Tudom, hogyan kell ... megszervezni az iroda a személyzeti osztály
Foglalkoztatás szakember csatlakozik a létrehozását, feldolgozását, felhasználását és tárolását számos dokumentumot. Ezek a dokumentumok általában vonatkozó információkat tartalmazza a munkavállalók személyes adataival, és védeni kell a jogosulatlan hozzáféréstől.
Nyilvánvaló, hogy mindez ró súlyos kötelezettségeket a szervezetek vezetőit és felelős tisztviselők megőrzésére dokumentumok személyzet. Ez azt jelenti, hogy minden munkáltatónak ki kell dolgoznia egy sor jogi, szervezeti és gyakorlati intézkedéseket annak érdekében, tárolás és az ilyen dokumentumokat. Arról, hogy hogyan szervezik meg az „ideális” iroda személyzeti osztály, azt mondja, hogy valaki, aki pontosan tudja, hogyan kell csinálni helyesen.
Beszélni, hogyan kell megszervezni a tárolóhely a személyi okmányok, kezdjük azzal, hogy rámutatott a Humánerőforrás valójában két különálló részből a dokumentumfilm alap.
Part 1. Hozza létre a szervezet, és kapott más szervezetek és strukturális alkörzeteit eredeti és másolati példányának dokumentumok minden szempontból a szervezet, a helyzet az osztály, alkörzeteinek, tisztviselői személyzet utasításait. Egy remek hely a személyzeti osztály is hozzá levelezés szervezetek és magánszemélyek különböző kérdésekről, anyagi helyzete ellenőrzésének személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz, a szerkezeti egységek a szervezet.
2. rész: Személyes fájlok alkalmazottak és más feljegyzések, dokumentumok tanúsító alkalmazottak és mások.
Szakemberre benyújtott dokumentumok befejezése után végrehajtás esetén összhangban a nómenklatúra. Az ügy bizonyos időszakokban (általában 2-3 év) tárolja szekrények a személyzeti osztályon. Ezen időszak után az eset DC és a hosszú távú (10 év alatt) továbbítjuk a archiválás szervezése és tárolása határidők esetén maradhat a kiszolgáló személyzet lejárta előtt megadott tárolási idő, majd kiosztott megsemmisítésére elkészítésével egy speciális műszer.
Az eltarthatósági ideje a dokumentumok jegyzékben meghatározott alkalmazni kell minden olyan szervezet, függetlenül a tulajdonosi (Art. 1.2 List).
És milyen lenne az?
Felelősség a személyzet biztonsága okmányok vezetője Humánerőforrás és ahol nincs személyzeti osztály, -kadrovy munkás. Ezért a feladat nem csak a megfelelő munkaszervezés dokumentumokat, hanem mindenekelőtt a feltételek megteremtése biztosítani a biztonságot.
Jellemzők tároló személyi okmányok feladatszervezésen miatt korlátozzák a jogosulatlan hozzáférést a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz az alkalmazottak, és a hatékony információkeresés.
Szervezet munkatársai szolgáltató létesítmények
Ha egy szervezet nem lehet hely, de legalább az alapvető feltételeket kell végezni.
Feltételek 1. A helyiség kiszolgáló személyzet kell ellátni tűz és betörés riasztást.
Feltétel 2. Kívánatos, hogy a bejárati ajtót, személyzeti volt kettős fém és ablakok védik a fém rács.
Feltétel 3. A helyiség nagynak kell lennie ahhoz, hogy egyrészt a feltételeket biztosítunk a működését a kisegítő személyzet, másrészt volt egy hely az szekrények és széfek tárolására dokumentumok aktuális.
A nap végén az összes ajtót (beleértve a belső) szükséges lezárni a megbízható zárak és zárjuk személyes pecsét a fejét személyzeti szolgáltató. A kulcsokat az ajtók kell festeni egy speciális folyóirat. Egyidejűleg bekapcsol, és ellenőrizte a megbízhatóságát riasztóval.
