Tárolása elektronikus dokumentumok hogyan kell tárolni aláírt dokumentumok elektronikus aláírással ellátott
Mozgó elektronikus dokumentum vállalkozók, szervezeteknek meg kell gondolni, hogyan lehet továbbra is fenntartani egy archív. A mi médiatár dokumentumok elektronikus formában, és hogyan kell ellenőrizni a jogi érték?
Milyen formátumban és milyen média dokumentumok tárolására
Mi a probléma?
Különböző számviteli, üzleti és személyi iratok a szervezet kell tartani néhány éve, hogy több évtizeden keresztül. Például a számviteli forrás dokumentumokat kell tárolni öt év után az év, amelyben voltak utoljára használt számviteli.
Jó esély van, hogy a dokumentum, amely azért jött létre néhány évvel ezelőtt, nem lehet olvasni hiánya miatt a kívánt eszközt vagy programot. Például ma nehéz olvasni az adatokat egy 3,5 hüvelykes hajlékonylemez, de 10 évvel ezelőtt volt egy közös média.
Tartsa a dokumentum akkor ebben a formában, amelyben azt létrehozták. Ha megváltoztatja a méret, az elektronikus aláírás nem egyezik a dokumentumot. Ennek megfelelően bizonyítani a hitelesség már nem lehetséges.
Hogyan döntsem el?
Hogy oldja meg ezt a problémát, akkor rendszeresen felülírása adatok korábbi hordozók modernebb. A szoftver oldalon, az összes jelentős fejlesztők az új változat a termékek támogatják a formátumot a korábbi verziók.
Ha az árfolyam végezte el EDI szolgáltatás üzemeltetője, a dokumentumok rendelkezésre bármikor. Nagy szolgáltatók folyamatosan tárolja a dokumentumokat a „felhő”, és megnézheti őket, fel- és letölteni adatokat az elektronikus aláírás tanúsítvány, amellyel írták alá. Minden, amire szüksége van az internet-hozzáférést.
Hogyan lehet ellenőrizni a jogi értéke dokumentumok
Mi a probléma?
Az elektronikus aláírás azonosítja az aláíró személy a dokumentumot, és védi a dokumentumot változások aláírása után. De az elektronikus aláírási tanúsítvány lejárati idővel rendelkezik - legfeljebb 15 hónap, és érvényesnek az elektronikus aláírás is szükséges lehet néhány év alatt.
Hogyan döntsem el?
Ezt a problémát oldja meg a szolgáltatás timestamps, amelyek kínálják a tanúsító központok és információs rendszerek. Az elektronikus aláírás időpontjában annak létrehozását hozzáadunk további attribútum - bélyeg vagy időbélyeg.
Továbbá, a szolgáltatás csatolni kell az aláírt dokumentum egy listát a visszavont tanúsítványok ezen a ponton. Aláírásával a listát az e-aláírással ellátva, a szolgáltatás megerősíti, hogy az aláírás időpontjában érvényes aláírás.
Az aláírás ebben az esetben meg kell erősíteni lejárta után a bizonyítványt. Elektronikus aláírás időbélyeggel úgynevezett fejlett. Egy ilyen aláírás nem csupán leegyszerűsíti az archiválási elektronikus dokumentumok, de az is előfeltétele az elektronikus dokumentum az információs rendszerek egyes közszolgáltatások (például GIS GMP, FCS) és az elektronikus kereskedési platform (Fabricant. Energia-Trading).