Az üzleti kommunikációs dokumentumok szerepe - absztrakt, 1. oldal
3. Az üzleti kommunikációs dokumentumok szerepe ................................. .. .. ..17
3.1. Etikett és annak jelentése üzleti dokumentumokban .................. .. ... ..17
3.2. A hivatalos-üzleti stílus jellemzői ......................... 18
3.3. Az üzleti dokumentumok nyelvének jellemzői ......................... .20
A "dokumentum" latin szó jelentése "bizonyíték". "A bizonyítás módja" A dokumentum olyan anyagi objektum, amelynek információi rögzítettek benne idő és tér átvitelére. A dokumentum egyaránt szolgálati munkakörülményként szolgál, és ennek eredménye.
A dokumentum legfontosabb funkciója az információ. A dokumentumban a tények, események, jelenségek a személy gyakorlati és szellemi tevékenységét rögzítették.
A dokumentumnak szervezeti funkciója van. A dokumentum segítségével lehetőség van arra, hogy befolyásolják az emberek csoportjait tevékenységük megszervezésére és összehangolására. A vállalatok kommunikációs funkciói a vállalatok és szervezetek külkapcsolatai.
Végül, a dokumentum oktatási funkciót végez. Az előadóművészetet diszciplínálja, fokozott oktatási képzést igényel, és egy jól megtervezett dokumentum elősegíti a vezetői személyzet esztétikai ízlését, alakítja a szervezet képét.
Különböző formái közigazgatási tevékenység különböztethető révén a konkrét dokumentumok, például a számla formájában előkészítése és feldolgozása a számviteli és statisztikai adatok, ellenőrző információkat gyűjt annak érdekében, hogy ellenőrizni köteles a megfigyelt tárgy szükség, stb
Az emberi tevékenység egy bizonyos területén használt egymáshoz kapcsolódó dokumentumok egy csoportját dokumentációs rendszernek nevezik. Egyszerűen szervezett, egymással összefüggő dokumentumok egy csoportja, amely egységes szabályok és követelmények szerint jött létre egy adott tevékenységi területen történő alkalmazáshoz, egy egységes dokumentációs rendszernek nevezik.
A "dokumentumforgalom" fogalma és maga a kifejezés az 1920-as években az irodai munkában keletkezett. A vezető munkatársak írásaiban a vezetői munka és a nyilvántartás menedzsment területén, mint például D. Pokrovsky, P.M. . Kerzhentsev és mások fogalmaztak meg a rendelet alapvető munkafolyamat ad elméleti indoklást főbb rendelkezéseit forgalomirányítás dokumentumok - dokumentumok terjesztése végrehajtásáról, csökkentett esetben az átjáró, az irányt a közvetlen végrehajtója dokumentumok szabályozása aláírását. Az akkori irodalomban az útvonalak felmérésének módszertanát, a dokumentumok mozgását, a szállítás technikáját fejlesztették ki. Az iratkiadás megszervezésére vonatkozó egységes elvek normatív szabályozásának első kísérletét 1931-ben az irányítómérnöki Intézet dolgozott ki a "Dokumentációs és Dokumentumkezelési Általános Szabályok" tervezetében. A tervezet meghatározza a dokumentumokhoz és dokumentumokhoz való munka megszervezésére vonatkozó szabályokat, a dokumentumok kézbesítésének, rendezésének, továbbításának, végrehajtásának és ellenőrzésének szabályait, pl. a dokumentumfeldolgozás minden szakaszában. Állami feltételek a kifejezésekre és fogalommeghatározásokra, 1970, 1983 „Egységes állami rendszer az irodai” létrehozott egységes megértés dokumentumban „a mozgás dokumentumokat a szervezet attól a pillanattól kezdve a teremtés vagy átvételi befejezni a végrehajtás vagy a feladás.” 1988-ban jóváhagyott "Dokumentumkezelés állami rendszere.
Általános követelmények dokumentumok és szolgáltatások, dokumentáció támogatás, „tisztázta a” dokumentum „hogy tartalmazza és működése” nyilvántartó dokumentum esetében „papírmunka és archiválási feltételek és meghatározások ..” talált a meghatározott „dokumentum - a mozgás dokumentumokat a szervezet megalakulása óta vagy átvételig a végrehajtásig vagy a feladásig. " Dokumentumokkal való munka szervezése - az oklevél szervezése, a dokumentumok tárolása és felhasználása az intézmény aktuális tevékenységében. A dokumentumforgalom fontos szerepet játszik a szervezet (intézmény) irodai munkájának megszervezésében, hiszen nem csak a dokumentummozgás példányait, hanem a dokumentummozgás sebességét is meghatározza. A dokumentumkezelés során a dokumentumforgalom információs támogatásnak számít az irányítóberendezés tevékenységeinek, dokumentációjának, tárolásának és a korábban létrehozott dokumentumok használatának. A dokumentumkezelés fő szabályai a következők:
- a dokumentum gyors átadása, a legkevesebb idővel;
- a dokumentum átadásának eseteinek maximális csökkentése (az okmány minden egyes mozgását meg kell indokolni, ki kell zárni vagy korlátozni kell az iratok visszavitelét);
- az átjárási sorrendnek és a dokumentumok fő típusainak feldolgozásának egységesnek kell lennie.
E szabályok betartása lehetővé teszi az irodai munka alapvető szervezeti elvének megvalósítását - a homogén technológiai műveletek központosított megvalósításának lehetőségét. Az okmánydokumentáció szerkezetének alapja a dokumentum. A komplexben lévő összes dokumentumot (hagyományos papíron és mágneses médián) össze kell hangolni, figyelve az egyes fuvarozókra vonatkozó információk bemutatásának jellemzőit.
