Szervezése és lebonyolítása az ülések
Aláírja a meghívást a fejét.
A felhívás szövege kell határoznia az időtartamát a találkozó.
A titkár egy levelezési lista meghívók
3. tisztázása résztvevők listáját.
3. tisztázása résztvevők listáját.
5-6 nappal a titkár ellenőrzi a résztvevők listáját.
4. Anyagok előállítása megfontolásra ülésén: a fő üzenete, referencia és információs anyagok, a határozattervezetet.
Ezen a ponton meg kell tisztázni a szabályokat a fejét az ülés: az elején, a végén, a maximális idő a jelentés és a beszédek.
A legfontosabb hely a készítmény a találkozó összeállításáról szóló határozattervezetet tartozó kérdések vagy a projekt eredményeit.
Minden állítólag tárgyaló dokumentumokat kell gyűjteni nem kevesebb, mint 48 óra és küldött ki 24 órával az ülés előtt.
5. A szervezet a munkacsoport ülésén, valamint a felelősségi körök
Titkár hiszi listáját elvégzett munkák szolgáltató szervezetek előállítására az ülésen.
Szerint a lista működik, egy munkacsoport úgy kell elosztani, az egyik alkalmazott, amely munkát, és milyen stádiumban.
Előkészítése során nagy találkozókon sok résztvevő legyen felelős a biztonságos vezetés a saját gazdasága érdekében.
6. meghatározása pénzügyi kiadások:
terembérlet és demo eszközök
vásárlási irodaszerek,
szervezése kávészünet,
reprodukciója információs anyagok, stb
7. végrehajtása szervezési tevékenység:
Szállás a résztvevők. Hotel foglalás.
szállítás érdekében
Találkozó, a résztvevők regisztrációja.
Szervezése kávészünet.
Kulturális rendezvények szervezése.
Beszerzése irodaszerek, a víz és a virágok.
Karbantartás az ülésen.
4. Szolgáltatási ülésein.
A fenntartó a találkozó tartalmazza:
A találkozó résztvevői.
A résztvevők regisztrációja.
Ellenőrzése az időben vezető az ülésen.
Dokumentáció a találkozó.
Döntéshozatalban.
A találkozó résztvevői.
A találkozó során a korlátozott részvételi titkár találkozik velük a bejáratnál, hogy a szoba, amely otthont ad az ülésen üdvözölte mindenki, és meghívott, hogy megy egy találkozót.
A találkozó során számos résztvevő egy személy fogadja a résztvevők a bejáratnál, hogy az épület, üdvözli azt jelzi, ahol a szalagot, hová menjen, és a többi szervezők a résztvevők találkoztak a bejáratnál, hogy az ülésteremben.
Gyakran nehéz rendezni egy találkozót. Valakinek meg kell felelniük a repülőtéren, a másik pedig a vasúti / vasútállomástól, illetve buszmegálló, hogy hívja fel a napon az ülés a párt a szállodában, stb Ezért találkozó az eljárást úgy kell megtervezni, hogy apróságok és festett részletesen tagjai között a munkacsoport: aki, akit, mikor és hol találkoznak.
A résztvevők regisztrációja.
A résztvevők regisztrációja 30 perccel kezdődik az ülés előtt, azt végzik, általában mielőtt.
Abban az esetben, ha a készítmény az ismert, ajánlott elvégezni a regisztrációs előnyomott listákat. Ez a lista használják anyagok terjesztése és meghívásokat.
Regisztráció lehetővé teszi, hogy amikor a az ülés megnyitása tudni mennyiségének és összetételének a közönség.
5 percig, mielőtt a titkár bejelentette, hogy az ülés megkezdése.
Ha az ülésen jelen a vendég, akkor el kell végezni a szobában, és üljön az első sorokban. A fennmaradó tagok véletlenszerűen vannak elrendezve.
Ellenőrzése az időben vezető az ülésen.
A találkozó kell kezdeni azonnal a tervezett időben.
Célszerű azonnal egyetértenek a résztvevők együtt dolgoznak szabályok:
- határa beszédek
- szünetek
- Az ülés lezárása
Ha a titkár részt vesz az ülésen, hogy az ő feladatai közé tartozik:
Anyagok terjesztése az ülés
Válogatás dokumentumok a fejét
Üzenet a fejét a későn érkezők.
