Javítás az archívumban
A cikkben, akkor megismerhetik a fontos pontokat kapcsolatos elrendezése és javítása archív helyiségek, milyen követelményeket kell figyelembe venni, kiválasztja anyagok, bútorok és berendezések, valamint azt, hogyan kell megszervezni a szoba szempontjából kényelem és hozzon létre egy navigációs fájlt.
Határozza meg az elhelyezés szerint ARCHÍVUM
Nem titok, hogy az a helyszínen tárolására levéltári dokumentumok egy viszonylag kis szervezetek gyakran igazítani szoba található, távol a központi irodában. Sőt, ezek a lehetőségek a műszaki berendezések és az állam gyenge. Ilyen körülmények között, az idő múlása nem csak elveszíti a tárolt felvételek eredeti formájában, de maga a szoba feletti ellenőrzés szükséges műszaki állapota:
• évente egyszer során higiénikus kezelése archív helyiségek;
• egyszer minden 5 évben idején meglétének ellenőrzése és az állami dokumentumokat.
Javítási munkákat végezték, mint a meglévő archívumok és azokban birtokok, ahol csak azt tervezte, hogy a dokumentumot (utazás esetén más hivatali szervezete, bővítése, stb.)
Javítások elvégzése egy szobában által használt archív - komplex és hosszú, de ez ad több lehetőséget:
• Ha a dokumentumokat ideiglenes tárolására (az időszakra javítási munkák) képes érzékelni kárt a dokumentumokat, amelyek korábban nem voltak láthatók;
• mozgatásakor mappák egy kényelmes lehetőséget, hogy válasszon a dokumentumokat eltelt tárolási idejű ügyletek, hogy ne hozza vissza őket, azt követően, hogy az archívum
• Ha szükséges, meg lehet változtatni a megállapodás a polcokon terv a nagyobb kényelem, a munka az optimalizálás helyiség (Szellőztető, csere világító eszközök, stb), annak érdekében, (változás) Berendezés: elválasztólapjaként mappák, dobozok tárolására elektronikus dokumentumok, azonosító táblát a állványok, létrák.
Ez a „tavaszi nagytakarítást” archive minőségi teljesítményt fogja a dokumentációt az előírt formában és biztosítja a szoba sokáig ápolt megjelenést.
Javítási munkákat egy üres szobában, és a szoba tele van a dokumentációt, el kell végezni, figyelembe véve a követelményeket tárolására archív dokumentumot, amely, sajnos, nem mindig tartják be. Mivel a vizsgálat, „praktikus stílus fejlődése (adaptáció) helyiségek levéltári szolgáltatás, a legtöbb esetben, felületes és szakszerűtlen”, így az előkészítés és végrehajtása javítási munkát kell végezni felügyelete alatt a szakember felelős a Szervezet irattárában.
# 9689; Mi köze a dokumentumot? Ezt a problémát meg kell oldani az első.
Mozgás a dokumentációban, valamint elemei a helyzet és tervek, biztosítva a biztonságot, lehetőség van két módja van:
• alkalmas ideiglenes tárolására más alkalmas helyiségek;
• kihasználni az átmeneti megőrzési a szervezeten kívül (outsourcing).
Az első esetben azt kell megbecsülni mennyiségű dokumentációt és munkaerő mozgását, a második - a pénzügyi kapacitása a cég. Amikor kiválasztja a második lehetőség ráfordítások többször, hiszen amellett, hogy a havi fizetés a távoli tároló is meg kell fizetni a földmunkák és a szállítási dokumentációt.
# 9689; Arra számítunk, az archív terület. Ha felállítása csak az archív szoba, fontos, hogy kiszámítsa a területen. A kényelem, a települési területek szükséges levéltárak, szakemberei kidolgozták a következő módszerrel:
Kiszámításához is tudniuk kell, az esetek száma és az archívumban tárolt tárolni kell, és azt is figyelembe kell venni, hogy hány új eset jön a következő néhány évben (3-5 év).
Számítási példa. Például abban az esetben az archív átmenetileg tároljuk (10 év) és az állandó tárolására. Minden évben előállított 60 esetben az ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és 45 - állandó (szám venni a nómenklatúra szervezet ügyek). Ebben az esetben elhelyezésére esetekben az archívumban szervezet alakult egy év, akkor lesz 3,5 polc állvány 1 méter hosszúságú és 30 mappák, például a „koronát” minden. Azaz, 5 év lesz szüksége 17,5 polcokon. Kerekítés szükséges összeg az egész polcok száma: legalább 4 polc állvány kell hagyni a tartalék. Rendszeres megsemmisítése ügyek, az eltarthatósági lejárt, ismét megkapta az esetben kerül sor a polcokon felszabadult.