Bérbeadással fegyveres és hatástalanítja a telephelyén, a személyzeti osztály vezetője szolgáltatás (kivéve a hivatalos felelős magatartás az emberi erőforrás menedzsment). Helyiségek csak akkor engedélyezett jelenlétében ezek a személyek. Olyan esetek, mappák dokumentumok, irattartók, számítógéppel olvasható dokumentumok, számviteli folyóirat, üzleti könyv, munkafüzet tárolja a személyzeti irodában munka közben és nem munkaidő fém véglegesen lezárt szekrények. Kívánatos, hogy minden alkalmazott volt egy szekrénybe tárolótömbjeit rendelt neki a dokumentumokat. Ebben az esetben a pecsétek, bélyegzők, nyomtatványok, dokumentumok és a kulcsokat a szekrények dolgozó alkalmazottak, mint általában, tartani a biztonságos vezetője személyi szolgáltatás.
iratkezelési szabályok
Annak érdekében, hogy a biztonsági személyes adatok, ha dolgozik dokumentumokat be kell tartani az alábbi szabályokat.
1. szabály Az asztalon, hogy csak azokat a dokumentumokat, amelyek jelenleg fut.
2. szabály A többi tárolja a dokumentumokat zárt szekrényben.
3. szabály Végrehajtható dokumentumok kerülnek a mappában, ami azt jelzi, hogy milyen intézkedéseket tett velük, mint például „A kötőanyag a személyi ügyek”, „küldeni”, és így tovább. N., vagy a nevét a személyzet, hogy működjön együtt a dokumentumokat, amelyek kapcsolódnak. Nos, ha minden mappában lesz egy leltár a dokumentumok.
4. szabály eszközöket, amelyekkel a munka befejeződött, haladéktalanul benyújtani a megfelelő esetben.
5. szabály végén a nap összes dokumentumok, fájlok, papír és notebook munkaajánlatok, oktatási és referenciaanyagok eltávolítására fém szekrények, széf, zár és zárjuk le a tömítést.
6. szabály végén a munkanap, az asztalon nem kell semmilyen papírt. Szintén ellenőrizze a doboz papír és győződjön meg arról sem dokumentumokat arra nézve, hogy érdekesek lehetnek egy harmadik személy.
Szabály 7. Pecsétek, bélyegzők, alkot dokumentumok, kulcsok a szekrény tartani a munka csak a biztonságos vezető ellés kereteket.
A 9. cikk Computers végén a munkanap blokk, vagy húzza ki a hálózatból.
Szabály 10. Ne hagyjon dokumentumokat vagy hivatalos feljegyzést az asztalon, nem hagyják el a konyhaszekrény kinyitotta és a számítógép - nezabloki-ment, amikor kilép a kabinet.
Helyezze a dokumentumot a padlón, párkányok, az osztályozatlan cölöpök
Feltételek dokumentumok tárolására
A személyi iktatási rendszer meg tudja különböztetni a két szakaszból áll: a jelenlegi (működési) és az azt követő (archív).
Tárolása és felhasználása dokumentumok kezdettől fogva, és mielőtt az esetre, amelyben vannak csoportosítva egy archív úgynevezett jelenlegi (működési). Jelenlegi tárolási esetben végzett helyén kialakulását. Például olyan dokumentumok, amelyek létre a szolgáltatást a személyzet, akkor és tárolják.
Aktuális tároló van osztva két altípusa:
- dokumentumok tárolása során azok végrehajtását;
- tárolása végrehajtott dokumentumokat. Aktuális dokumentum tároló eszköz tárolja őket az eredeti. Ezért a személyi szolgáltatást nyújtó szervezeteket a megrendeléseket személyzet csak eredeti.
Tárolási feltételek mellett kell védik a dokumentum kár, káros hatásai a környezetre, és kizárja a veszteség. Általános szabály, hogy erre a célra a telephelyén, a személyzeti osztály és az archív meghatározott fém szekrények, széfek, szekrények, polcok, stb megkönnyítsék a keresést a dokumentumok szekrények elhelyezett példányban a nómenklatúra ügyek, valamint a hátán a takarót esetben - .. az esetek száma nómenklatúra szerint.
