1. szakasz
Dokumentum számos feladatot lát el. Állami szabvány 16,487-83 határozza dokumentum anyagi tárgy információkat fix férfi utas továbbítására térben és időben, határozza meg az általános funkciója a dokumentum, mint a hordozó információt. Ez a funkció a dokumentum különösen fontos operatív irányításáért. Használat után a dokumentum a jelenlegi munka, ő végzi egy másik fontos funkciója - szolgál történeti forrás. Ezek a tulajdonságok felkeltette menedzsment dolgozók és levéltárosok. Controls, állami intézmények együtt kell működniük a munkájukat.
A szerkezetátalakítási dokumentumkezelő rendszer végzi, számos elméleti funkciók, amelyeket a tudományágak és Dokumentációs arhіvovedennya.
technológia, csökkenteni egyszerű rendszer is képviselteti magát a döntéshozó szervezete és végrehajtására. Egy ilyen rendszer lehet használni, mint abban az esetben a legegyszerűbb egyszeri esemény, és a szervezet a komplex ipari rendszerek országszerte. Ezek a rendszerek más lesz fokú határozat előkészítése során a szervezet kialakítható az élet (emberi erőforrások, a pénzügy, beszerzés, kivitelezés, stb), és a szervezet a végrehajtás nyomon követése. Minden esetben, ezeket be kell állítani egymástól.
Bármilyen döntés nem merül ki semmit, akkor lehet venni csak az információk alapján a témában. Meg kell jegyezni, két fontos feltétel: először is az kell, hogy legyen időszerű, másrészt, elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy a szükséges döntéseket. Ha az információ túl későn érkezett, akkor elveszíti a lehetőséget, hogy részt semmilyen tevékenységet, eseményeket. Ez egy lehetőség, vagy egy esélyt elveszett. Másrészt, ha az információ nem elegendő, vagy tud valamit félúton,
A döntés lehet, nem csak a legjobb, sőt félrevezető, mert nem veszi figyelembe az összes tényezőt.
Jelenleg az információ mennyisége jelenleg megduplázódott minden három évben. Ez annak köszönhető, hogy a társadalom fejlődéséhez. Bármely szervezet vagy egyes létezhet, ha van információcserét. A feltételek a piaci viszonyok gyorsan változó gazdasági környezetben a vállalkozások „túlélni”, ha tudják, hogy a kellő időben, mikor, hogyan és mennyi kerül. Információ árucikké vált sokáig. Kié az információt, ő irányítja a helyzetet, és fordítva.
Ez azt mutatja, a jelentős változások a szervezet információs források a társadalomban, azt mutatja, hogy az információk és dokumentumok, mivel ez a hordozó folytatni hatással a vezetés minden aspektusával, valamint a működését a különböző struktúrák, amelyek befolyásolják a végeredményt a gazdasági szférában.
Információs és dokumentációs szolgáltatások fő (alap) ideiglenes (kiszolgáló) funkció, amelynek végrehajtása igényel speciális - szakértelem. Honnan, hogyan kell beállítani ezt a munkát hatékonyságától függ, egyértelmű a tevékenységét bármely szervezet.
Információ és dokumentáció támogatást végzik speciális szerkezeti egységek: ügykezelés, általános osztály, az Office, a Titkárság (vagy titkárnő-asszisztens). Ezek az egységek kell állniuk szakemberek. Secretary-asszisztens is kell egy szakmai mértékben, attól függően, hogy a kezelői szinten és képzettsége.
Működés bármely közigazgatási apparátus, és általában minden munka a mi időnkben, el kell végezni, ha a követelményeket a tudományos szervezet. Ez azt jelenti, hogy nincs munka, hogy nem lett volna megszervezni helyesen, és az a személy, a munkát végző, ismernie kell a sajátosságait annak végrehajtását. Erre a munkára kell osztani meghatározott alkatrészekre - a legbonyolultabb a legegyszerűbb műveleteket. Minden résznek kell kidolgozni, hogy a legjobb módja, hogy megszervezze, mint bármely feladat nem részletesen, mindent meg kell átgondolt. Az ilyen átgondolt, jól szervezett műveletek és a tudományos munkaszervezés. Hogyan kell elvégezni egy adott munkát meghatározza a szabályozási és eljárási dokumentumokat.
A területen a szabályozás elsősorban a munka az információkat és dokumentumokat, amelyek a fuvarozók. Document objektum és a munka eredménye a menedzsment területén.
Munka információs dokumentációt támogatás áll azonos műveletek. Csak néhány téma azt végzik hagyományos módszerekkel (kézzel), a másik - segítségével a gépesítés és az automatizálás. De minden szakaszában a munka dokumentumokat marad. Ezért minden alapvető olvasási munkás vezetőségre ne csak megfelelően előkészíteni és végrehajtani dokumentumok, hanem tudom, hogy milyen munkát végzett velük.
