Jellemzők dokumentáció menedzsment információs bázisok építése klerikális
Alapjai épület nyilvántartási folyamatok
Jelentés iroda társadalom
A folyamat ellenőrzése az üzleti eljárások végzik együtt megvalósítása valamilyen cél előre meghatározott struktúra, amely leírja a funkcionális szerepek a résztvevők és a közöttük lévő kapcsolatok. Az üzleti folyamatok - a logikus lépés az üzleti folyamat, amely végrehajtja a szükséges a teljesítéshez.
Ezzel a művelet hivatali látszik beleszőve az üzleti eljárások, ahol csatolni kell a vonatkozó dokumentumokat.
Végző szervezet üzleti folyamatok - a gyakorlati módja a létesítmény gazdálkodási és irodai szervezet - egy dokumentumfilm szoftver.
Az érték a hivatal a társadalom számára elsősorban azért, mert a segítségével a közigazgatási dokumentációja tükrözi a viszony, hogy felmerülhet a folyamat rögzítéséről kapcsolat hivatalos és magán, az üzletmenet közötti megállapodások jogi személy vagy személyek, folyamatok, döntéshozatal és végrehajtás, valamint a mindennapi életben.
Különösen fontos az a papírmunka végrehajtásának nyomon követésében és szervezeti vikonanіm irányítási döntések ad ki annak érdekében, hogy a megrendelés, vagy hogy egy állásfoglalást - ez csak az első lépés a közigazgatási eljárás. Hoz megoldások művészek, szervezése a végrehajtás a közigazgatási határozat, a munka összehangolását a beosztottak, motiválja őket a feladat ellátása, állapotának ellenőrzésére feladatok végrehajtását is a legfontosabb linkek a technológiai folyamatok működésének bármely intézmény.
Tökéletesen korrigált papírmunka jár egy bizonyos szint felett a döntések végrehajtását. Ez egyszerre teszi lehetővé hibákat, ezek elkerülésére a jövőben vezetési struktúrát ad sajátosságait és a hatékonyságot, lehetővé teszi, hogy építeni a tökéletes rendszer, hogy működjön együtt a dokumentációt - naukovouporyadkovany iránymutatások, normák, szabályok és irányelvek A folyamatot irányító dokumentumfilm karbantartása annak működését.
munkafolyamat állapota jelentősen befolyásolja a hatékonyságot, a költséghatékonyság és a megbízhatóság a létesítmény a közigazgatási apparátus. Ha a munkafolyamat szállított hatékonyan, szakemberek és vezetők mentesülnek a nem alapvető funkciók, növeli azok hatékonyságát a munkaerő, csökkentett kapcsolatos költségek a működését a vállalati menedzsment, a növekvő szintje a vállalati kultúrát.
Alapfogalmak iroda
Alapvető fogalmak és kifejezések a modern iroda (spravochinstva) már megtalálható a jogi aktusok a nemzeti és nemzetközi szabványoknak, amelyet alább, valamint a különböző lexikonok és szótárak.
Külön feltételek Dokumentáció és levéltár ( „dokumentum”, „hivatalos dokumentum”, „minta-Form”, „dokumentum”, „jogi erővel” magában foglalja „Jogi Enciklopédia”.
Íme néhány alapvető fogalmak és elmagyarázni nekik.
Papírmunka (spravochinstvo - a folyamatok, w dokumentációt a vezetői információs és galіzuvannya munka hivatalos dokumentumok.
Azonban a tizenkilencedik század egyházi tudósok két részre oszlik: elméleti és gyakorlati. Az „elméleti papírmunka” vezették be a magyar tudós NV Varadіnovim. Elméleti értelemben, az ő véleménye, papírmunka - ez a „tudomány megállapító elkészítésére vonatkozó szabályokat papírokhoz, cselekszik és sama ügyek”, valamint tanulmányozza a „külső” és tanácsadó a tulajdonságait üzleti papírok „Gyakorlati papírmunka -. Ez a” közös tisztességes eljárás a presence helyeken a törvény szerint, alkotunk és létrehozott modellek az üzleti papírokat. "
Modern irodai munka egy teljes ciklus előkészítése és a mozgás dokumentumok kezdettől fogva (nyugta) végrehajtása előtt befejeződik, küldeni vagy átadni, hogy megőrizzék az archív és a pusztítás. A tökéletesség az épület értékes dokumentum rendszer, a legteljesebb gépesítése és automatizálása workflow függ a közigazgatás hatékonyságát általában.
