A vizsgálatot esettanulmányozással végzik
A vizsgálati eredményeket az esetek aktái állítják össze, és a megsemmisítendő iratok elosztására (az archívumok által létrehozott formanyomtatványok alapján) járnak el.
A dokumentumok és a tönkremeneteli okmányok elosztására vonatkozó aktus az érintett időszakra a nyilvántartások azonos időszakra történő nyilvántartásba vétele után történik.
A megsemmisítés nem tartalmazhat dokumentumokat. amelyek tekintetében a tárolási feltételekkel ellátott dokumentumok aktuális listája nem tartalmaz határozott utasításokat a tárolás feltételeire vonatkozóan, és az EK-nak nincs határozott véleménye az értékükről.
EK úgy véli, hogy a cselekmények az esetek ügyében egyidejűleg megsemmisülnek.
Az EK nyilvántartása jóváhagyása után az ügyeknek a megsemmisítésre való elosztásáról szóló törvényt a vállalkozás vezetője hagyja jóvá, és az aktusban szereplő eseteket a megállapított rendben el kell pusztítani.
Az állandó és ideiglenes tárolási időszakok dokumentumainak értékét évente meg kell vizsgálni.
Az EK-dokumentumok munkájának eredményeképpen három csoportra oszlik:
- archív tárolásra szánt dokumentumokat;
- a megsemmisítendő iratok;
- az üzleti tevékenység során történő további felhasználáshoz szükséges dokumentumok.
Az archiválásra kiválasztott esetek. további regisztráció szükséges:
- az ügyben szereplő okmányokat időrendi sorrendben kell elrendezni, ha azt nem vették figyelembe az ügy kialakításának folyamatában;
- A névjegyeket a jobb felső sarokban egy egyszerű ceruzával vagy számlálóval kell számolni;
- az ügy végén lezáró megerősítő lapot varrni (lásd alább);
- A legfontosabb dokumentumok (személyzetet vagy amely kereskedelmi titkok), hogy nyilvántartást készít belügyeibe (Lemezek belső nyilvántartási számmal külön-külön), ha nem, akár azelőtt készült, és szegély őket az elején az ügy;
- megcsavarják a tokot vagy varrják négy lyukba;
- továbbá az eset fedezetére fel kell tüntetni a lapok számát a kitöltési igazolás szerint, az ügy tárolásának időtartamát, tisztázni kell az ügy címét és végső határidejét
átmeneti tárolás esetén (akár 10 év között) lehet tárolni mappák villogás nélkül, és a lapok számát, és megadása nélkül a szélsőséges időpontot dokumentumokat. Ilyen esetekben a dokumentumok közvetlen vagy fordított időrendi sorrendben tárolódnak, az átrendezés nem szükséges.
Az archiválási tárolásra készített összes eset két csoportra tagolódik:
· A vállalati személyzet ügyei (a legtöbb cégnél ezek a fődokumentumok az archívumba továbbítva);
· Főbb (ipari) tevékenységek esetei.
Az egyes esetcsoportok esetében külön nyilvántartások készülnek. 1. nyilvántartási szám (a fő tevékenységben szereplő esetek) és a leltári szám 1 l / s (személyes struktúrák esetén).
A készletet általában egy évre szóló dokumentumokra állítják össze. és az esetek fontos szerepet töltenek be, például:
Þ az 1-es leltárban az esetek a következő sorrendben kerülnek rögzítésre: statút; a közgyűlések jegyzőkönyve, az Igazgatóság ülései; megrendelések a fő tevékenységről; hosszú távú, éves tervek; jelentések stb.
Þ a nyilvántartás az ügyész személyzetét a következő sorrendben: a számviteli személyzet könyve (ha fenntartják); megrendelések l / s; személyes fájlok vagy személyes kártyák; személyes bérszámlák; felmentett munkafüzetek.
Engedélyezett a jegyzékbe való felvétel több éve. Ebben az esetben a leltárban szereplő esetek évek szerinti bontásban vannak feltüntetve, és a leltár éves szakaszokból áll, amelyek esetében az esetek nagysága szerint rangsorolják.
Minden leltár végén a benne foglalt esetek számát és szavakat jelölik. A leltár mindegyik esete megkapja a rendes (levéltári) számot, amelyet a megfelelő eset borítóján elhelyez.
