Minta dokumentum
az NPF irodai munkájában "_____________"
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. A jelen utasítás az APF "________________" (a továbbiakban: Alap) irodai munkájának egységes szabályait állapítja meg, és célja az APF munkatársai közötti munka egyszerűsítése és javítása.
1.2. Az Alap dokumentumai tulajdonát képezik, a velük való munkavégzés kérdéseit ez az útmutató, az NPF "_____________________" Alapokmánya szabályozza.
1.3. Dokumentumfilm karbantartása irányítás, a monitoring a szerkezeti egységek az Alap egy workflow rendszer, útmutatást munka dokumentumokat és a dolgozók képzésére alapjait iratkezelési nyugszik a feje szerkezeti egységek az alap.
1.4. A vezetők számára a nyilvántartás kezelésének megszervezéséért, a létrehozott szabályok betartásához és az Alap strukturális egységeire vonatkozó dokumentumokkal való munkavégzéssel kapcsolatos feladatokért felelősek.
1.5. Vezetője szerkezeti egység meghatározza a felelős nyilvántartás, amely a számviteli és az áthaladás a dokumentumok egy időben kell ismerkedjen a munkavállalók számára a szabályozások és útmutató dokumentumok irodai munka.
1.6. Az Alap strukturális egységeinek alkalmazottai személyes felelősséggel tartoznak a nyilvántartásba vételre vonatkozó utasítások, a hivatalos dokumentumok biztonságosságának követelményei teljesítéséért. A veszteségükről azonnal jelentették be az egység vezetőjének és jelentették az Alap vezetőjének.
1.7. A dokumentumok átruházása, másolataik a külső szervezetek alkalmazottai számára az Alap vezetőségének engedélyével engedélyezettek.
1.8. Amikor a munkavállaló szabadságra, nyugdíjazásra, elbocsátásra vagy áttelepülésre kerül, a strukturális egység vezetőjének utasításai alapján rendelkezésére álló dokumentumok átkerülnek egy másik munkavállalóhoz.
1.9. Az alap alkalmazottainak jogai, kötelezettségei és felelősségei
amelyet a munkaköri leírások határoztak meg, a szerződésekben meghatározottak szerint.
2. AZ ELŐÁLLÍTÁS ALAPVETŐ KÖVETELMÉNYEI
2.1. A jelenlegi jogszabályokkal és hatáskörökkel összhangban az Alapítvány az alábbi hivatalos dokumentumokat hozza létre:
2.2. Az Alap strukturális egységei által elkészített dokumentumoknak rendkívül tömörnek és egyértelműeknek kell lenniük, teljes mértékben indokoltnak, szerkesztettnek kell lenniük, és ha szükséges, koordinálniuk kell őket más szerkezeti egységekkel, egy ügyvédet.
A dokumentumok előkészítésének minőségét és az abban foglalt információk megbízhatóságát a dokumentumok készítésével, aláírásával és aláírásával rendelkező személyek viselik.
2.3. A szervezeti és igazgatási dokumentumok formái.
Az alap valamennyi szervezeti és adminisztratív dokumentumának nyomtatványa a bevett minta formanyomtatványaira nyomtatódik:
- az alap általános formája.
Minden dokumentum típusának szigorúan meg kell határozni az igények összetételét, valamint helyük és formatervezésük sorrendjét.
2.4. A dokumentum dátuma.
A dokumentum dátuma az aláírása napja; a testület által elfogadott dokumentum esetében az elfogadásának időpontját; a jóváhagyott dokumentum esetében - a jóváhagyás dátuma. A dokumentum dátumát a dokumentumot aláíró vagy jóváhagyó tisztviselő bélyegzi.
A több szervezetnél összeállított dokumentumok esetében a dokumentum dátuma az utóbbi szervezet aláírása (szerződés, aktus, jelentés stb.).
2.5. Dokumentumegyeztetés.
Ha szükséges a dokumentum megfelelőségének, érvényességének és a hatályos törvények és jogi aktusoknak való megfelelés felmérése, a dokumentum összehangolása.
A koordináció az alapon belül és azon kívül is megvalósítható.
A belső koordináció a dokumentumban szereplő projekt munkatársa általi észleléssel történik. A vízum magában foglalja a személyes aláírást, annak visszafejtését és a megfigyelés időpontját.
A dokumentum tervezetének megjegyzéseit és kiegészítéseit egy külön lapon kell feltüntetni, amelyet a megfigyelés során jelöltek meg: "csatolt megjegyzés".
A vízumot az alapban maradt dokumentumok másolatain, a dokumentum utolsó lapjának bal oldalán lévő aláírás alatt kell feltüntetni. A megrendelések tervezése, a megrendelések a dokumentum utolsó oldalának hátoldalán található első példányon jelennek meg.