Ha tudja, hogy egy bizonyos dokumentumot kell másolni egy adott frekvencián, azt el lehet távolítani egy példányát a jó minőségű, és továbbra is dolgozni vele
A szobaszerviz személyzet, amely otthont ad számos dokumentumot, amelyeket meg kell támasztani egy stabil hőmérséklet és a páratartalom, mint a papír, különösen veszélyes, nem annyira a magas és az alacsony hőmérséklet és a páratartalom, a gyakori változások ezen mutatók. Természetesen a dokumentumok tárolására egy külön mappába csukott ajtók, annak érdekében, hogy minimálisra csökkentsék a hatása a legnagyobb ellensége a papír - a por. Ugyancsak tanácsos tartani a dokumentumokat a szekrényben átlátszatlan ajtó. Ez nem csak a legnagyobb tárolási biztonság, hanem az a tény, hogy a papír a fény káros hatásaival, különösen az UV fény.
Tudnia kell, hogy
Szabályzat megsemmisítése dokumentumok
Az egyik szakaszában az életciklus emberi dokumentumok azok megsemmisítését. Az okok különbözőek.
Ok 1. Jogi rombolás szervezetek lejárta után a megőrzési idő.
2. érv Destruction vagy sérülés gondatlanságból, ennek eredményeként a balesetek és természeti katasztrófák, természeti és ember okozta katasztrófák.
referencia
Archív szervezet A helyiség kell szigetelni, felszerelt biztonsági és tűzjelző. A szükséges méretek a szoba kell a dokumentumokat, beleértve a személyi és viszonylag könnyen kiszámítható alapján a méretek (hossz) archív polc és az átlagos vastagsága (1-1,5 cm) a normál esetben, figyelembe véve, hogy a standard archív állvány 2 m magas 30 12 cm-es van ilyen polcokon. A működési távolság a polcok között legyen legalább 80 cm, a tűz fejtés folyosókon -. 120 cm Külön kell tekinteni által elfoglalt terület fém szekrények és széfek, és az átlagos esetszám, hogy lehet helyezni őket. Fürdőzés után minden ezeket a számításokat, akkor elég pontosan meghatározza, hogy milyen archiválási szükséges hely elhelyezésére a dokumentumokat.
Ebben a tekintetben a személyzeti irodában kell megoldani két egymásnak ellentmondó célokat.
Probléma 1 elpusztítani dokumentumok minimalizálása (és jobb - teljesen megszünteti) a valószínűsége, hogy helyreállítja az abban foglalt információ.
2. feladat: Állítsa vissza a dokumentumot, és a bennük tárolt információk kár esetén vagy megsemmisítése dokumentumokat. Milyen módszereket és technológiákat, hogy lehet használni.
Az első kihívás tárgya a jogszabályok végrehajtását és üzleti kötelezettségek biztosítása megsemmisítése dokumentumok a feleslegessé vált a szervezet, valamint a kapcsolatos kérdésekkel az informatikai biztonság.
A második probléma, szerencsére, meg kell oldani egy sokkal kevesebb. És kívánatos gondolni előre, és cselekvési tervet, hogy megmentsék a sérült dokumentumot tűz esetén vagy az árvíz.
- pusztítás engedélyezni kell (azaz tiltja a jogtalan megsemmisítés rekordok kibocsátása nélkül az érintett dokumentumok ..);
- Ez tilos tönkretegyék kapcsolódó dokumentumok megy, vagy küszöbön álló eljárásban peres vagy vizsgálatot;
- megsemmisítése dokumentumokat kell elvégezni megőrzése titkosságát azokban foglalt információk;
- Meg kell semmisíteni minden okmányok másolatát kiválasztott megsemmisítésre, beleértve a biztosítás és a biztonsági másolatok és másolatok hosszú távú tárolására.
referencia
Shredirovanie - a leggyakoribb és legnépszerűbb ma eljárás megsemmisítése papíralapú dokumentumokat. Vonzza az alacsony ára, a „zöld”, kellő megbízhatósággal.