Közlemény a találkozó résztvevői, akik szót kért
Megakadályozását, a szünet ideje
Dokumentáció a találkozó.
Transcript és a filmzene - egy szó szerinti nyilvántartást minden, ami volt, azt mondta az ülésen, hogy van, Nyilatkozatok, kérdéseket, válaszokat, megjegyzéseket.
Fenntartása átiratok és dekódolását hangfelvételek igényel speciális dolgozók: gyorsíró diktofonistki
Ez egy meglehetősen drága típusú találkozó dokumentációt. Célszerű csak a legfontosabb eseményeket, vagy azt, hogy amikor a pre-találkozó anyagok előírt közzététel.
Naplózás.
A jegyzőkönyvet úgy kell rögzíteni:
a neve a találkozó;
dátum, idő és hely;
Neve jelen és azok, akik nem tudnak részt venni;
napirendi kérdések;
kifejtett nézetek, javaslatok és ötletek minden kérdésben;
következetes döntéshozatal;
tervezett tevékenységek, a nevét felelős személyek.
Az eredmények szerint a találkozó a titkár elkészíti és aláírja az elnök a protokollt.
A protokollok vannak osztva a rövid és tele van.
A protokollok vannak osztva a rövid és tele van.
A tervezetet a protokoll képezhető az ülés alatt.
3-5 nap a megadott protokoll, szerkesztette és kivégezték.
Ha csatolták átirat, ez rekord az első rész után a jelentés: „A találkozó gyorsírással. Transcript csatolt. "
Teljesen készített jegyzőkönyvet az elnök írja alá és titkára az ülés.
Összeállításakor a protokoll fontos, hogy megvédje a jogi hasznosságát, amely jelenléte határozza meg az összes szükséges adatot, a megfelelő tervezés és szigorú megbízhatósági információt.
A jegyzőkönyvet kell tekinteni végre hivatalossá, miután találkozott az összes vonatkozó dokumentum és anyagok lesznek csatolva.
Jegyzőkönyvek vannak kialakítva abban az esetben, együtt létrehozott dokumentumokat a felkészülés során az ülés:
napirend
meghívás
listák a résztvevők a találkozó
meghívottak listáján
jelentések vagy tézisek előadások
tájékoztató anyagokat tárgyalt kérdésekről
határozati javaslatokat és az eredmények (mind egy másolat).
döntéshozatal
Solutions generálható két módja van:
Speciálisan válogatott bizottság oldatok előre a projekt, és olvassa el, és a résztvevők a saját módosításokat, és fogadjon el egy határozattervezetet a szavazás eredményét.
Ülésének elnöke összefoglalja a vitát, és alakítson ki egy megoldást; elfogadása után az oldatot határozzuk szavazok személy (személyek csoportja), felelős a döntés végrehajtására.
Miután elvégezte a titkár az ülés:
újranyomtatja szöveg a módosított és kiegészített határozat az ülés;
hogy ellenőrizzék az időzítés és a minőség a utánnyomáshoz átiratok vagy magnókazetta;
megállapítja kapcsolatok és kommunikál a találkozó résztvevői, akiknek szükségük van, hogy módosítsa a szövegét a beszédek, vagy részt vesz a teljesítmény bizonyos döntéseket az ülés;
elrendezi a megbízást a reprodukció anyagok sokszorosító vagy nyomtatási;
Ő egyetért a fejét, és készít egy listát a személyek vagy szervezetek, amelyek kell küldeni az anyagokat az ülés
szervezi együtt dolgozók hírlevelünkre expedíció anyagok ülésén.
Teszt kérdések:
Mi a szerepe a titkár A működési ülések előkészítése és lebonyolítása?
A típusú ülések, és hívja a céljaikat.
Mi a különbség a formális és informális találkozók?
Mit kell jegyezni a találkozó jegyzőkönyvében?
Mik a feladatait a titkár az ülés után vége?
Sorolja és bővítése előkészítő szakaszában a találkozó nagy számú résztvevővel.
List és bővíteni a szolgáltatást szakaszában a konferencián.
Gyakorlati feladatok:
Tedd és díszítik a szövegét a meghívást.
Tedd és teljes ülés jegyzőkönyvét.