Minden alkalommal a döntéshozatal (a szakirodalom, mielőtt találkozhattak - spravochinstvo) volt, egy fontos ágazat az állami tevékenység. Minden országban kifejlesztették őket saját, egyedi megjelenés és irodai szolgáltatások nevét és beosztását, formáit és szabályait munka hivatalos dokumentumok és acél üzleti beszédet.
A Nyugat az akkor már felismerték, hogy szükség van egy alapos tanulmányt a számos kérdésben működésével kapcsolatos dokumentumok foglalkozott a nemzetközi bibliográfiai Intézet. Ötletek azonnali alapító az intézet P. otle kerültek bemutatásra az alapvető munka „a közigazgatási iratkezelési utasítás” ( „Manuel de la dokumentáció adminisztratív) és találtam elterjedtek egyes intézmények Hollandia, Belgium, Spanyolország.
Mivel nyilvántartás, vagy ahogy gyakran nevezik ma - a dokumentumfilm szoftver, van egy túlnyomórészt szolgáltatás jellegű, a kapcsolatok fejlesztése közötti alanyok tekintetében iratkezelés, hogy a hatálya alá az úgynevezett szolgáltatás-végrehajtási jogot. A teljesítmény szintje egyházi kultúra folyamatok, az állam a automatizálás, nagyban függ a siker mind a hatóságok és a gazdasági szervezetek, függetlenül a tulajdon.
A nyilvántartások vezetése fontos része a munka az egyes intézmények, ahol a folyamat működését részvételével összes alkalmazottal:
Egy - a dokumentumok létrehozása;
második - nyújt azok átadása, feldolgozása, végrehajtás ellenőrzése;
és mások - által vezérelt ezeket a dokumentumokat a gyakorlatban.
Üzleti levelezés intézmények lehet részben vagy centralizált vagy vegyes.
centralizált formája a megalkotását és elfogadását hivatalos dokumentumok létrehozása és végrehajtása az összes művelet velük kapcsolatban a felelősség a speciális irodai szolgáltatás - legyen az általános osztályok, részlegek dokumentumfilm támogatás, esetkezelés, vagy az irodában a titkárság.
decentralizált munkaformák dokumentumokat, minden műveletet hajtanak végre közvetlenül a szerkezeti egységek az intézmények "
vegyes formái munka dokumentumokat az elvégzett műveletek irodai szolgáltatások, és néhány közvetlenül a szerkezeti egységek az intézmény.
Mindazonáltal, függetlenül a munka formájában dokumentumok teljes munkájának irányítása az irodai szolgáltatások elvégzett vezetőinek ügynökségek, amelyekre hivatkozik a tartományban a jogok és felelősségek számukra biztosított, és felelősek az állam az iratkezelés a szervezetükben.
A sajátosságait csinál irodai munkára van osztva általános, speciális, előtte benyújtott fellebbezések polgárainak azaz papi tartalmazó dokumentumok állami vagy kereskedelmi titok.
Általános irodai menedzsment - outsourcing, amely követelmények stb dokumentálása kezelésével kapcsolatos információk az intézmények működésére, amely végzik kibocsátása révén a szervezeti és adminisztratív dokumentumok szerint a meglévő jogi aktusok és a munkaszervezés velük.
általános irodai szervezet hagyományosan két részre oszlik:
- az aktuális és tökéletes létrehozása igazgatási dokumentáció (dokumentáció);
- munkaszervezés hivatalos dokumentumok: gyártása, forgalmazása, továbbítása, feldolgozása, számviteli, nyilvántartási, ellenőrzési, tárolás, előkészítés az archiválás, a pusztítás (feltéve szállítási okmányok.
Különleges papírmunka - papírmunka tekintetében dokumentáció, azaz létrehozása speciális típusú dokumentumokat (pénzügyi, tervezési, pénzügyi, kereskedelmi, statisztikai, adatszolgáltatási, a munka a személyzet, pravodіlovoї stb)
Külön eljárási szabályzat és létrehozta a feldolgozás a fellebbezések polgárok a hatóságok és a helyi önkormányzat, polgári egyesületek, intézmények, szervezetek, függetlenül tulajdonosi a médiában.