Bármilyen munkát ma javul az új gépek és folyamatok. A területen a gépesített csak akkor működik, a dokumentumok és automatizálását feldolgozását szereplő információk a dokumentumokat.
De megmunkálás dokumentum helyezi saját követelményeit. Dokumentumok vonatkozó követelmények tekintetében a méretük, megrendelések feldolgozása, bemutatkozó szöveget.
Egy kiadott dokumentum csak egy egyszeri akció. Dokumentumok jelennek szorosan együttműködik egymással, és olyan rendszert alkot, dokumentumokat. Állami szabvány meghatározza a dokumentációs rendszer egy sor egymással összefüggő dokumentumokat adott tevékenységi területen.
Vannak a pénzügyi rendszerek, Az elsődleges számviteli és költségeinek számviteli tárgyak és tárgyak, számviteli és készpénz dokumentumok, szervezeti és igazgatási, és mások. Így minden menedzser képesnek kell lennie arra, hogy megragadja és tudni, hogy a dokumentációs rendszert, amellyel működik. Például a személyzeti osztály dolgozói tudnia kell, és képes arra, hogy végre, és a személyzet minden dokumentumot,
A dokumentumok is osztva bizonyos lépéseket. Minden egyes szakaszban a saját módszereit, így a maximális teljesítményt. Ez a munka kezdődik az átvételi és a kezdeti dokumentumok feldolgozása. Ez a szakasz, függetlenül a módszer az információk átadása: postai úton, személyesen, távirat, fax. Általános szabály, hogy ezt a munkát végzik központilag áll tisztán technikai műveletek során részletesen ismertetjük a szabályokat és előírásokat.
Regisztráció dokumentumok - fontos állomása. A regisztráció során nyilvántartást vezet a dokumentumokat kapott, de a legfontosabb dolog az, hogy írjanak a dokumentum paramétereket, amelyek lehetővé teszik, hogy megszervezzék a végrehajtásának felügyelete, valamint információs és referencia munka dokumentumokat, azaz a A regisztráció során határozza adatbázis dokumentumok keringenek a tárgy vagy a témában.
A regisztrációs dokumentumok szorosan kapcsolódik a következő lépés az ellenőrzés végrehajtása felett. Jól szervezett sürgős vezérlés lehetővé teszi, hogy bármely időben, mit kell tenni, és segít a téma, hogy hatékonyan megtervezni az idejét.
Hozzon iratnyilvántartásának függ a szervezet információs és referencia munkát. Szolgáltatás információs és dokumentációs szolgáltatások, illetve a titkár szükséges néhány percig tanúsítvány kiadására: hol, kitől, milyen stádiumban van a munka bármely dokumentumot, és válaszoljon a kérdésre: milyen dokumentumok információkat tartalmaznak egy adott kérdésben, amely érdekli. Regisztráció elvégezhető manuálisan - kartonon vagy automatizált - a számítógépen. regisztrációs okmány technológia jól meghatározott szabályozási és eljárási kézikönyvek.
Miután az elsődleges feldolgozás és a vételi papír érkezik a végrehajtás. Ez a szakasz a problémához kapcsolódó közvetlen áramlású kísérő dokumentum. A szállítási okmányt az ügyvezető fényvisszaverő rendszer irányítását. A feladatok világos elosztását és felhatalmazási dokumentumot azonnal beleszeret végrehajtását. Amikor zatsentralіzovanіy rendszer, amikor a vezető gondoskodik az összes, még a kis kérdéseket minden átadott neki a felbontást, majd végrehajtásáról. Előkészített dokumentum megy, úgy, hogy az alulról felfelé - a művész, számos jóváhagyások, hogy irány az aláírást. Dokumentálja a mozgás egyértelműen tükrözi operogramma és lehetővé teszi, hogy az összes ismétlődő és a felesleges műtét.
A következő lépés - a jelenlegi tárolási dokumentumokat. Bármely dokumentum használata után rögzített adatok azt a folyamatot, a funkciója a megőrzése és felhalmozása az információ, hogy ezt az információt mehet vissza, ha a szükség úgy kívánja. Ebből a célból a dokumentumokat úgy kell elhelyezni, hogy a kívánt dokumentum megtalálható néhány perc alatt. Mivel a dokumentumok letétbe a folyamat a téma, sok a szervezet a jelenlegi megőrzése megköveteli az előzetes besorolás, vagyis a terjesztési csoportok (az ügy), hogy működési kutatás. nómenklatúra ügyek - a legegyszerűbb osztályozó tervezték forgalmazásával üzleti dokumentumokat. Ez a szisztematikus Fejes ügyek, melyeket végeztek a régiókban.
