A projekt irányítóbizottsága, célkitűzései, felépítése, funkciói
Mi a projekt irányítóbizottsága és mit csinál?
A projekt menedzser kezeli a projektet, megoldja a problémákat és olyan döntéseket hoz, amelyek nem befolyásolják gyökeresen a projekt tervezett eredményeit. Nincs értelme bevonni az irányítóbizottságot, ha a projekt a terv szerint megy, vagyis: az eltérések, a költségek és a tartalom elfogadható határokon belül esnek. De sok olyan helyzet áll fenn, amikor a projektmenedzser kompetenciái vagy hatáskörei nem elegendőek a döntéshozatalhoz. Ilyen esetekben a projektmenedzser fokozza a döntést egy magasabb szintre - az Igazgatási Bizottságra.
Ki a projekt irányítóbizottsága?
A projekt elnöke a bizottság elnöke. Általában ő választja meg az Irányító Bizottság tagjait, konzultál a projektmenedzserrel. Más szóval az Irányító Bizottság tagjai feladata, hogy támogassák a Projekt Vásárlóját, és segítsék őt abban, hogy a megfelelő döntést hozzon.
A projektnek számos érdekeltje lehet, akiknek tagjai nem kerülnek bele az Irányító Bizottságba. És ez normális. Időben tájékoztatni kell őket a projekt előrehaladásáról és a meghozott döntésekről.
Mi a szerepe a projekt menedzserének?
Ha a fentiek egyike sem a projektmenedzser felelőssége, akkor a fő feladata továbbra is teljes és objektív információ biztosítása a projekt állapotáról.
Hogyan készülhet fel a projektirányító bizottság üléseire?
Az Irányító Bizottság ülésén a projektvezetőnek az a lehetősége, hogy befolyásolja a sorsát a probléma eszkalációja után. A helyesen kialakított beszéd és indokolt ajánlások teljesen megváltoztathatják a projekt tagjai véleményét, ezért a bemutatásnak egyszerűnek, világosnak és lehetőleg fényesnek kell lennie.
A prezentáció létrehozása előtt a projektmenedzsernek először meg kell értenie, mit szeretne a projektmenedzserről. Meg akarja győzni a bizottság tagjait arról, hogy minden jó, vagy fordítva azt a benyomást kelti, hogy a javasolt megoldások nélkül a projekt sikertelen lesz? Ez egy nagyon fontos pont, mivel a bizottság tagjai komoly hatáskörökkel rendelkeznek, a projektmenedzser megváltoztatásáig vagy a projekt lezárásáig.
A találkozó előkészítésének második fontos pontját az jelenti, hogy a bizottság nagyon magas szintű vezetőkből áll, amelyeket a hatóságok és a hatóságok elítélnek, és ezek az emberek általában korlátozott időforrással rendelkeznek. Ezért gondoskodni kell arról, hogy a bemutatásban csak a szükséges információk kerüljenek bemutatásra, egyértelműen és torzítás nélkül. Az is fontos, hogy az információ elegendő legyen a projekt állapotának leginkább objektív megértéséhez. A bizottság tagjai a projektmenedzser információit és saját tapasztalataikat és ismereteiket támasztják alá - egyszerűen nincs idő a helyzet mélyreható és részletes, független tanulmányozására.
Nem szükséges a diákon található összes információt elhelyezni - ha a projektnek problémája van, a bizottság tagjai szeretnék tudni az okairól, a megoldásról, a további intézkedések lehetőségeiről és azok következményeiről, beleértve a tétlenséget is. Elég, hogy megadja a szükséges minimális értéket a diákon, és adja meg a többi információt igény szerint.
Mi legyen az Irányító Bizottság előadásában?