Egy külön eljárásban végzik a munkát tartalmazó dokumentumok állami vagy kereskedelmi titok, amelyet a törvény védi. Ez a sorrend határozza meg külön jogi aktusok.
Jellemzői a jelen eljárás elsősorban a széles körben alkalmazza a számítógépes rendszerek bevezetése számukra, feldolgozása és a forgalom az elektronikus dokumentumok, hogy kezelni kell az összes dokumentációt megfelel a követelményeknek a meglévő előírások az adott területen, a regionális épület irodai szolgáltatások, gyakorlati problémák megoldására az épület tökéletes dokumentumkezelés .
Dokumentumfilm szoftver - a tudományos és rendezett iránymutatások, normák, szabályok és iránymutatások működését szabályozó folyamat a dokumentációt az intézmény.
Kezelése dokumentumfilm folyamatok - gazdálkodási területen felelős a hatékony és rendszeres ellenőrzése a teremtés, fogadása, tárolása, felhasználása, továbbítása az archívum és a visszavonását a pusztítás hivatalos dokumentumok, beleértve a kiválasztási folyamat, és mentse a dokumentumot formájában információt üzleti tevékenységét.
Az átmenet az irodából a dokumentumfilm folyamatmenedzsment miatt számos objektív tényező:
Másodszor, ez a növekvő szerepe az információs folyamatok minden fajta emberi tevékenység, a megnyilvánulása egy közös keret rejlő számos intellektuális a társadalmi fejlődés, a globalizáció.
dokumentálják a folyamat meglehetősen összetett és kihívásokkal teli, ez magában foglalja a készítmény, összeállítása, ellenőrzés vezetője, a gyártás, a dokumentumok feldolgozása és hasonlók.
Vegye figyelembe, hogy támogatási műveletek a dokumentum (a folyamat rögzítéséről gondolatait papírra, rekord különböző információkat, aritmetikai számítások, nyomtatás, ellenőrzés, korrekció, aláírásgyűjtést, koordináció, látvány, kimutatás) túlsúlyban vannak a kialakulását az információt, hogy állítólag be a dokumentumba. Ez akkor fordulhat elő hiánya miatt a modern technikai eszközök létrehozására dokumentum információt, és a legújabb technológiát annak feldolgozását.
A munkaszervezés dokumentumokat - az, hogy létrejöjjön egy dokumentumot, tárolása irodai dokumentumok és azok használatáról folyó műveleteket. Dolgozó szervezetek hivatalos dokumentumok például: recepció, nyilvántartásba véve a beérkező dokumentumokat, képzettségük, művészek tanulmányi és küld kimenő dokumentumok, a felett végrehajtását dokumentumok elkészítése nómenklatúra és a kialakulása az esetek előkészítése esetben az ezt követő tárolás és használat.
A munkaszervezés dokumentumokat elengedhetetlen hatékonyságának javítása folyosón dokumentumok révén szakaszában a folyamat, és csökkenti a munkaerő költsége és az idő a munkára.
30-től 45 százalékát munkaidő szakértők töltenek csinál papírmunkát. Ezért a szervezet a munka dokumentumokat, dokumentumkezelés szigorúan be kell alárendelni üzleti igény.
Dokumentum (mozgás rekordok) - a mozgás dokumentumokat a létesítmény kezdettől fogva vagy a készítmény befejezése előtt a végrehajtás, vagy a szállítás.
Kötet dokumentum száma határozza meg a bejövő, kimenő és belső dokumentumok, például az év során. Tökéletes munkafolyamat feladata, hogy létrehoz egy racionális mozgások sorrendje és a dokumentum információfeldolgozás, hogy elérjék a szükséges tökéletes a munka, amely gyors áthaladását dokumentumokat a átvételének napját (válogatás) elvégzésére.
Az intézmény, mint hangsúlyozta prof. GG Aseev, célszerű megfelelő közigazgatási eljárásokat és feldolgozó áramkör halad a főbb dokumentumok alapján kell egy regisztrációs dokumentumok és a decentralizáció a felelősséget a teljesítménye közigazgatási funkciók [80].