2.6. A dokumentum jóváhagyása.
Különleges módja annak, hogy egy dokumentumot bevezessenek a cselekvésbe, annak jóváhagyása. A dokumentumokat az alap vezetője vagy az Alap magasabb szervezetei hagyják jóvá, amelyeknek a Charta szerint a hatáskörébe tartozik a jóváhagyott dokumentumokban feltüntetett kérdések rendezése.
A dokumentum jóváhagyását a jóváhagyási bélyegző beillesztésével vagy adminisztratív okmány kiadásával végzik (abban az esetben, ha további utasítások és magyarázatok szükségesek).
2.7. A dokumentum szövegének tömörnek, pontosnak kell lennie, és nem szabad különböző értelmezéseket engedélyeznie. Ajánlatos, hogy egy dokumentumot egyetlen dokumentumban dolgozzanak ki, amely felgyorsítja a megfontolásukat, végrehajtását, és elősegíti az esetek megfelelő kialakulását.
A közigazgatási dokumentumok és betűk szövegei két részből állnak. Az első meghatározza a dokumentumok elkészítésének okait vagy okait. A második rész meghatározza a döntéseket, utasításokat, javaslatokat, véleményeket, következtetéseket, kéréseket.
A leveleket a szervezet vagy annak szervezeti egysége nevében kell kezelni.
2.8. Megjegyzés az alkalmazás elérhetőségéről.
Az alkalmazási dokumentumok három típusból állhatnak:
- a megfelelő közigazgatási okmányokkal jóváhagyott vagy hatályba lépett kérelem;
- Alkalmazás, amely egy független dokumentum, amelyet egy kísérőlevél küld.
A pályázatoknak rendelkezniük kell a dokumentumhoz szükséges valamennyi követelménysel.
Ha a szövegben szereplő alkalmazások nincsenek megnevezve, akkor meg kell adnia a nevüket, a lapok számát és az egyes példányok számát.
Ha az adminisztratív okmány több melléklete van, azok sorszámmal vannak ellátva: 1. melléklet, 2. függelék stb.
2.9. A dokumentumok aláírása.
Az alap által a magasabb hatóságoknak küldött dokumentumokat az Alap vezetője vagy a feladata ellátó személy írja alá.
Az állásfoglalás útmutatást ad a dokumentumok végrehajtásához. Ha a felbontásban több végrehajtó van, megjelenik egy felelős előadó (rendszerint először az előadó jelzi).
A hitelességük különleges hitelesítését igénylő dokumentumoknál pecsétet helyeznek el (a pénz- és anyagi értékek, valamint az állami jogi aktusok által meghatározott tények).
2.12. A dokumentum végrehajtásáról és annak irányáról szóló megjegyzés.
Ha a válasz levél másolata nincs csatolva a dokumentumhoz, akkor az előadó feliratot készít a dokumentum végrehajtásakor és mikor.
Azok a dokumentumok, amelyek nem rendelkeznek a végrehajtásukkal, nem nyújtják be az ügyet.
3. A DOKUMENTUMOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS REGISZTRÁCIÓS SZABÁLYAI
3.1. Az Alap vezetőjéhez aláírásra benyújtott dokumentumok tervezetének vízummal kell rendelkeznie a végrehajtó, az érdekelt szerkezeti egységek vezetői és egy ügyvéd esetében.
A szolgáltatási dokumentumok szövegének pontosnak, jogi értelemben hibátlannak kell lennie, és nem szabad kettős értelmezést biztosítania.
A megbízás olyan normatív dokumentum, amelyet bármely feladat megoldására adtak ki.
A megbízások az alap formáján vannak, névnek, dátumnak és számnak kell lennie.
A főtevékenységre vonatkozó megbízások számozásra kerülnek, és a személyzet utasításaitól elkülönítve tartják.
A megbízásokat az Alap vezetője vagy a feladatait ellátó személy írja alá.
A kérdések és döntések megvitatását dokumentáló dokumentumok.
A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és alapszintű.
A jegyzőkönyveket az elnök és a titkár írja alá.
Törvény - több személy által készített dokumentum, valamint tények, események (a szerződés szerinti munkaszerződés, az anyaglevezetési aktus, az átvételi elismervény - a dokumentumok átadása stb.) Megerősítése.
A törvényt az elnök és a bizottság tagjai írják alá.
A legális jogi dokumentum a jogi (fizikai) személyek kapcsolatában. Az ügylet jellege, a szállítási feltételek, a szállítási határidő, a szállítás, az ár, a minőség, a fizetések, a garanciák, a felek jogai és kötelezettségei - mindez tükröződik a szerződésben.
