Dokumentum feldolgozás
Az esetek tudományos és technikai feldolgozása az okmányok megfelelő tárolásához és azok hatékony használatához szükséges fontos szakasz.
A gyakorlat azt mutatja, hogy a követelmények a kialakulását ügyek többségében a szervezetek nem tartják tiszteletben, vagy részben végrehajtásra. A dokumentumok keletkeznek abban az esetben, véletlenszerű sorrendben. A dokumentumok a mappát, amelyhez rendszerezett fordított időrendi sorrendben, a lapok száma több mint 250 különálló dokumentumok elhelyezett műanyag fájlokat, és mások. Abban az esetben, a második helyen másolatok és dokumentumok másolatait, huzat, szétszórt dokumentumok. Ezért szinte mindig elvégzéséhez szükséges képződését vagy újraképződését ügyek.
Az esetek kialakításakor a dokumentumokat egy adott ügyhöz rendelték, és a dokumentumokat az ügyben rendszerezték. Amikor az ügyeket átszervezik, az esetlegesen helytelenül csoportosított dokumentumok feloszlanak, és az esetek újra kialakulnak.
A következő követelményeket kell betartani:
- Valódi dokumentumokat kell tartalmaznia az esetekben, és bizonyos esetekben, eredeti iratok hiányában az esetek hiteles másolatai is szerepelhetnek az ügyben;
- az állandó és ideiglenes tárolás dokumentumait különálló esetekbe sorolják;
- tartalmaznia kell az egyes dokumentumok egy példányát (az eset magában foglalhatja a legjelentősebb dokumentumok tervezetét és dupla másolatait, azoknak a dokumentumoknak a másolatait, amelyeken valódi határozatok vannak, vízumok, megjegyzések, amelyek kiegészítik a fő dokumentumot;
- egy naptári év dokumentumainak csoportosítása az esetekbe. Kivételek: átmeneti esetek, bírósági ügyek, személyes iratok, oktatási intézmények dokumentumai, amelyek a tanév során keletkeznek (kivéve az adminisztratív és számviteli ügyekre vonatkozó dokumentumokat), a színpadi tevékenységeket jellemző színházi dokumentumok - a színházi szezonon belül stb.
- Ne helyezzen be több mint 250 standard lapot a dobozba, vastagsága legfeljebb 4 cm. (A nem szabványos lapok száma nagyobb lehet, de a tok vastagsága 4 cm-en belül marad.) Ha az esetek kialakításának folyamata során a lapok száma meghaladta a normát, az esetet térfogatokra osztják;
- a dokumentumok rendszerezése az ügyben annak érdekében, hogy következetesen fedezzenek bizonyos tartalmú kérdéseket;
- Formanyomtatványokat csatoljon az alkalmazásokhoz, tekintet nélkül a jóváhagyásukra vagy összeállításukra. A több mint 250 lapot tartalmazó dokumentumok iránti kérelmek külön kötetekre vannak kialakítva.
A megfelelő archívum időben történő létrehozása kulcsfontosságú a vállalat jövőjének sikeréhez. Az archívum minőségi feldolgozása elkerüli a szükséges dokumentumok megtalálásának több problémáját, valamint jó kapcsolatokat tart fenn üzleti partnereivel.