A lejárt tárolási időszakokkal rendelkező dokumentumok feloszlatása a "Young

Bibliográfiai leírás:

A tevékenység folyamata során bármely szervezet, függetlenül a tulajdonlás formájától és a tevékenység típusától, "hatalmas mennyiségű" dokumentumot tartalmaz, amelyek különböző értékű információkat tartalmaznak. A legtöbb információ egy idő után elveszíti értékét. Az ilyen dokumentumok száma, amelyek jelentőségüket veszítették, minden évben csak nő, tárolásukhoz nagy területeket és speciálisan felszerelt helyiségeket kell felosztani. E tekintetben szükség van azon dokumentumok azonosítására és megsemmisítésére, amelyek lejárt eltarthatósági idejével rendelkeznek.

A lejárt tárolási időtartamú dokumentumok megsemmisítése érdekében a következő típusú munkákat kell elvégezni

1. Válasszon eseteket, dokumentumok, amelyek megsemmisülnek.
2. A tárolni kívánt archiválási dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó okiratot hagyja jóvá.
3. Áthelyezési esetek, dokumentumok megsemmisítésére.

1. szakasz: A megsemmisítendő iratok elosztása

Az ügyek és dokumentumok lekötött tárolási időszakokkal történő elosztása a szervezet dokumentuma értékének egyik fő célkitűzése. A dokumentumok értékének vizsgálata a dokumentumok vizsgálata a dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározására szolgáló értékük alapján.

Fontos: A szervezet minden dokumentumát az értékvizsgálatnak kell alávetni, függetlenül a média típusától és a rögzítési módoktól. Mielőtt megvizsgálnák a dokumentumok megsemmisítésének értékét.

A dokumentumok értékének vizsgálata az alábbiak alapján történik:

- az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai és egyéb normatív jogi aktusai az archívumok területén, információs és dokumentációs támogatás a vezetés számára;

- típus-, osztály- és egyéb dokumentumok listája, feltüntetve a tárolás feltételeit, tipikus és példamutató nómenklatúrákat.

Az irodai munkaszervezet munkatársai, a szervezet szervezeti egységeinek irodai munkájáért felelős szakemberek, a szakértői bizottsággal együtt kiválasztják a tárolásra vagy megsemmisítésre szánt dokumentumokat.

A munka a kiadás a dokumentumok megsemmisítésére is tartanak az archívumban a szervezet tartotta az archív személyzet a vizsgálat során értéke továbbítandó dokumentumok az állami (önkormányzati archívum) - a források megszerzése állami / önkormányzati levéltárak, vagy a folyamat elvégzésére tervezett tevékenységek ésszerűsítése szekrények Irattári Alap (a szervezetek, a nem kormányzati források megszerzése önkormányzati levéltárak) /

Fontos! Szervezni, és elvégzi a vizsgálatot értékének dokumentumok végzésével a fejét, hogy hozzon létre egy állandó szakértői bizottság (EC), a szervezetek, amelyek alárendelt hálózatot hozzon létre egy állandó központi szakértői bizottság (CEC).

A fő szabályozási eszköz meghatározására eltarthatósága a dokumentáció a listán standard kezelésének levéltári dokumentumokat a tevékenysége során az állami szervek, a helyi önkormányzati szervek és szervezetek, jelezve a szavatossági ideje. A lista tartalmazza a minta kezelése archív dokumentumokat a tevékenysége során az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek végrehajtása során az azonos típusú (közös az összes vagy a legtöbb) funkciókat, tekintet nélkül a tulajdon, jelzi ezt eltartható.

Az esetek megsemmisítési folyamatának tárgyai:

- esetekben a lejárt eltarthatósági, amelyek a szerkezeti megosztottság a szervezet, valamint a dokumentumok a lejárt eltarthatósági idő, beleértve a dokumentumok másolatát lefoglalt esetek átadandó az archív a szervezet;

- olyan ideiglenes tárolási időszakok (10 éven túliak), amelyek tárolási feltételei lejárt, kialakultak, leírták és figyelembe vették az esetek, a szervezet archívumában található iratok éves szakaszában.