A szerződés alkotóelemei:
- A faj neve és a dokumentum címe (értékesítési szerződés);
- dátum, a rajz helye, száma;
- a szállítási, szállítási, tárolási stb. feltételek és feltételek;
- fizetési feltételek;
- a szállítás rendje - az elvégzett munka elfogadása;
- a felek felelőssége (beleértve a kötelezettségek elmulasztásának szankcionálását);
- garanciák, biztosítás és vis maior;
- tulajdon átruházása;
- a vitarendezési eljárás;
- a tisztviselők aláírása;
3.6. Levelek, faxok.
Az üzleti levelezés a külső szervezetekkel való kommunikáció szerves eszköze.
A levél tartalma és célja lehet: kereskedelmi, garancia, levelek - kérések, levelek - válaszok és mások.
A levél szövegének tömörnek, következetesnek, meggyőzőnek és helyesnek kell lennie.
3.7. Feladatok leírása.
Munkaköri leírás - normatív dokumentum, amely meghatározza az Alap alkalmazottjának funkcióit, jogait és kötelességeit.
A munkaköri leírás alapján munkaszerződést dolgoznak ki az Alap alkalmazottaival.
A feladat leírása a következő szakaszokat tartalmazza:
3.8. A személyzet dokumentumai.
Az Alap és a munkavállalók közötti munkaviszonyt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve (Munka Törvénykönyve) szabályozza. A Munkavédelmi Törvénykönyv cikkei alapján az Alapítványnak egységes eljárást kell kidolgoznia a munkavállalók felvételének, elbocsátásának és átruházásának nyilvántartására. A dokumentumok összességét, amelyekben az alkalmazottak munkaerő-aktivitásának szakaszai fixek, a személyzeti dokumentációnak nevezzük. Ilyen dokumentumok a következők:
- a személyzetre vonatkozó megbízások;
- T-2 formájú személyi kártyák;
- személyes számlák a bérekért.
4. A DOKUMENTUMI FORGALMAZÁS SZERVEZETE
4.1. Az Alapba érkező levélváltás fogadásának, feldolgozásának és átadásának eljárása.
Az Alapba érkező minden levelezés regisztrálva van a beérkező dokumentumok naplójában.
Az Alap vezetése általi megfontolás után állásfoglalásra bocsátott dokumentumokat a titkárságon keresztül az aláírást megküld a végrehajtónak. A másik előadóművésznek történő átadás a titkárságon keresztül hivatalos.
4.2. A kimenő levelezés kiadásának és elküldésének módja.
Az Alap kezelése által küldött és küldési célra szánt dokumentumokat a titkársághoz kell eljuttatni, amennyiben a feladó és a feladásra felkészített kimenő okmányok naplózza.
A vízummal küldött levelek másolatát az Alap ügyei tartalmazzák.
5. A DOKUMENTUMOK KIUTULÁSÁNAK ELJÁRÁSA
5.1. Az ellenőrzés az Alap kezelése által megbízott valamennyi típusú dokumentum végrehajtásától függ.
5.2. A dokumentumok végrehajtásának határidejét a dokumentum szövege vagy a fej állásfoglalása jelzi. Ha a határidő nincs megadva, akkor a dokumentumot legfeljebb egy hónapig kell végrehajtani.
5.3. A teljesítményellenőrzés szervezése.
A végrehajtás ellenőrzése a regisztrációs adatokon alapul: a kimenő és a bejövő levelezési naplók bejegyzései.
A dokumentum végrehajtása megtörtént, és az utasítások végrehajtását követően eltávolításra kerül. A dokumentumon a végrehajtásról szóló jegyzet, a teljesítményt igazoló személy aláírása, a dátum.
6. A MŰVÉSZEK MUNKÁJA DOKUMENTUMOKAT
6.1. Az Alapítvány strukturális felosztásának vezetője gondoskodik a dokumentumok gyors átgondolásáról, a végrehajtóknak történő átadásukról, a dokumentumok kivitelezésének minőségéről a kérdések érdemein.
6.2. A felelős előadó felelősséget vállal a dokumentum előkészítésében felhasznált információk teljességéért és megbízhatóságáért.
6.3. A Vállalkozó felelős a teljesítményfegyelem követelményeinek teljesítéséért, mert nem alkalmazza a jelenlegi szabályozási aktusokat a dokumentumok végrehajtásának előkészítésére, végrehajtására, benyújtására és ütemezésére.
