Az ügyek értékének vizsgálata - a stadopedia
A szervezet dokumentumai, amelyeket a nyilvántartáskezelésben elhalasztottak vagy később, hosszú távú archiválási tárolókban maradnak, vagy rövid ideig tárolódnak, majd a megsemmisítésre vannak szétosztva. A dokumentumok értékének vizsgálata alapján elfogadják az irattári tárolásra szánt dokumentumok kiválasztására vagy a megsemmisítésre szánt dokumentumoknak a raktározási időszak lejártával kapcsolatos kérdéseire vonatkozó kérdéseket.
Az ügyek (dokumentumok) értékének vizsgálata az okmányok vizsgálata értékük alapján, a dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározása és az állandó tárolás kiválasztása céljából.
A dokumentumok értékének vizsgálata az alábbiak alapján történik:
· Az Orosz Föderáció aktuális jogszabályai és jogi aktusai az irattári ügyekről és a vezetés dokumentációjának támogatása;
· A dokumentumok tipikus és osztályozási jegyzéke, a tárolás feltételeinek feltüntetésével, az esetek tipikus és példamutató nómenklatúrái;
· Az Orosz Szövetségi Levéltári Ügynökség normatív és módszertani dokumentumai, valamint az Orosz Föderáció tárgykörébe tartozó levéltárak ügyvezető szervei az archívumok területén.
A dokumentumok értékének szakértelme a szervezetben történik:
· A nyilvántartás vezetése - az esetek nómenklatúráinak kidolgozása, az ügyek kialakításának folyamata és az archívumba történő áthelyezéssel kapcsolatos ügyek előkészítése során;
· Az archívumban - az állandó tárolásra szánt ügyek átadásának előkészítéseként.
Az ügyek (dokumentumok) értékének megszervezésére és lebonyolítására a szervezetben létrejön a szervezet (EC) szakértői bizottsága. Az alárendelt szervezetek szakértői bizottságainak tevékenységeinek figyelemmel kísérése érdekében az érintett irányító testületekben állandó szakértői bizottságok és központi szakértői bizottságok (CEC-k) kerülnek kialakításra.
Szervezet szakértői bizottság egy olyan tanácsadó testület által létrehozott végzésével a fejét a legképzettebb munkavállalók mennyisége legalább három embert, és végzi a tevékenységét a pozíció alapján. A szakértői bizottság elnöke a szervezet vezető alkalmazottja, a DOW szolgálatának munkájáért és az archívum egyik vezető munkatársa.
Az EK üléseit legalább évente kétszer tartják és jegyzőkönyvek rögzítik. Az EK üléseinek jegyzőkönyvét a bizottság elnöke és titkára írja alá. Az ülések során hozott döntéseket a szervezet vezetője jóváhagyja.
Jegyzőkönyvek EK tartalmazó határozatát, hogy az nómenklatúrája ügyek projektek módosításához időpontját adattárolásra, kialakítása típusú és megyei listákat dokumentumok megőrzésük dátumok, valamint a tipikus és példaszerű nómenklatúrákat esetben hagyja jóvá a fejét a szervezet csak megfontolásra a szakértői bizottság a vonatkozó levéltári intézmény.
Az értékvizsgálat alapján ésszerű kiválasztás történik:
· Állandó és átmeneti (több mint 10 éves) tárolási dokumentumok - az archívumba való átvitelhez;
· Az ideiglenes tárolási időszakokkal ellátott dokumentumok ("A szükséglet megtörténtével" jelöléssel ellátva) - a strukturális felosztásokba történő további tárolás előtt, mielőtt azok szükségessé válnak;
· Olyan dokumentumok, amelyek nem jelentenek gyakorlati és (vagy) tudományos és történelmi értéket, amelyek tárolási feltételei lejárt, - a megsemmisítésre való átruházás.
Az eredmények szerint a vizsgálat értéke a leltár összeállított esetben (dokumentumok) állandó és hosszú távú tárolásra, valamint a cselekmények elosztásáról szóló dokumentumok és fájlok lejárt ideiglenes tárolására, nincs gyakorlati (tudományos, történeti) értéke a pusztulástól.