# 9689; Az archív szoba követelményeknek. Nem minden szoba elhelyezésére alkalmas levéltári dokumentumokat.
Ne használjon kopott, nyers, fűtetlen, nem felelnek meg az egészségügyi követelményeknek a helyiségek és alkalmazott vendéglátó-ipari szolgáltatások épület létesítmények, élelmiszer raktárak és szervezetek tárolására maró és gyúlékony anyagok, illetve a veszélyes vagy alkalmazása vegyipari technológiákat.
Archív létesítmények biztonságosnak kell lenniük a tűz kapcsán, oltalomban árvíz, van egy menekülési útvonal. Azokon a területeken nem lehet víztartó gáz és a fő vezetékek.
Elhelyezés a levéltár a ház a dokumentumokat kell figyelembe működés vizsgálata után a különleges bizottság. A vizsgálat felméri a helyiségek, és beállítja a fitness. A bizottság képviselőit foglalja magában levéltári műveleti, tűzvédelmi, biztonsági, egészségügyi és egyéb speciális szolgáltatások. A vizsgálati eredmények alapján jár.
Bekötése tárolás kell rejteni, aljzatok - lezárt, hordozható elektromos berendezéseknek kell gumi szigetelésű vezetékek.
Általános és padló megszakítók egy szabadtéri tároló. Lámpák kell fedezni szilárd árnyalatok.
A tároló használata tilos tüzet, vízmelegítők, forgalomba idegen tárgyakat.
Javítási és szerelési munkát végeznek megfelel a védelmi intézkedéseket, védelmét és megőrzését dokumentumokat. levéltár helyisége kell ellátni a riasztást.
A hiányzó ablakok megengedhető jelenlétében vagy a tároló természetes szellőztetés, amely 2-3 légcserét óránként. A tároló területek felszerelt légkondicionáló rendszerek, fenn kell tartani az optimális hőmérséklet és páratartalom körülmények között, figyelembe véve a sajátosságait típusú dokumentumok: a papír dokumentumok - Hőmérséklet 17-19 ° C, a relatív páratartalom 50-55%; Fekete-fehér film anyagok - 15 ° C-on és 40-55%), színes - 2-5 ° C-on és 40-55%; dokumentumok mágnesszalagon és a hordozó lemez - 15-20 ° C-on és 50-65%. A hőmérséklet és páratartalom szabályozható hőmérők és higrométer.
Készítsen Navigációs szoftver archív
# 9689; Rajzolj egy elrendezést a levéltári alap. A számítás alapját az archív terület sorsolás (akkor kézzel) grafikus elrendezés alapjainak új tároló létesítmények, azaz a gépen elrendezése az állványok számát jelzi alapok kell helyezni ez a rack területen (1. példa). Grafikusan, felveheti a megfelelő magyarázatokkal (szöveg dekódolás). A rendelkezésre álló és alapos tanulmány egy ilyen rendszer egyik feltétele a minőségi mozgás nagy mennyiségű levéltári fájlokat.
# 9689; Felsorolni állványok, polcok, dobozok. Annak érdekében, hogy a félreértések elkerülése végett a dokumentumok terjesztése után javításra van szükség, mielőtt elkezdi felsorolni az összes állványok és polcok, ha ez nem történt meg korábban. Minden szobában állványok és szekrények vannak a számozás: ők sorrendben vannak számozva balról jobbra a bejárat. Polcok a polcok és a szekrények vannak számozva fentről lefelé balról jobbra (ábra. 1).
Kétoldalú TéT állványok kezdő sorszám egyik oldalon a fal, hozta a külső széle a polcról, és továbbra is a másik oldalon.
# 9689; Töltsük fel egy alapot ukazatelis postellazhnye és kijelölése a dokumentumok tárolására. A könnyebb keres dokumentumok az archívumban, és létre kell hozni egy alapot postellazhnye felmérés markerek. Így egy alapot topográfiai index kártya készül külön-külön minden egyes archívumok (2. példa) és postellazhnogo topográfiai indikátor kártya - minden egyes rack-(3. példa).
# 9689; Követelmények elhelyezése állványok. Az alkalmazottak a szervezet fontos, hogy azok a lehető leggyorsabban, hogy megtalálják a szükséges dokumentumokat, és ezt az elhelyezése állványok a szobában kell bizonyos feltételek teljesítése esetén:
Tárolására dokumentumok, amelyek nyakára korlátozott hozzáférést a tároló telepíteni kell, amelyekben és fém szekrények. Elhelyezésére ilyen okmányok kiosztott külön tároló.
Mit kell figyelembe venni, amikor látják ARCHÍVUM
# 9689; Az anyagok kiválasztása követelményeknek. Ön, mint a szakértő felelős az archívumban, és részt vesz az anyagok kiválasztásával, akkor meg kell határozni a műszaki követelményeket - bízza a többit a szakemberek. Fontos, hogy legyen tanúsított anyagok, nem szennyeződik, és nem forrása por vagy korrozív vegyszereket.