7. A VÁLLALKOZÁS ÉS FORMÍTÁS NOMENKLATÚRÁJA ÖSSZETÉTELE
7.1. Az esetek nómenklatúrájának összeállítása.
Az esetek nómenklatúrája az Alapban létrehozott esetek nevének rendszerezett listája, feltüntetve a tárolás feltételeit, a megállapított eljárásnak megfelelően. Célja a végrehajtott dokumentumok esetekbe csoportosítása, esetek megrendelése és rögzítése, indexelési esetek meghatározása és tárolási feltételeinek meghatározása.
Az esetek nómenklatúráját az alap kezelése hagyja jóvá.
Összeállításakor a nómenklatúra ügyek kell vezérelnie a Charta az alap, rendelkezéseit a szerkezeti megosztottság, személyzeti terveket, és tevékenységi jelentések, listák dokumentumok megőrzésük dátumokat.
7.2. Az ügyek kialakulása.
A végrehajtott dokumentumok csoportosítása az esetek nómenklatúrájával összhangban.
Az esetek kialakulásakor a következő szabályokat kell betartani:
- az ügyet csak a végrehajtott, helyesen kiállított okmányokba kell helyezni a nómenklatúra szerinti esetek fejlécével összhangban;
- összeállít minden olyan dokumentumot, amely egy kérdés megoldására vonatkozik;
- egy naptári év dokumentumait az ügybe csoportosítva, kivéve az átadandó ügyeket;
- Külön csoportosíthatja a fájlokat az állandó tárolási és ideiglenes tárolási időszakokban. A dokumentumokat nem szabad a visszaküldendő ügyben elhelyezni, extra példányokat, tervezeteket.
7.3. Dokumentumok és fájlok online tárolása.
A letelepedés pillanatától és az Alap archívumába történő áthelyezésig az ügyeket a megalakulás helyén tárolják.
Az ügyek kiadását más egységekre vagy harmadik felekre a vezetés engedélyével végzik. A kártyát a kibocsátható üzletért állítják ki - az eset helyettesítője. A külső szervezetek esetében az esetek a törvények szerint kerülnek kiadásra.
Iratok lefoglalására eseteiből tartós tárolása engedélyezett kivételes esetekben és készül a vezetőjének engedélyével a kötelező távozása egy hitelesített másolatát a dokumentumot, és a tanúsítvány az oka a kiadása az eredeti.
8. ELŐKÉSZÍTÉSI ÉS TÁMOGATÁSI ELJÁRÁS
ARCHÍVUMBAN TÁROLÁSRA
8.1. A dokumentumok értékének vizsgálata.
A dokumentumok értékének meghatározása az állami tároláshoz való kiválasztás és a tárolás feltételeinek meghatározása céljából.
Az Alapítvány dokumentumainak értékének megszervezésére és elvégzésére állandó szakértői bizottság jön létre.
A dokumentumok értékének vizsgálata alapján állandó, ideiglenes raktárhelyiségekről és személyzetről szóló nyilvántartásokat, valamint az esetek megsemmisítésre való elosztásáról szóló aktusokat készítenek.
8.2. Az esetek nyilvántartása.
Az állandó, ideiglenes raktározás és a személyzet befejezett eseteiben az e követelményekkel összhangban kiadott értékvizsgálatot elvégző szakértők évente készleteket állítanak fel.
Az esetek listájának elkészítésekor a következő követelmények teljesülnek:
- az esetek fejlécét az esetek nómenklatúráján alapuló elfogadott rendszerszintű rendszer szerint jegyzik be a leltárba;
- A leltár dobozai pontosan kitöltésre kerülnek az eset fedélén található információk alapján.
Az esetek jegyzékét három példányban kell elkészíteni.
8.3. Az ügyek átadása a letétbe helyezéshez.
Az ügyek átadása a jelentések szerint történik.
9. A FORMÁK, A NYOMTATÁSOK ÉS A PÉNZFORGALOM ELLENŐRZÉSE ÉS TÁROLÁSA
9.1. Az alap bélyegzői és bélyegzői, megrendelések, megrendelések, utazási igazolások, valamint munkakönyvek formái kötelező könyvelés alatt állnak.
9.2. Azok a személyek, akik személyesen felelősek a pecsétek, bélyegzők és űrlapok nyilvántartásáért és tárolásáért, az Alap megbízásából nevezik ki.
9.3. A pecsétek és bélyegek elszámolása a magazinban marad. A pecsétek, bélyegzők és formanyomtatványok a tárolásukhoz és felhasználásukért felelős személyeknek a vonatkozó folyóiratokban történő átvétel ellenében történnek.
9.4. A naplók szerepelnek az esetek nómenklatúrájában, lapjuk számozott, varrva és lezárva.
Az Alapítvány által használt dokumentumokat kitöltő mintákat a vonatkozó formanyomtatványokon csatolják.