A dokumentumok archiválási feldolgozása, hogyan lehetne jobban működni a vállalat
Azok, akik a hófehér mese meséjét olvassák, tudják, hogy a hatékony irányítás egyik legfontosabb titka a rend. Próbáljon meg legalább egy általános tisztítást a dokumentumokban - és holnap egy negyedéves jelentés összeállítása vagy a következő fizetés keresése nem tűnik rémálommá az irodai életben. De először légy türelmes: az archiválási folyamat előkészíti Önt számos "mesés" meglepetéshez.
Mi az archiválási feldolgozás és mi az?
Az irattári feldolgozás nem luxus, nem szeszély, és nem szeszélyes archivisták megszállottsága, megszállottan a harmónia és a rend harmonikus univerzumának megteremtésével, a munkahely felélése nélkül. Mint korábban említettük, a dokumentumok archiválásának világos szervezeti indokai vannak. A dokumentumok megfelelő feldolgozása segít elkerülni a könyvvizsgálattal és a kormányzati szervek által végzett egyéb ellenőrzésekkel kapcsolatos problémákat. Ezenkívül megkönnyíti a jelentések készítéséhez és az elveszett információk archivált dokumentumok alapján történő helyreállításához szükséges dokumentumokat, és amikor egy helyről mozog, akkor figyelembe veheti és mindent megtarthat az utolsó lapon.
A dokumentumok archiválási folyamatának főbb fázisai
A dokumentumok levéltári feldolgozásában zajló események összetétele a vállalat igényeitől és az alkalmazottak szakszerűségétől függ, akik képesek voltak azok helyes értékelésére. A legáltalánosabb formában az archiválás négy fő szakasza van.
A dokumentumok értékének vizsgálata. A vizsgálat során megállapítást nyer a dokumentumok tudományos, történeti és gyakorlati értéke. Azok a dokumentumok, amelyek képviselik ezt a vagy az értéket a szervezet számára, további archiválási feldolgozás tárgyát képezik. Közülük biztosan:
- A szervezet fő tevékenységeihez kapcsolódó dokumentumok: az alapító okiratok, az igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyvei, az alaptevékenységre vonatkozó megbízások, a részvényesek ülései, éves mérlegek, kiadások és bevételek becslései, a személyzet ütemezése.
- Pénzügyi és gazdasági tevékenységekkel kapcsolatos dokumentumok: könyvelési nyilvántartások, elsődleges könyvelési dokumentumok és azok mellékletei, szolgáltatásnyújtásra és szolgáltatásnyújtásra vonatkozó megállapodások stb.
- Személyi iratok: munkaszerződések (szerződések), munkaviszonyok és elbocsátások, munkavállalói áthelyezés, bérszámfejtés (bérszámfejtés, személyi számlák), személyi igazolványok (T-2 formanyomtatvány).
A dokumentumok rendszerezése és az ügyek kialakulása
A tárolási idők feltüntetésével foglalkozó szervezetek tevékenységében létrehozott szabványos igazgatási dokumentumok listája szerint ebben a szakaszban a személyi állomány dokumentumait, tartós, ideiglenes (legfeljebb 10 éves) és hosszú távú (több mint 10 év) tárolási időszakokat tartalmazó dokumentumokat hoznak létre.
Az esetek leírása és nyilvántartása. Ezt az eljárást az Orosz Föderáció levéltári törvénye szabályozza, és magában foglalja a kötőanyag kötődését vagy kötődését, a lapok számozását, a szóban forgó feliratot, az ügy dokumentumainak belső nyilvántartását, az eset fedőlapjának elkészítését. Ideiglenes tárolási idő esetén az esetek részleges nyilvántartása megengedett.
A főbb szakaszok eredményei alapján lehetőség van további eljárások lefolytatására a megsemmisítéssel kapcsolatos ügyek előkészítésével, a tárolt dokumentumok átadásával az állami archívumhoz és az esetek nómenklatúrájának kialakításához. Mindegyiket mind más tevékenységekkel kombinálva, mind külön is el lehet végezni.
Különleges esetek a levéltári feldolgozás gyakorlatából
Még ha alaposan tanulmányozta az archiválási eljárást szabályozó levéltári jogszabályokat és az ismerős kollégák gondosan megkérdőjelezhetőségét, nagy valószínűséggel vitatható, hogy a hibák és események helyes tapasztalata nélkül nem tudsz elkerülni. A Delis Archive gyakorlatából több ügyet is megfontolhatunk, akiknek a szakembereknek mind a magánvállalatok, mind pedig a szövetségi jelentőségű archívum dokumentumait kellett kezelnie.