Az esetek elosztását és a nyilvántartásba vétel iratainak nyilvántartását a strukturális egység alkalmazottja végzi el, aki a következő műveleteket hajtja végre:

2. szakasz A kunichtneniya archiválási dokumentumok kiosztására vonatkozó, a tárolás hatálya alá nem tartozó aktusok kidolgozásának eljárása

A nyilvántartásba nem vett dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó okirat előkészítése magában foglalja:

1. a raktározás alá nem tartozó dokumentumok megsemmisítésére irányuló aktusra vonatkozó javaslatok szerkezeti egységeiben való előkészítés;
2. az irodai szolgálat általi felkészülés a dokumentumok megsemmisítésére való felhatalmazásról, amely nem tartozik a szervezet összes szerkezeti felosztásának tárolásához;
3. jóváhagyása és jóváhagyása.

A jogi aktus kidolgozásakor a dokumentumok listájának neve és kimenete, valamint a tárolási feltételek megjelölése, amelyek alapján a dokumentumok megsemmisítésre kerülnek, megjelennek.

A törvény táblázatos formája tartalmazza a megsemmisítésre kiválasztott esetek leírását.

1. oszlop "No. п / п" - Az 1. oszlop sorszáma bruttó sorrendben arab számokba kerül, az "1" -vel kezdve.

2. rovat - "Az ügy címe (a dokumentumok csoportjának címe"). A nyilvántartásoktól eltérően, ahol minden egyes eset külön számon kerül bejegyzésre, a jogi aktus homogén esetek fejlécét az általános címsor alatt kell beírni. Ha a jogi aktus több strukturális elhatárolás eseteit határozza meg, az egyes szerkezeti egységek nevét az e részfelosztási esetek csoportja előtt jelölik.

3. rovat: "Évek". A legkorábbi és legutóbbi esetek évei jelennek meg.

4. oszlop "Leltári szám" és az 5. oszlop "Számegység. hr. a leltár szerint "a cselekmény nincs kitöltve.

6. oszlop: "tárolóegységek száma". A csoport összes esetének (a cselekmény 6. oszlopának) teljes száma szerepel.

7. rovat "A raktározási feltételek és a listán szereplő cikkek száma." Jelzi az ügy tárolásának időtartamát és a listán szereplő cikkszámot, amelyet a tárolás során megsemmisítendő iratok elosztásakor használt.

8. rovat: "Megjegyzés". Adjon meg további információkat a megsemmisítendő esetekről, nevezetesen az esetek nómenklatúrájában szereplő esetek indexéről (indexekről) (1. függelék).

archív szervezet munkás, megkülönbözteti a helyzet, nem kell tárolni, a pusztítás, és üzemképes teszi ki egy táblázatot, amely felsorolja azokat az eseteket, hogy tartalmazza a törvény elosztásáról a megsemmisítése levéltári dokumentumok, nem kell tárolni.

Törvény elosztásáról a megsemmisítése levéltári dokumentumok, nem kell tárolni, aláírja a munkavállaló, aki a vizsgálat értékét dokumentumok (mint általában - a Department of office), majd jóváhagyásra benyújtja a CEA (EC) szervezet az éves szakaszok készletek esetben állandó tárolás élet és a személyes összetételét.

Fontos: ha a szervezet a beszerzési forrását állami vagy önkormányzati levéltárak, az esetek szerepelnek a jogszabály megsemmisítése csak a jóváhagyás után és beleegyezésével EPA megfelelő archív készletek esetben állandó tárolás és a személyzet. Jóváhagyása után a készletek esetben állandó tárolási időszak EPA levéltári intézmények a törvény elosztásáról a megsemmisítése levéltári dokumentumok, nem kell tárolni, hogy egy bejegyzés éves nyilvántartási válaszfalak esetben állandó tárolás ugyanezen évek hagytak jóvá, a dátum és számát EPA protokoll.

