Props "ellenőrzési jel"
A szükséges "Vezérlőjel" fő célja annak jelzése, hogy egy dokumentum alapján (vagyis egy felbontásban) létrehozott vagy annak benne foglalt utasítás (pl. az adminisztratív dokumentum töredéke).
A vezérlőjelet "K" betű, szó vagy bélyegző "Control" jelzi, amely a dokumentum első oldalának bal szélén van elhelyezve (lásd Hiba: Nem található referenciaforrás).
Ris.10.8. A felbontás külön lapon
Az ellenőrzést minden végrehajtandó megrendelésnek alávetni kell, mind a dokumentumokban, mind pedig az azok alapján létrehozott megrendeléseknek. Ennek megfelelően a beérkező dokumentumot a felbontás után be kell nyújtani, vissza kell küldeni a dokumentumkezelést támogató szolgálatnak, és oda kell irányítani. A regisztrációs vezérlési formanyomtatványon történő forgalomba hozatalkor a megrendeléshez szükséges összes információt meg kell adni.
Props "A dokumentum végrehajtásának és irányának jelölése az ügyben"
Az utasítások minősége és teljes végrehajtása esetén az ellenőrzést el kell távolítani. Az igazgató, aki létrehozta a vezérlést, vagy utasításait a Dow szolgálatában, a parancs eltávolítását irányítja. A megbízás visszavonása a kontrollból a szükséges "A dokumentum végrehajtása és iránya az ügyben" segítségével történik.
Ha egy dokumentumhoz kapcsolódó több megrendelést hoztak létre, akkor a szükséges "A dokumentum végrehajtására vonatkozó jelölés és annak iránya az ügyben" csak az utasítások végrehajtása után hivatalossá kell tenni.
A dokumentum végrehajtásáról és annak továbbításáról szóló feljegyzést a dokumentum végrehajtójának vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetője írja alá és keltezi, amelyen a dokumentum végrehajtásra került.
Kérdések az önkontrollhoz:
Mi szerepel a munkafolyamat fogalmában?
Melyek az alapvető szabályok a munkafolyamat megszervezéséhez?
Melyek azok a dokumentumok, amelyek a szervezetben azonosíthatók és mi a sajátossága?
Mit ért a munkafolyamat mennyisége, miért emelkedik?
Mennyire fontos a dokumentumok nyilvántartása és milyen helyet foglal el a nyilvántartáskezelés megszervezése?
Milyen feladatok a dokumentumok nyilvántartása?
Milyen követelmények vannak a dokumentumok nyilvántartásának megszervezésére?
Milyen információk vannak a dokumentumról a regisztráció során?
Melyek a dokumentumok nyilvántartásának formái?
Milyen előnyökkel és hátrányokkal bírnak a dokumentumok naplózási formájának?
Mik a kártya regisztrációs rendszer előnyei és hátrányai?
Milyen jellemzői vannak az automatizált dokumentumregisztrációs rendszernek?
Melyek a beérkező dokumentumok feldolgozásának szakaszai?
Hogyan történik a dokumentumok kezdeti feldolgozása? Mi a jelentősége?
Mi a kimenő dokumentumok feldolgozásának módja?
Milyen helyet irányít a vezetői tevékenységek során végrehajtott dokumentumok végrehajtása?
Mi az idővezérlés? Hogyan határozható meg a dokumentum határideje?
Milyen eljárásokat jelentenek a távvezérlés technológiájának?
Milyen típusú ellenőrzése van a dokumentumok végrehajtásának határidejére?
Sorolja fel azokat a követelményeket, amelyek tükrözik a dokumentum feldolgozásának szakaszát és a végrehajtás menetét.