A tárolási idő meghatározása. Annak ellenére, hogy vannak jóváhagyott szabványos dokumentumok a szervezet tevékenységében, és speciális online szolgáltatásokat fejlesztettek ki a dokumentumok tárolásának időzítésének meghatározása érdekében. gyakran egy adott dokumentumnak a tárolási idő függvényében történő hozzárendeléséhez problémát jelent.
Egyes dokumentumok még nem szerepelnek a dokumentumok egy listáján a fő listában. A Szovjetunióban ez a probléma megoldódott az ágazati listák rendszerének bevezetésével, amely minden egyes iparágra (építőipar, olaj és gáz stb.) Tartalmaz konkrét dokumentumokat. Ma a levéltárak szakembereinek az ilyen listákra kell fordulniuk, hogy meg lehessen határozni az egyes dokumentumok tárolásának időzítését, de a szokásos halandók számára nagyon nehéz hozzáférni az ilyen listákhoz. Például a levéltári feldolgozás során sok hitelintézet meglepőnek találta, hogy még mindig nincs olyan megfelelő dokumentum-lista, amely alapján osztályozhatók. A levéltári feldolgozással foglalkozó levéltárak általában szabályszerűen oldják meg ezt a problémát, de ehhez az archivistáknak sok szabályt kell tanulmányozniuk, és ha szükséges, kapcsolódniuk kell más szakemberek munkájához.
Ezenkívül előfordulhatnak olyan hibák is, amelyek bizonyos típusú dokumentumok tárolásának árnyalatainak tudatlanságával kapcsolatosak, és amelyek tárolási feltételei a listákban jogszabályban rögzítettek. Így a szerződések tárolásának időtartamának meghatározásakor általában elfelejtik, hogy a szerződés időtartamát figyelembe véve számítják ki. Például egy jelzálogszerződést 5 éven keresztül, de 30 évig a számításból lehet megszerezni: 25 év jelzálog + 5 év szerződéses tárolás. A peres eljárás vagy a felügyeleti hatóságok általi ellenőrzés esetén a fontos szerződés hiánya kellemetlen következményekkel járhat a szervezet számára. Más esetekben a vállalat munkavállalói is érintettek lehetnek, amint azt a JSC Russian Railways gyakorlata is mutatja. A személyi állomány dokumentumok archiválása normál lista alapján a személyzet megállapította, hogy az idõt egy évig meg kell tartani. Azonban ugyanazon a listán jelezzük, hogy amennyiben káros termelésre vonatkozik, a jelentéskártyát 75 évig meg kell őrizni. A dokumentum tárolási idejének téves meghatározása miatt a tablettákat megsemmisítették, és az RZD alkalmazottai a jövőben jelentős növekedés nélkül maradtak a nyugdíjhoz.
Hogyan határozható meg az események összeállítása az archiválásra?
Ma az archiváló cégek különböző szolgáltatásokat kínálnak a dokumentumok archiválási folyamatának tekinthető, ezért ezeknek a munkáknak a költsége jelentősen eltérhet a különböző előadók között. Hogyan állapítható meg, mely tevékenységek komplexje szükséges a szervezet számára? Erre a célra a Delis Archive ingyenes expressz ellenőrzést kínál. amely lehetővé teszi a vállalati archívum aktuális állapotának felmérését további javaslatokkal a fejlesztés érdekében. Általában az archívum előzetes szakértői értékelése több órás (kis- és középvállalkozások esetében) három napig tart (nagyvállalatok esetében), és megköveteli az egyik alkalmazott (levéltáros vagy főkönyvelő vagy közigazgatási igazgató stb.) Jelenlétét.
A tárolt dokumentáció teljes kötetén, valamint a dokumentummozgás és számvitel folyamatán kívül a gyors ellenőrzés segít a dokumentumok elvesztésének és a bizalmas információkhoz való jogosulatlan hozzáférésnek, valamint az archivált területek használatának hatékonyságának elemzésében. Mondanom sem kell, hogy az előzetes felmérés megakadályozhatja a szervezet archiválási igényeinek téves azonosításával járó többletköltségeket, valamint bizonyos hibákat, amelyek az archiválási folyamatok jogi és szervezési finomságait illetően hiányoznak.