Jóváhagyását követően az EPA levéltári intézmények éves nyilvántartási válaszfalak esetben állandó tárolási időszak és a megegyezés éves nyilvántartási válaszfalak Bizottság személyzeti törvény elosztásáról a megsemmisítése dokumentumok, amelyeket nem kell tárolni, melyet a szervezet vezetője.

Ha a szervezet nem a beszerzési forrását az állami vagy önkormányzati levéltárak, a törvény elosztásáról a megsemmisítése dokumentumok, amelyek nem kell tárolni szerint a szervezet vezetője előkészítés után, és elfogadja az éves készletek válaszfalak Ügyek személyzet.

Előírt cselekmény egy sor módosítást meghatározott nyilvántartási pusztulása ügyek az archívumban szervezet (papírmunka jelöljük a megsemmisítés ügyek lehet megjelölni a végleges felvételi nómenklatúra szervezet ügyek).

A regisztrációs dokumentumok megváltoztatására vonatkozó sor befejezésekor a cselekményt az archívum alkalmazottja írja alá, aki módosította a pozícióját jelző számviteli nyilvántartásokat.

3. szakasz. Az ügyek átruházása, dokumentumok megsemmisítése

A dokumentumok fizikai megsemmisítését csak a szervezet vezetőjének engedélyével lehet elvégezni az állandó tárolási és személyi állományok készletének éves szakaszainak jóváhagyásával, a tárolásra nem kötelezett dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó eljárásról.

Az esetek átruházását átvételi elismervény igazolja, amely jelzi az átadás dátumát, a kezelt ügyek számát és a papírhulladék tömegét.

Az ártalmatlanításra való feltöltés és eltávolítás az intézmény archívumainak megőrzéséért felelős alkalmazott felügyelete alatt történik. Szükség esetén a dokumentumok megsemmisíthetők a szervezet képviselőjének jelenlétében, a dokumentumok fizikai megsemmisítéséről szóló aktus kidolgozásával. Ez a cselekmény önkényes formában történik.

A megsemmisítéshez szükséges dokumentumok átadása a törvény végső részében szerepel, amely a dokumentumok tárolóegységeinek megsemmisítésére és súlyára vonatkozó számot jelöli.

Ha a szervezet az esetek megsemmisítésének eltérő változatát választja, akkor a törvény megsemmisítési módjának nyilvántartása kötelező.

A megsemmisítési eljárás következtében számos dokumentumnak kézen kell maradnia:

- a tárolásra nem kötelezett dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó intézkedés

- útlevél, amelyet két szervezet ír alá a "oldalra" vonatkozó dokumentumok átadása esetén a megsemmisítés céljából;

- a dokumentumok megsemmisítésére irányuló cselekményt feltétlenül az a szervezet végzi, amely ezt a folyamatot végezte (vagyis lehet egy szervezet, amely átszállítja az ügyeket az újrafeldolgozásra és egy külső szervezetre).

A gazdasági célból megsemmisítendő iratok használata tilos. A dokumentumok megsemmisítését oly módon végzik, hogy biztosítsák az azokban található információk titkosságát.

Példa a tároláshoz nem kötődő dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó aktus nyilvántartásba vételéről

Alapvető kifejezések (automatikusan generált). archív dokumentumok, Dokumentumok megsemmisítése, Destruction levéltári dokumentumok, lejárt eltarthatósági idő, tárolási idő, készletek esetben az értéke dokumentumok, készletek esetben állandó, megsemmisítése dokumentumokat, szekciók készleteinek esetek kezelésének levéltári dokumentumok, a tárolási időszak esetekben állandó tárolás, a Levéltári Alap dokumentumok az irattári dokumentumok használata, az ügyek megsemmisítése, a dokumentumok tárolása, a dokumentumok értékének vizsgálata, a készletek éves része, a szervezet ügyei.