A dokumentumforgalom megszervezése azok a szabályok, amelyek szerint a dokumentumoknak mozogniuk kell. A dokumentumforgalom megszervezése egyesíti a dokumentummozgások teljes sorrendjét a szervezet (intézmény) irányításában, az átvételhez, átvitelhez, összeállításhoz és feldolgozáshoz szükséges összes műveletet, a dokumentumok küldését (és benyújtását) az ügyhöz. A dokumentumforgalom fontos része a nyilvántartáskezelésnek és az információkezelésnek. A jól szervezett munkafolyamat felgyorsítja a dokumentumok átadását és végrehajtását a szervezetben (intézményben).
Az eljárás dokumentációját és szervezete minden művelet, amikor dolgozik velük kellene szabályozni oktatás iratkezelési a szervezet (intézmény) és a lap egységes formák dokumentumokat. Különítse el a központosított dokumentum keringetését és a szerkezeti egység szintjének dokumentumáramlását. A központosított dokumentumáramlás tartalmazza a központi nyilvántartásba vételhez szükséges dokumentációt. Azok a dokumentumok, amelyeket csak a strukturális alkörzetekben veszünk figyelembe, a szerkezeti felosztás szintjén a dokumentumforgalmat alkotják. Általános szabály, hogy központosítani benyújtott dokumentum szervezeti és igazgatási dokumentáció és a dokumentum szintű szerkezeti egység - egy speciális dokumentációt, amely a fő tevékenysége a cég (ez lehet például a szervezeti és adminisztratív dokumentumok). A nagy szervezeteknél van egy külön strukturális felosztás, amelynek feladata a központosított dokumentumforgalom biztosítása. A szerkezeti egység különböző módon hívható fel: üzleti menedzsment, iroda, általános részleg stb. Azokban a szervezetekben, ahol a központosított dokumentumforgalom mennyisége nem olyan nagy, hogy egy független egység részt vesz benne, a fenntartás funkciói a szervezet vezetőjének titkárához rendelhetők. A központosított munkafolyamatot alkotó három fő típus létezik.
Bejövő. A beérkező dokumentum az intézmény által kapott dokumentum. A legtöbb bejövő dokumentumnak a megfelelő kimenő, időben létre kell hoznia. A feltételeket olyan szabályzatok hozhatják létre, amelyek válaszolnak a megfelelő bejövő dokumentumra, vagy közvetlenül a bejövő dokumentumban határozhatók meg.
Kimenő. A kimenő dokumentum az intézménytől küldött hivatalos dokumentum. A legtöbb kimenő dokumentum a szervezet válasz a beérkező dokumentumokra. A kimenő dokumentumok egy része a szervezet belső dokumentuma alapján készült. Kis számú kimenő dokumentum a beérkező dokumentumok beérkezéséhez (például más szervezetekhez intézett kérésekhez) szükséges.
Belső. A belső dokumentum olyan hivatalos dokumentum, amely nem haladja meg az azt elkészítő szervezetet. Ezek a dokumentumok az intézmény (szervezet) munkájának megszervezésére szolgálnak, mivel ugyanazon szervezeten belül koncentrált menedzsment megoldást nyújtanak. A belső dokumentumok magukban foglalják a szervezeti, jogi, szervezeti és adminisztratív dokumentumokat. Független csoport belső dokumentumok képezik a jegyzőkönyvek és cselekszik, tervezési és beszámolási dokumentumok, dokumentumok számviteli anyagi és pénzügyi források, eszközök, a belső hivatalos levelezés (feljegyzések, indokolás), személyzet, stb Az iroda nem minden belső dokumentumokat és levelezést csak a legnagyobb szerkezeti megosztottság a szervezet (különösen, ha azok földrajzilag elkülönített), és a megrendelések a fejét a szervezet. Az irodán keresztül továbbadnak olyan belső dokumentumok is, amelyek kimenő dokumentumokat generálnak.
A dokumentum nyilvántartásba vétele rögzített formában rögzíti a dokumentumra vonatkozó számviteli adatokat, meghatározva annak létrehozását, küldését vagy fogadását. A definíciót követve a dokumentum nyilvántartásba vétele egy index hozzárendelése és dokumentumba helyezése, amelyet a nyilvántartásba vételre vagy regisztrációs kártyára vonatkozó adatok rögzítése követ. A regisztráció célja, hogy biztosítsa a dokumentumok számvitelét, ellenőrzését és visszakeresését. A dokumentumok nyilvántartásba vételének fő elve egyszeri. Minden dokumentumot csak egyszer kell regisztrálni. A beérkező dokumentumokat a kézhezvétel napján, a kimenő és a belső dokumentumokban regisztrálják - az aláírás napján. A nyilvántartásba vételhez, a kivitelezéshez és a referenciaként való felhasználáshoz szükséges dokumentumok regisztrálásra kötelezettek. A mellékletben található szervezet (intézmény) nyilvántartásba vételére vonatkozó utasításokban meg kell adni a dokumentációs támogató szolgálat által be nem jelentett dokumentumok listáját. A jegyzéket a szervezet (intézmény) vezetője hagyja jóvá, ha magában foglalja az egész szervezet (intézmény) nyilvántartott dokumentációját, vagy a strukturális felosztás vezetőjét, amelynek dokumentumait a dokumentumokhoz továbbítják. A dokumentumok nyilvántartásakor a következő alapvető referenciaanyagok kerülnek felhasználásra: az irodai munkatársak által nem regisztrálható dokumentumok listája; a szerkezeti egységek jegyzéke a szimbólumokkal; nómenklatúra.