Az ügyeket és a készleteket az EK tagjai készítik és írják alá, a vállalkozás vezetője mérlegeli és jóváhagyja.
A fájlok átvétele az archívumba
Az ügyek átvételét az archívumra a titkár-asszisztens (irodai jegyző) és az archivista végzi. Ugyanakkor a leltár összes példánya minden egyes eset ellen jelzi a rendelkezésre állását. A végén minden esetben a nyilvántartás a következőket tartalmazza: a számok és a pro-külön által aláírt ténylegesen kapott összeg az archívumban esetben nem otsutst vuyuschih ügyek napja fogadása és továbbítása, valamint aláírással és elfogadják a program résztvevői.
A vállalati archívumban szereplő esetekkel együtt regisztrációs naplókat vagy regisztrációs kártyákat küldünk. E nyilvántartási formanyomtatványokat is fel kell venni a jegyzékbe.
Csak azután, hogy a dokumentumoknak a cég archívumába történő áthelyezése megsemmisíti a törvényben foglalt dokumentumokat. A dokumentumok megsemmisítése a vállalkozás legalább két dolgozójával, például a "Shreder" segítségével történik.
Az állandó tárolási dokumentumok és a kereskedelmi vállalkozások személyzete ad hoc alapon átvihető az állami levéltárba.
A vállalkozás csak felszámolásra vonatkozó engedélyt kap az archiváláshoz szükséges dokumentumok átadását követően.
Levéltári intézmények végzik kapcsolatot valakivel-profit szervezetek alapján szerződést, amelyek explicit-mind együttműködés kérdése, beleértve a doku-Ments átviteli feltételek kapcsolódnak a nem állami része levéltári fondaRF letétbe az állami és önkormányzati levéltárakban. Az 5. cikk szerinti, „alapjai az Orosz Föderáció Levéltári Alap az Orosz Föderáció jogszabályok és archívumok” származó 07.07.93 № 5341-1 levéltárában kereskedelmi tartozó szervezetek által számukra a tulajdonjog-sti, tudható, hogy a nem állami része Levéltári alap az Orosz Föderáció. Annak érdekében, hogy a megőrzése dokumentumok nem kormányzati része a levéltári Alap az orosz kereskedelmi szervezetek adniuk tartós tárolására létrehozott ezekre a célokra, archívumok, strukturált-lis egységek 19. bekezdésének megfelelően, „Rendelkezések a Levéltári Alap az Orosz Föderáció” által jóváhagyott elnöki rendelet 03/17/94 No. 552.
Abban az esetben, felszámolása a kereskedelmi szervezet hiányában utódai kapcsolatos dokumentumok nem állami része Levéltári fondaRF, jön az állam és a korábban, az állandó tárolás céljából az állami és önkormányzati ar-khivai.
A kereskedelmi szervezetek felszámolásához szükséges dokumentumok elfogadását a felszámolási bizottság (a csődbiztos) befejezése után hozza létre Oroszország Szövetségi Levéltári Szolgálata.
Állandó raktározási és személyi okmányok. összetételével kapcsolatos, az Orosz Föderáció Levéltári Alap át a állami vagy önkormányzati levéltárak csak az elvégzett CIÓ szakértelmét értékük a megrendelt állam, vagy azzal a feltétellel a felszámolt cég (felszámolás co-misszió, a vagyonfelügyelő) állami vagy önkormányzati-pal'nite fájlt a szükséges forrásokat feldolgozásukat.
A vizsgálat befejezésekor a megsemmisítésre kiválasztott dokumentumok szerepelnek a törvényben, és a felszámolási jutalékkal egyetértésben megsemmisülnek.
A 21. cikkel összhangban a „alapjai az Orosz Föderáció Levéltári Alap az Orosz Föderáció és az archívumok” származó 07.07.93 № 5341-1 sérti a törvényt, beleértve Unicov-tozhenie dokumentumok megsérti a feltételeket a listája egyházi neniya dokumentumok, tisztviselők , amely az irattári dokumentumok megőrzéséért, az Orosz Föderáció jogszabályai szerint büntetőjogi, közigazgatási vagy más felelősséggel tartozik.