A minimálisan szükséges információkról szólva, amely a projektmenedzsernek az Irányítóbizottság elé állításakor szólal meg, érdemes megemlíteni:
- Az előző ülés jegyzőkönyve és az azt követő intézkedések
- Az előző megbeszélés eredményei és sikerei (lehetőleg támogatnia kell a csapatot)
- A projekt mérőszámai (munkaerő, költség, időkeret)
- A projekt pénzügyi helyzete (tényleges költségek a megbeszélés időpontjáig és a jövőbeni költségek előrejelzése a költségvetéshez képest)
- A projekt legfontosabb kockázata és problémái
- A projekt tartalmában bekövetkezett változások, különös hangsúlyt fektetve az egyes változtatások hatására a projektre
- Projekt útiterv
- A bizottság által meghozandó intézkedések és döntések
- Egyéb kérdések, amelyek a bizottság figyelmét igénylik
Fontos, hogy közvetlenül és világosan beszéljünk a projekt valós problémáiról. Ellenkező esetben elveszítheti a bizottsági tagok bizalmát, ami nagymértékben bonyolítja a projekt előrehaladását, és nagy valószínűséggel kudarchoz vezet. Fontos megjegyezni, hogy az irányítóbizottság csak akkor működhet hatékonyan, ha naprakész és megbízható információt nyújt a projekt állapotáról.
Az ülés után legkésőbb 24 órával a fő határozatokkal és cselekvésekkel tartott találkozó jegyzőkönyveit meg kell küldeni a bizottság tagjainak.
Főbb hibák az irányítóbizottsággal való együttműködésben
Számos súlyos hiba történt az Irányító Bizottság hatékony munkájának útján. Néhányat az alábbiakban ismertetjük:
- Az irányítóbizottság hiánya. Egyes projektek nem rendelkeznek speciális irányítóbizottsággal. Természetesen vannak olyan magas szintű emberek, akik a projekt sorsáról (legalábbis az ügyfélről) döntenek. A probléma az, hogy anélkül, hogy világos és formalizált eszkalációs folyamat lenne, a döntéshozatal és az eszkaláció nem lesz hatékony, és megnehezíti a projekt munkáját
- Az irányítóbizottság tagjai közötti szerepek elosztásának hiánya. Anélkül, hogy tisztában lennénk azzal, hogy ki játszik szerepet a bizottság munkájában, a döntéshozatali folyamat hatástalan lesz. Meg kell határozni a bizottság egyes tagjai és az egyes érdekeltek érdekeit, és a bizottság minden tagjának tudnia kell, hogy a folyamat többi résztvevője mit vár tőle
- Túl sok tagja van a bizottságban. Ez a probléma korábban már tárgyalt. A bizottságnak csak azokat a személyeket kell magukba foglalnia, akik közvetlenül befolyásolhatják a projekt sorsát, és nem lehetnek túl sokan - egyébként a döntéshozatali folyamat húzódik
- A bizottsági ülések szabálytalansága. A bizottság rendszeresen, például havonta egyszer találkozik. Még akkor is, ha minden a projektben jó, rövid találkozókra van szükség ahhoz, hogy az Irányító Bizottság tagjait tudják
- Gyakori értekezletek törlése vagy lemondása. Néha az üléseket el kell halasztani vagy törölni kell, ha az egyik tag nem vehet részt az ülésen. A gyakori törlések azonban a munka ritmusának elvesztéséhez vezetnek. A legjobb, ha az ülések rendszeresen és egyidejűleg zajlanak
- Nem megbízható információ a projekt állapotáról. A projektmenedzsernek biztosítania kell, hogy az Igazgatási Bizottság tagjai számára biztosított információ megfeleljen a valóságnak. Ellenkező esetben a bizottság tagjai nem tudnak segíteni a projekt irányításában - a meghozott döntések helytelenek. Fontos információ rendelkezésre bocsátása megfelelő mennyiségben - beleértve a projekt kockázatait, változásait és problémáit
- Túl részletes bemutatás előkészítése. Sok vezető úgy véli, hogy kötelesek minden rendelkezésre álló információt elhelyezni a diákon, de valójában nem. A vezetőnek készen kell állnia arra, hogy válaszoljon a bizottsági tag kérdésére, ha igen, de túl sok adat elveszi a figyelmet a legfontosabb információktól, és tölti a résztvevők értékes idejét
Az irányítóbizottság fontos eleme a jól működő projektnek. Felkérést kap arra, hogy segítse a projekt ügyfelét a projekt irányába a megfelelő irányba, és a projektmenedzser eszkalációs pontja. A legfontosabb, hogy minden résztvevő tudja a szerepét, az üléseket rendszeresen tartják, és a projektvezető egyértelműen információt szolgáltat a projekt állapotáról és azokról a döntésekről, amelyeket a projekt sikeres lebonyolításához kell hozni.