A munkafolyamat ütemezése
Mivel nincsenek világos szabályok a munkafolyamat ütemezésére, javasoljuk, hogy megvizsgálja a kidolgozás alapelveit a személyzeti szolgáltatás dokumentum-forgalmának példáján. Ezt a szerkezeti egységet választották példaként, mivel kölcsönhatásban áll a vállalkozás gyakorlatilag minden részlegével.
Bármelyik vállalkozás különféle dokumentumokban rögzíti tevékenységét. A dokumentumok átadásának folyamata a létrehozott szekvenciában a megjelenés pillanatától kezdve a letétbe helyezésig az archívumban dokumentumforgalomnak hívják. Az év minden dokumentumának száma a vállalkozás iratforgalmának volumene, amelyet figyelembe vesz a közigazgatási apparátus személyi létszámának kiszámítása, az alkalmazottak fizetésének kiszámítása, gépesítés és irodai automatizálási berendezések alkalmazása. A vállalati dokumentumforgalom ütemezése a részlegek okmányforgalmának ütemezése alapján történik. Meg lehet állítani, hogy valójában az üzleti egységek munkafolyamatának menetrendjét tartalmazza.
Ami a megrendelésekhez hasonló dokumentumokat illeti, a vállalkozásban lévõ számuk lehetõvé teheti az egész adminisztratív berendezés, különösen a személyzeti szolgálat és a könyvelés munkaterhét (végülis nagy számban kell foglalkozniuk).
A HR szerepe egy vállalkozás munkafolyamatában
A személyzet mindenki nélkül kommunikál az üzleti egységekkel. Elvégre ők felelősek a toborzás, a munkavállalók, a szervezet a munkatársak képzésére, minősítésére, a fizetési szabadság, üzleti utak, betegállomány, promóciós és kifizetődő papírmunka vonzza a dolgozók fegyelmi felelőssége, változtatások munkaszerződések (béremelések, alkalmazotti fordítás egy másik állandó állás (pozíció), a bejegyzés átnevezése stb.), és ez nem egy teljes lista.
Humán erőforrás és számvitel
Például az összetett dokumentumkezeléssel járó folyamatok közé tartozik az üzleti utak és az előzetes jelentések nyilvántartása. Az első általában az irodai vagy személyzeti szolgálat, a második - a számviteli részleg. Itt fontos pontosan jelezni a cselekvés sorrendjét:
- milyen feltételekkel a munkavállaló hivatalos feladatának nyilvántartásba vétele után dokumentációt kell benyújtania a személyzeti szolgálathoz;
- mikor a személyzeti szolgálat megbízást ad üzleti útra és üzleti útra szóló igazolásra;
- hogy a személyzeti szolgálat a munkavállaló jogosultságának kiszámításához az üzleti útra küldési megbízást átszállítja a számviteli részlegbe.
A személyi szolgáltatások évente elkészítik és sok olyan dokumentumot fogadnak el, amelyek néha elveszettek, nem valósulnak meg időben, és véletlenül tárolják őket. Az ilyen gondok elkerülése érdekében segítséget nyújt a vállalati dokumentumkezelő rendszer speciálisan szervezett.
Dokumentumkezelő rendszer a vállalatban
Mivel nincs egységes dokumentumforgalmazó rendszer, minden vállalkozás képes egy ilyen rendszer önálló kidolgozására, figyelembe véve tevékenységének sajátosságait. A dokumentumkezelési mechanizmus kialakítása a következőket biztosítja:
- a vállalkozás minden szolgáltatásának stabilitása;
- a dokumentum feldolgozásának egyértelmű mozgása és sebessége;
- a vezetői döntések időszerűségét.
A nem megfelelően szervezett munkafolyamatok olyan következményekhez vezethetnek, mint:
- a dokumentumok időben történő kézbesítése (jelentéstételi információk);
- a dokumentumok mozgásának útvonala és azok elvesztése;
- a vezetési megbízások végrehajtására vonatkozó határidők megsértése;
- a torzított (pontatlan) információk osztályoknak történő átadása;
- a vállalat nyilvántartásáról szóló jelentések hiánya, stb.
A személyzeti szolgálat dokumentumforgalmának ütemezése
A dokumentumok áramlásával kapcsolatos kérdések (bejövő, kimenő és belső) a munkafolyamat ütemezésével oldhatók meg.
5. Dokumentumok szervezése
5.1. W metoyu uporyadkovanostі Ruhu hogy svoєchasnogo megszállottság zapisіv a buhgalterskomu oblіku Pervin dokumentіv utasításokat kerіvnika pіdpriєmstva telepítse vstanovlyuєtsya grafіk dokumentoobіgu Ahol pénz nem vkazuyutsya dátum stvorennya ABO birtokában od іnshih cégek SET dokumentіv, elfogadó їh oblіku a labdát, hogy akár obrobku arhіvu.
5.2. Grafіk dokumentoobіgu a pіdpriєmstvі a ustanovі felelős zabezpechiti optimálisan Mennyiség pіdrozdіlіv i vikonavtsіv keresztül SSMSC át kozeny Parvin dokumentum viznachati mіnіmalny sorok Yogo znahodzhennya a pіdrozdіlі és takozh spriyati polіpshennyu oblіkovoї robot posilennyu ellenőrző funktsіy buhgalterskogo oblіku, pіdvischennyu rіvnya Yogo mehanіzatsії hogy avtomatizatsії.
5.3. A dokumentum grafikáját vízum formájában, a dokumentum átvitelét, a dokumentum dobozának módosítását, a fájl telepítését, a videokártya telepítését és a videofájlok hitelesítését tartalmazza.
