Személyes megjegyzés
A személyi jegyzet egy diplomáciai levelezés dokumentum, személyes kézbesítési levél formájában. Fontos és elvi jellegű kérdésekről van szó, vagy egy jelentős eseményről szóló információkra vonatkozik. Ilyen például magukba foglalhatják nagykövetek küldését más nagyköveteknek a megbízólevél átadásához, vagy értesíthetik őket arról, hogy megérkeztek a fogadó ország tőkéjébe [1].
A jegyzet aláírója nevében egy személyi jegyzetet állít össze, és egy hivatkozással kezdődik. Egy közös forma: "Kedves úrminiszter", "Kedves nagykövet úr". Következő a bevezető bók, olyan szavak formájában, mint "Megtiszteltetés számomra, hogy tájékoztathatom ...". A feljegyzés lényegi részében a kérdés lényegét rögzítik. A jegyzet az udvariasság fogalmával fejeződik be, az úgynevezett végső bók. Karakterjének figyelembe kell vennie a kölcsönösség elvét, ami különösen fontos a korábban kapott dokumentumra adott válasz írásakor. Olyan változat, mint a "Könyörgöm, .... Fogadj bizalmat a mély tiszteletemben "[2] [3].
A személyi jegyzetet egy különleges jelű formanyomtatványra nyomtatják ki, az állam jelképével és a "Külügyminisztérium" vagy a "nagykövetség" szövegében. A feladás helyét és időpontját a személyes jegyzet jobb felső sarkában kell megjelölni. A tartalomban a feljegyzés felesleges kifejezések nélkül áll össze, röviden és gondosan szerkesztve. Csak futárral küldik [1].
Általában a végső bók szövegét kézzel írják, gyakran egy töltőtollal [3].