben, amely megfelel azok elrendezése a nómenklatúra. A hátoldalon minden esetben jelzi, az index a nómenklatúra. A tartomány az esetek kapcsolódik a belsejében a szekrény ajtaját.
Ha gyorsan dokumentumot keres, először keresse meg a kívánt fájlt a számot a tartományban, majd az ügy számát - a kívánt mappát a dokumentumok.
Foglalkoztatási nyilvántartást alkalmazottak tartják a biztonságos, a fej, a személyzeti osztály, ott tárolják nyomtatás, bélyegzők, alkot dokumentumok kulcsokat a szekrények (széfek) tárolására dokumentumok.
humán erőforrás szakemberek számára nem ajánlott bármennyi ideig a szobából kijárat hagyni minden olyan iratot vagy hivatalos feljegyzést az asztalon, valamint egy működő számítógépet. Végén a munkanap személyi szolgáltató kell helyeznie az összes fájlt a dokumentumok a folyamat azok végrehajtását, fémszekrénybe, zárja be és pecsét. A kulcsokat a szekrények legyen a feje a személyzeti osztály kézzel a megfelelő nyilvántartásban.
Tárolási technológia és számviteli személyzet dokumentáció magában foglalja a kötelező festmény munkások, megerősítve kézhezvételét, amely a kezét másolatát és kivonatai.
Alapján a későbbi (archív) tárolására dokumentumok vizsgálata értékeiket, és követte: regisztráció esetek összeállítása készletek elkészítése rendeletek elosztásáról szóló pusztulása dokumentumok és benyújtott ügyek az archívum a szervezet.
Az időben történő fogadását levéltári dokumentumok szerkezeti egységek vagy más források megszerzése, hogy biztosítsa a számviteli, a biztonság, leegyszerűsíteni a használat és felkészülés a dokumentumok átadását tartós megőrzésre a szervezet az archívum létrehozásához.
A szervezetnek biztosítania kell, hogy a fájl speciálisan felszerelt helyiségek és a személyzet. Azonban a kis üzleti szervezetek általában a fájl egy speciális egység hiányzik. Feladatai levéltáros egyidejűleg ötvözi a titkár vagy más személy által kijelölt vezetője.
Emlékeztetni kell arra, hogy a dokumentumokat kell tárolni körülmények között, amelyek a sérülések elkerülése, a káros környezeti hatások és kizárva az okmányok elvesztése. Általános szabály, hogy az erre a célra az archívumban szoba szett, fém szekrények, széfek, szekrények, polcok és így tovább. N. Ne helyezze a dokumentumot a padlón, párkányok, a szétválogatás nélküli cölöpök, mint általában akkor történik, kis szervezetek a feljegyzések hiányában vagy a javítás során.
Iratok lefoglalására az ügy állandó raktározási időszak engedélyezett kivételes esetekben és épül egy közigazgatási dokumentum a szervezet vezetőjének a kötelező szerkesztési egy hitelesített másolatot a dokumentumról, és járjon el visszavonása az eredeti.
Az elmúlt években, valamint a dokumentumok tárolása (papíron), amelyet a vizsgált esetben, sok szervezet fogadott el, és az elektronikus adattárolás. A kialakuló ilyen tárolás használatának egyszerűsítése a dokumentumokat a jelenlegi tevékenységét, a munka a dokumentum képes több munkavállalót ugyanabban az időben, és a dokumentumokhoz való hozzáférést meg kell tenni néhány másodpercen belül, összhangban a jogok a munkavállaló. Ebből arra lehet következtetni, hogy az elektronikus dokumentum adattárak növelheti hatékonyságát feladatellátás és feladatait.
Készítsen ilyen elektronikus dokumentumtár jobb csak azokban a szervezetekben, amelyek nem működteti az automatizálási rendszer a dokumentum menedzsment, és azok végrehajtása nem tervezik. A legtöbb rendszer, amely automatizálja a DOW hogy a regisztrációs okmány, mentse a fájlt a képet egy speciális boltozat.
Transfer dokumentumok az archívumban
A szervezet az archív át minden esetben állandó, ideiglenes (több mint tíz éve) a tárolás és a személyzet. Az ügyek átadása csak a készletek és az ütemtervnek megfelelően összeállított vezetője által az archívum, megállapodott a munkaközösség-vezetők és vezető által a szervezet. Együtt a munkálatok az archívumban át regisztráljon és nyilvántartási ellenőrzési bejelentés szolgáltató intézmények. Cím egyes bejelentés tartalmaznia kell a jegyzékben.
Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolása az archív szervezet, mint általában, nem kerülnek át.
Figyelembe esetben az archív személyzet gondosan ellenőrzi minden esetben a listában, ellenőrizze a helyességét a kialakulása és regisztráció a helyzet. Vezetője archív jelek vételi ügyek összes példányát az éves nyilvántartási válaszfalak, jelezve az átvétel napját és a beérkezett ügyek. Az egyik példányát az éves készletek válaszfalak visszatér kézbesítő, a többi marad az archívumban.
Ez az oka annak, 3. bekezdés szerinti 15. cikke a fent említett kapcsolattartási jog levéltári intézmények nyújtására jogosult szervezetek fizetős szolgáltatások, beleértve a megőrzése dokumentumok, nyilvántartási és használja a levéltári intézmények kerülnek speciálisan épített épületek, melyeket a optimális feltételek teljesülnek szabályozási rendszerek és megfelelő tárolása a dokumentumok, ami kizárja a veszteség, és fenntartja őket a megfelelő fizikai állapotban.
Dokumentumok átvitele az archív zajlik a szerződés alapján vagy megállapodás. A téma a szerződés (megállapodás) egy együttműködést a felek az ügyek előkészítésére továbbjut az állami (önkormányzati) tárolás, beleértve az eljárás szakaszában (például kidolgozása nómenklatúra eset), szervezése tárolás, számviteli és használata levéltári dokumentumok a szervezet - a tulajdonos a dokumentumokat.
Ennek elkötelezettség egy hasonló szerződés vagy megállapodás archív vállal ingyenesen:
- megőrzése iratok a szervezet;
- A megkeresések polgárainak eltöltött a újraszámítása nyugdíjak dokumentumok szerint az archívumban tárolt (Állami vagy önkormányzati);
- kibocsátó szervezet - az eredeti tulajdonosok az ideiglenes felhasználás esetekben, beleértve a munka az archívumban olvasóteremben.
És szerződéses alapon, az érték, az archív tudja végezni:
- vétel esetekben megtartása személyzet, az ideiglenes dokumentumok és letéti tárolás;
- vizsgálat értéke dokumentumok, komplex munkák könyv személyzet, hogy a hosszú távú tárolás;
- segítő (konzultáció, stb ...) javítása a munkaszervezés dokumentumokat;
- kiválasztása és megsemmisítése dokumentumok lejárt eltarthatósági ideje;
- így dokumentumok másolatait, és így tovább. et al.
Az ára a fenti levéltári munka a szerződésben meghatározott alapján határozzák meg a szerződéses árakat munkák és szolgáltatások által végrehajtott archívumok szerint az árlista, regisztrált a megállapított sorrendben ár.
Valamint, minden külön típusa archív munkák (szolgáltatások) lehet egyedi szerződést. Az elvégzett munkák köre és azok költségét kell meghatározni alapján melléklete a szerződés település.
Továbbítása előtt a dokumentumokat a levéltár, a jegyzékben e dokumentumok összhangban kell lennie a levéltári intézmény, amelyben a dokumentumok átadását.
Dokumentumok átvétele az ideiglenes és a letétkezelés kiadott cselekmény fogadása és továbbítása az előírt formában.
Ha az ügyek átadása az archív kiderült hiányában az esetekre, amelyek nyilvántartásba a leltár, számuk a törvényben meghatározott befogadási és iratok, valamint a kísérő tanúsítványt a törvény meghatározza azokat az okokat, azok hiánya.
Mielőtt dokumentumok továbbításának letétbe a levéltári intézmények képviselőik helyességének ellenőrzésére nyilvántartási ügyek és azok leírását. Abban az esetben, rosszul elvégzett munka tervezése és leírása esetben nem a követelményeinek való alapvető szabályai levéltárában szervezetek és egyéb jogi és módszertani segédanyagok levéltári és iratkezelési orvoslásához szükséges a hibák. Vizsgált fizikai és egészségügyi körülmények dokumentumokat. Hibák, amelyek a fizikai állapot (szakadás lap elhomályosítja a szöveges dokumentumok) kell elkészíteni minden formáját, amely meghatározza az illető esetek száma és lepedők. Abban az esetben, gombás fertőzés dokumentumok és így tovább. N. Archives személyzet nem fogadja el azokat a tárolás. Ezek a dokumentumok különleges bánásmódban részesülnek.