5.4. Pratsіvniki pіdpriєmstva telepítse stvoryuyut i podayut pervinnі dokumentum SSMSC vіdnosyatsya szférikus їh dіyalnostі az grafіkom dokumentoobіgu. A sovány vikonavtsyu vyatagi із граікаі. A vityazі indukált perelіk dokumentіv scho vіdnosyatsya hogy funktsіonalnih obov'yazkіv vikonavtsya, termіni їh benyújtott hogy pіdrozdіli pіdpriєmstva, beépítése, yakih peredayutsya tsі dokumentumokat.
5.5. A Wikonavtsi megye pre-Tritmany feletti ellenőrzést a helyszínen, a főkönyvelő telepítésekor dokumentálják. Vimogi fej könyvelő schodo érdekében előtt benyújtott buhgalterії ABO szóló obchislyuvalnu telepítés neobhіdnih dokumentіv hogy vіdomostey Je obov'yazkovimi az usіh pіdrozdіlіv i pіdpriєmstva szolgáltatásokat.
A menetrendeket rendszerint osztályvezetők fejlesztik, és a vállalat vezetője jóváhagyja.
Az ütemterv a vállalkozás egyes részlegei, valamint az összes előadóművész által végzett dokumentumok létrehozására, ellenőrzésére és feldolgozására szolgáló program, vagy a munkák jegyzéke formájában adható ki, feltüntetve az egymással való kapcsolatot és a tételek végrehajtásának időzítését (2. függelék). Ugyanakkor az ütemtervnek racionális munkafolyamatot kell létrehoznia, vagyis optimális számú egységet és végrehajtót kell biztosítania minden egyes elsődleges dokumentumhoz, meghatároznia a minimális jelenlétét az egységben.
...
________________
Megjegyzés. A menetrendnek tartalmaznia kell a személyzeti szolgálatra érkező dokumentumokat, valamint a kimenő és a belső dokumentumokat. Például, a tervezés az úti okmányok benyújtása formák munkaügyi központok: a rendelkezésre álló álláshelyek (forma № 3-PN), a tervezett kibocsátási alkalmazottak (adatlap számát 4-H), az intézkedések a munkavállalói (forma № 5-PN), a foglalkoztatás és a fogyatékosok foglalkoztatása (10-es nyomtatvány), stb.
Minden egyes dokumentum esetében a munkafolyamat-ütemezésnek a következő szakaszokat kell tartalmaznia:
- a dokumentum létrehozásának eljárása (a mentesítésért felelős, a nyilvántartásért felelős, a végrehajtásért felelős okmányok száma, az esedékesség napja);
- a dokumentum ellenőrzésének eljárása (az ellenőrzésért felelős, a felülvizsgálatot benyújtó személy, a benyújtás sorrendje, a benyújtás határideje);
- a dokumentum feldolgozásának eljárása (végrehajtó, határidő, végrehajtás ellenőrzése);
- a dokumentumnak az archívumba való átvitelének módja (végrehajtó, határidő).
Az ütemtervnek való megfelelésért, azaz a dokumentumok időben történő fejlesztéséért és átadásáért való felelősséget az e dokumentumokat létrehozó és aláíró személyek viselik.
Jellemzői a dokumentumforgalom ütemezésével
Az operatív munkát az alábbi grafikonok az egyes művész festette átadott kivonatot a chart, amely felsorolja azokat a dokumentumokat, amelyek annak tevékenységi köre, mondja ki a feltételeket a képviseleti és a teljesítmény, és azonosítja a szervezeti egységek a vállalkozás, amelyben elküldte a dokumentumokat.
Figyelem! A dokumentumforgalom ütemezésének nemcsak a hatályos jogszabályoknak, hanem a vállalkozás helyi aktusainak is meg kell felelnie, például a vállalkozásnál kidolgozott munkaköri leírásoknak.
A dokumentumok átadásának feltételei és a KZT által meghatározott határidők
Az elsődleges dokumentumok mozgatását a személyzeti szolgálatban a munkafolyamat ütemezése szabályozza. Annak érdekében, hogy a számviteli részleg, a menedzsment és a munkavállalók időben szükséges dokumentumokkal rendelkezzenek, számolni kell, hogy mennyi időbe telik az előkészítésük, és figyelembe veszi a jogszabályok által az e dokumentumokon alapuló személyekkel kapcsolatos cselekvésekre vonatkozóan megállapított feltételeket. Például a munkajog megállapítja:
A számviteli és személyzeti szolgáltatások mindezen funkcióit különféle dokumentumok nyilvántartásba vétele kísérik. Éppen ezért tanácsos a HR-osztály vezetője a Munka Törvénykönyve által meghatározott feltételek (egy vagy másik funkció) megsértése nélkül formalizálni és jóváhagyni a munkafolyamat ütemtervét, a jelenlegi munkaügyi jogszabályok alapján.
A dokumentumkezelő rendszer fontos eleme a különböző osztályok közötti dokumentumok cseréjének koordinálása. És a vállalkozásban zajló interakció és információcsere folyamata mindig folyamatos.
A munkafolyamat ütemezésével megoldhatja a dokumentumok mozgásával kapcsolatos számos problémát. A kidolgozott ütemterv jogosítja a dokumentumok benyújtását meghatározott feltételekkel. A munkafolyamat ütemtervének megtartása és szigorú betartása lehetővé teszi a munkafolyamat létrehozását és egyszerűsítését, segít a számviteli munka tökéletesítésében.