Nómenklatúra - a legfontosabb dokumentum. Jól komponált nómenklatúra ügyek lehetővé teszi, hogy bizonyítja az aktuális dokumentumok tárolása. A készítmény azonban a nómenklatúra speciális szakértelmet igényel. Sok éves tapasztalat készítésére nevezéktan azt sugallja, hogy állítsa össze a tartomány csak egy szakértője az irodai és levéltáros. Ha a tárgy maga nem minősített, hogy a nómenklatúra, azt kell alkalmazni. az archívumban szolgáltatást. Cover esetben gyári nómenklatúra szerinti. Borítók és forgalmazása dokumentumokhoz azokban az esetekben is figyelembe kell venni különleges szabályokat.
Összeállítás a nómenklatúra az esetek kialakulását az esetek és a biztonsággal kapcsolatos vizsgálat értékének dokumentumokat. Az szakértelem, hogy megértsék a meghatározása a gyakorlati és tudományos értéke a dokumentumok, az időzítés a tárolásuk. Attól függően, hogy az érték a dokumentumok, hogy eltérőek a megőrzési idő: a rövid távú (legfeljebb 10 éves), a hosszú távú tárolás (alapvetően ez személyi tárolt dokumentumokat 25-75 év) és állandó. Dokumentum tárolási időszakok lehet meghatározni a speciális könyvtárak, amelyek úgynevezett „List of dokumentumok eltartható.” Jönnek a szokásos és a tanszéki. A standard műszaki létezik a dokumentumok kezelése, a tudományos és a műszaki dokumentációt, mozi - és képdokumentum; megyei listák szinte minden tevékenységi körök (kultúra, az egészségügy, a film, a mezőgazdaság, stb.) Intézeti lista részletesen tartalmaz dokumentumokat, amelyek létre a folyamat egy bizonyos területen. Eltarthatóságát meghatározott dokumentumok képződését esetekben, mivel egy dolog nem megengedett a dokumentumok létrehozására állandó és ideiglenes tárolási idő. Ellenkező esetben a dokumentumokat, hogy összefogja. Az eljárás a vizsgálati és nyilvántartási eredményei jól megállapított szabályozási útmutatókat.
1 Végül a végső szakaszban a munka dokumentumokat, hogy előkészítse az esetekben a hosszú távú tárolásra vagy helyezzük el őket az archívumban. Az operatív munka, mint általában, esetek használnak két év alatt - idén utoljára. Az előző években fel kell dolgozni, és át a levéltár a témában (ha van ilyen), vagy a váltás egy másik tároló szekrény. Belső kezelést végeznek a megállapított szabályok szerint. Ha ezt a munkát végzik rendszeresen, minden évben, az ügy tárgya lesz a rend és keresik a megfelelő fájlok és dokumentumok nem lesz nehéz.
Az eljárás előkészítése és feldolgozása a dokumentumok és a szervezet valamennyi munkafázisokat velük részletesen a szabályozási és eljárási dokumentumokat. A csomag dokumentumok kell lennie minden alany vagy objektum, és ha nagyok - minden szerkezeti egység.
Levéltárosok, akik kontroll tárgyak tevékenység vagy szervezeteket kell, elsősorban, hogy a konzultáció, hogy meghatározzák, milyen legyen az alany vagy a tárgy a szabályozási és eljárási iratok segítségével, amely megtalálható a válasz számos kérdése előállítására, feldolgozására, dokumentumok kezelése.
A csomag a normatív módszertani dokumentumok két részből áll. Az első rész legyen egy nemzeti szintű szabályozási és eljárási iratokat, amelyek meghatározott teljes értékesíteni kell a levéltári intézmények, nem csak a központban, hanem a területen. Ezek a dokumentumok a következők:
- Állami támogatás rendszer dokumentációja
kezelése. A főbb rendelkezések. Általános követelmények dokumentumok és
dokumentáció támogató szolgáltatások.
- Normál oktatás spravoznavstva a tárgyak és tárgyak.
- Egységes rendszer dokumentációt. A rendszer a szervezeti és adminisztratív dokumentációt. a regisztrációs dokumentumokat.
- Alapvető szabályok a megyei levéltár.
- A lista a szabványos dokumentumokat, melyeket a folyamatban
tevékenységének állami bizottságok, tárgyak, akiknél a fogalmak meghatározását
A második rész a csomag képződik a szervezeti, szabályozási és eljárási iratok a téma. Ez magában foglalja:
- Charter vagy a helyzet az objektum vagy a témában.
- A helyzet a szerkezeti egység (ha az alany egy elágazó szerkezetű).
- A munkaköri leírások az alkalmazottak strukturális egységét.
- Útmutató a magatartása ügyek a szervezet.
- Munkaidő nyilvántartás formája strukturális alegységeinek dokumentumok vagy
a téma egészét.
Az utóbbi három dokumentumot instrukciója hivatal meg kell határozni a témáról írta példák, a nómenklatúra és ügyek jelentés kártya formájú dokumentumok mintáit tárolható dokumentumok alapján kifejlesztett egy önhordó vagy alkalmazottja a helyi archívum szolgáltatás.