Megfelelő anyagok kiválasztása - a legfontosabb feltétele a sikeres javítás. Kiválasztásánál anyagok a javítás az archív szoba, vegye figyelembe, hogy van egy lista az anyagok lehetnek sertifikatsii5:
• 2523 - Cement;
• 4863 - berendezések Légkondicionáló;
• 2388 - Festék és lakk
• 3530 - Hálózati kábelek állandó csatlakozással a feszültség 1 kV;
• 5331 - Fakitermelő minőség;
• 5620 - Speciális bútorok.
Ha egy nem minősített termékek, előfordulhat kellemetlen helyzeteket.
Például, miután egy rosszul elvégzett javítás a padlón az Archives Levéltári Szolgálat a Novoszibirszk régióban dokumentumok folyamatosan szennyezett por, ami úgy alakul ki a pusztítás a burkolatot az tehergépkocsi kerekei, amelyek szállításhoz használt archív fájlokat.
# 9689; Hardver követelmények archívum telephelyén.
1. ajtók lépcsőházak és a lift lobbik kell önzáródó tömítéssel a ívek. Készülék önzáró ajtókon kell lennie megfelelő sostoyanii6.
Archives (kivéve az archívumokat, amelyek székhelye a védett területen) vannak felszerelve ajtók kiváló műszaki védelem a lehetséges hacker, felszerelt nagy biztonsági zárral. Az ablakok az első emeleti szoba kell felszerelni zárható bárokban. vészkijárat ajtók emeleti folyosókon, folyosók, előterek, folyosók, lépcsőházak és szobák archívuma kell nyitni szabadon és ki az épületből a kijárat felé, kivéve az ajtónyílás amely nem szabványosított követelményeinek normatív dokumentumok tűzvédelmi (para. 3.1 Különleges előírások).
2. A csomópontok a falak, a padló és falazat különféle segédprogramok kialakított nyílások és a hézagokat le kell zárni, habarcs vagy egyéb nem éghető anyagból (p. 2.15 Különleges szabályok).
4. szőnyegek területeken tömeges tartózkodás emberek (50 fő vagy több) kell mereven csatlakozik a padlóra (3.4 §. Különleges előírások).
5. Archive lehetőséget kell biztosítani az elsődleges tűzoltó eszközökkel.
Tűzoltó készülékek. Minden archívum, laboratóriumi és gyártási, tárolási és iroda, valamint a technológiai szerelési kell ellátni tűzoltó használt lokalizáció és felszámolása kis tüzek és tüzek korai fejlődési szakaszban. Minden emeleten kell helyezni legalább két kézi tűzoltó készülékek.
A védelem a helyiségek archívumok előnyösen alkalmazható Hűtőközeg-és szén-dioxid tűzoltó ahol a megengedhető legnagyobb koncentrációja oltóanyagként.
Telephelyén felszerelt automata tűzoltási berendezések, tűzoltó készülékek vannak 50% alapján a kiszámított összeget. A távolság a lehető kitörése tűzoltó elhelyezése előtt nem haladhatja meg a 20 m (Sec. 9.5 Különleges szabályok). Ezen kívül minden tűzoltó kell egy nyomtatott sorozatszámot a test fehér festékkel, és az útlevelet az előírt formában.
Készülékekről kell helyezni prominens posztokat közelében kilép a helyiségeket nem haladó magasságban 1,5 méter (Sec. 9.6 Különleges szabályok).
# 9689; tűzvédelmi követelményeknek.
# 9689; bútorok archív követelményeknek. Archives kell ellátni fém állványok. Ez lehetővé tette a megelőző időszakban a rekonstrukció (felújítási) épületek (helyiségek) Archívum kiaknázása meglévő helyhez fapolcokon kezeljük égésgátló (Sec. 4.2 Különleges előírások).
Értékesítési megtalálható állványok elektromosan, mobil és vezetékes, de tekintettel a magas költségek az első két legnépszerűbb metal archív polc állványok (ábra. 2).
Ezek az állványok számos előnye van:
• Minimális tömeg kialakítás;
• lehetőségét épületrész;
• Sarok polcok;
• állványok lehet felszerelni, hátsó és oldalfalak határolják korlátozók.
A fém szekrények, széfek, szekrények, polcok és rekeszek ládák fém polcok és válaszfalak lehet használni, mint egy kiegészítő vagy speciális berendezések. A tárolási kell vásárolnia dobozok vagy fém szekrények segédletek és nyilvántartások levéltári dokumentumokat. Vannak még raktárak tárolására elektronikus dokumentumok (3.).
Ahhoz, hogy a kapcsolódó berendezések közé tartoznak archív kocsi (ábra. 4), létráját (ábra. 5).
Bútor és berendezés úgy kell telepíteni, hogy azok nem akadályozzák evakuálás szélesség között halad a berendezés legyen legalább 1 m.
