A munkafolyamat diagramja - a hatékony interakció eszköze
Szakmai továbbképzési program "Humán erőforrás menedzsment (Professional Standard)"
A Személyzeti Uniós Személyzet és a Moszkvai Műszaki Egyetem (MIREA) teljes munkaidős szakmai továbbképzési kurzusa a "Személyzeti Menedzsment Szakértő" szakmai standard követelményeinek megfelelően. Az Állami Egyetem állami minta diplomája az Országos Személyzeti Unió szakmai átképzésének és tanúsításának átadásáról.
A modern körülmények között fontos, hogy a személyzeti szolgálat és a szervezet más egységei közötti kölcsönhatás hatékony legyen. Hogyan lehet megszervezni a munkafolyamatot az esetleges konfliktusok elkerülése és a kölcsönös megértés érdekében? A dokumentumok szervezése a termelékenység növelése érdekében? Ezeket a kérdéseket gyakran a személyzeti osztályok személyzete kérdezi, függetlenül attól, hogy a vállalatok, amelyekben dolgoznak, egy nagy, közép- vagy kisvállalkozáshoz tartoznak.
Minden egyes cégnél a dokumentációt különös jellemzők figyelembevételével kell szabályozni: a kötetet, az elvégzett tevékenységek típusát, az irányítási struktúrát stb. Funkcionális egységként a HR részleg kivétel nélkül együttműködik a szervezeti egységekkel. A kölcsönhatás mértékét a személyzeti politika határozza meg, amely magában foglalja a személyzet felvételét, adaptálását, képzését, motiválását, értékelését, valamint a személyi állomány nyilvántartását az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályainak megfelelően.
A személyzeti osztály és a számviteli (pénzügyi) osztály között néha bonyolult kapcsolatok alakulnak ki, tevékenységeikhez kapcsolódik a szervezet fő dokumentációs folyamata. A számviteli részlegben a személyzet átvitelére vonatkozó információkat a befogadott és elbocsátott munkavállalókról, a személyzeti utasításokról, a betegszabadságokról, a szabadságjegyzékekről, a bérszámfejtőkről stb. Ezért nagyon fontos, hogy az egységek közötti dokumentumáramlást a szervezet összes felelős személyének egyszerűsítse és végrehajtsa. Ez nagyon sokat múlik - különösen a munkavállalók béreinek és egyéb béreinek időben történő kézhezvételét. Ezért meg kell határozni a cselekvési sorrendet, nevezetesen:
- amikor az osztályvezetők dokumentumokat nyújtanak be a személyzeti szolgálatnak;
- milyen időközönként a személyzeti szolgálat rendeléseket és egyéb személyi dokumentációt ad ki;
- mikor kell a személyzeti szolgálatnak átadnia a dokumentumokat a számláknak a fizetés kiszámításához.
A személyzeti dokumentumok áramlásának világos meghatározása lehetővé teszi a szervezet számára, hogy megfelelő belső szabályokat hozzon létre. Ezek közül az egyik a dokumentumok kereteinek ütemezése, a felhasznált okmánytípusok és végrehajtásuk időpontjának leírása. Az ábrán a HR részleg, a számviteli részleg és a pénzügyi részleg közötti egyszerűsített kölcsönzési rendszer látható.
A személyzeti osztály és a számviteli (pénzügyi) osztály között néha bonyolult kapcsolatok alakulnak ki, tevékenységük a szervezet fő dokumentációs folyamata
- a munkavállaló (k) bevallásának sorrendje (T-1. sz., T-1a. formanyomtatvány);
- személyi igazolvány (T-2 formanyomtatvány);
- személyzeti lista (Form No. T-3);
- a munkavállaló (k) átruházásának sorrendje (T-5. sz., T-5a. formanyomtatvány);
- a munkavállaló (ok) szabadsága (T-6, T-6a);
- üdülési menetrend (T-7 formanyomtatvány);
- a munkavállalóval kötött munkaszerződés megszüntetése (T-8. sz., T-8a. szám);
- az üzleti útra küldési megbízás (T-9 formanyomtatvány);
- a munkavállaló (k) ösztönzése (T-11, T-11a formanyomtatvány);
- időközönként (Form No. T-13).
A szervezet által közvetlenül jóváhagyott dokumentumok kötelezően tartalmazzák az egységes formákra vonatkozó követelményeket. Azok a személyek, akik összeállítják és aláírják ezeket a dokumentumokat, felelősek a benne foglalt adatok megbízhatóságáért.
Az elsődleges dokumentumok létrehozásának általános eljárása, azok tárolása, valamint a dokumentumforgalmazás rendje törvényben meghatározott
A chart dokumentum átadandó munkája létrehozni, érvényesíti és dokumentum feldolgozás elvégzett szerkezeti egységek, a határidők és a felelős személyek, valamint rögzíti a rendelést mozgása minden dokumentum, annak átvételét, vagy a teremtés, a regisztráció, jóváhagyás, transzfer a jelenlegi tárolási állandó tárolása és befejezése a megsemmisítésével vagy az archívumba történő kézbesítéssel. A formája ez a dokumentum nem egységes, egy példa ütemezése személyzeti dokumentum függelék. Ez egy táblázat, amely a következő alfejezeteket tartalmazza:
- a dokumentum létrehozásának eljárása;
- a dokumentum neve;
- példányszám;
- a beszerzésért, kivonásért és feldolgozásért felelős személy adatai;
- a dokumentumot jóváhagyó, megtaláló és aláíró személy adatai;
- a végrehajtás időtartama;
- a dokumentumot és a rendeltetési helyet küldő személy adatait;
- a bemutatás időpontja és sorrendje;
- a vizsgáló személyre vonatkozó adatok;
- dátumot és határidőt.
Ha a munkafolyamat ütemtervét helyesen állították össze és megfelelően megfigyelték, az alkalmazottak munkamegfelelőségei ésszerűbbek, az ellenőrzés erősödött, a külső és belső jelentések időben elkészülnek.
A munkafolyamat ütemezésének aláírása előtt össze kell hangolni az érdekelt felekkel, jóváhagyja a szervezet vezetőjével és megismerje az érdekelt alkalmazottakat. Szintén ajánlatos minden előadó számára kitermelni az ütemtervet, amelyben szerepelnek az adott előadóművész tevékenységi körébe tartozó dokumentumok. A kidolgozott ütemterv jogosítja a dokumentumok benyújtását meghatározott feltételekkel.
A munkafolyamat ütemtervének megvalósítása lehetővé teszi az egész szervezet és a személyzeti szolgálat eredményességének javítását, elkerülendő a dokumentumok megkettőzését és az egységek minőségének javítását.
A HR szolgáltatással való kölcsönhatás egyszerűsített rendszere