A fő előnye - a dokumentumok is meg kell semmisíteni szakaszosan, ráadásul nem kell szánni egy csomó hely ideiglenes tárolására gyűjtött anyagok megsemmisítésére. Ebben az esetben könnyebb biztosítani az okmányok biztonságát és az abban foglalt információk. Ez az a verzió aktívan használják a munkát, és sok szervezet a követelmény kötelező megsemmisítése dokumentumok aprító benne van a belső szabályozások.
Amikor kiválasztunk egy aprítógép, a szakértők tanácsot, hogy vegye figyelembe a szám a napi felszámolás dokumentumokat.
Ajánlott napi terhelés - fontos tényező, hogy figyelembe kell venni, amikor kiválasztja a készüléket. Egy másik fontos pont - mennyi bizalmas információkat. Függ ez a szint a titkosság és romboló típusú vágás.
A szint titoktartási által biztosított aprítógépek, mivel a maximális méret a fragmenseket, amely vágott papír vagy más médium.
Szerint a nemzetközi szabvány DIN 32757-1 különbözteti öt adatvédelmi szint:
- adatvédelmi szintet rendelt az első modell, kiadja a sávszélessége 1,2 cm. Recover dokumentumot a chipek is, bár akkor bütykölni. Ezért az ilyen aprító használják elsősorban tisztítására az asztalon;
- második szintű biztonság nem sokkal súlyosabb. A készülék termel csíkok nem szélesebb, mint 0,6 cm Az ilyen eszközök köszönhetően kedvező áron elterjedt eléggé széles körben .;
- Aprító harmadik szintű titoktartás lehet használni, hogy elpusztítsák a bizalmas, de nem titkos dokumentumokat. A papír vágjuk 0,2 cm széles csíkokra vagy fragmensei legfeljebb 0,4 x 6 cm-es Recover dokumentum tartalmát elpusztult módon szinte lehetetlen .;
- A minősített dokumentumok ajánlatos használni aprító még nagyobb teljesítményű, a negyedik szintű titoktartás. Ebben az esetben a dokumentum darabokra vágjuk nem nagyobb, mint 0,2 x 1,5 cm-es, azaz a kis chipek alkalmas, kivéve, mint építőanyag ..;
- és végül a megsemmisítése szigorúan titkos iratok aprító, így a kimeneti formátum töredékei 0,08 x 1,3 cm. Tény, hogy a dokumentum lesz a „por”, és nem lehet visszaállítani, még a laboratóriumban.
Amikor kiválasztunk egy iratmegsemmisítő kell támaszkodni csak a valóban szükséges szintű titoktartás, így befolyásolja az árat, és a gép teljesítményét.
Ne felejtsük el, hogy a hivatal - nemcsak nélkülözhetetlen asszisztens az irodában, de nem kis részlet a belső tér. A tartomány minden gyártó megtalálható világos és sötét minták klasszikus vagy futurisztikus design. A dekoráció alkalmazott fém, átlátszó műanyag, fények különböző színű.
Szabályai kiszolgáló személyzet a látogatók
Amellett, hogy a dokumentum műveletek, az alkalmazottak, a személyzeti osztály sok időt töltött a állampolgárainak fogadását (a szervezet alkalmazottai, az alkalmazottak, az álláshirdetésre jelentkezők és mások.). Ez a fajta munka szigorúan szabályozni kell, t. Hogy. A látogatók jelentenek bizonyos veszélyt az informatikai biztonság személyzeti osztályra.
Az illetéktelen személyek behatolása a szobában részleg jobb szabályozás: a látogató által azonosított útlevél vagy hivatalos személyazonosító igazolvány.
Győződjön meg arról, hogy az óra a látogatók fogadásának az asztalon nem volt extra dokumentumokat.
Reméljük, hogy a javaslatok segít megszervezni a szoba kiszolgáló személyzet és a munka dokumentumok személyzet, hogy az megfeleljen a megőrzése ezeket a dokumentumokat nem teljesülnek.