A szervezeti dokumentumok átadása a menedzser váltásakor
A menedzsment változása nem csupán a munkavállalók számára jelentkező stressz, hanem a vállalkozás tevékenységének fontos pillanata is, amelyben nemcsak a jogi finomságokat kell figyelembe venni, hanem az Orosz Föderáció levéltári jogszabályainak követelményeit is.
Dokumentumok átadása a menedzser váltásakor
Nem mindig a dokumentum átruházását a fej változásával (alkotóelem, könyvelés és egyéb) a cég alapító okirata, a munkaszerződés szabályozza - gyakoribb, hogy sem az alkalmazottak, sem az igazgatóság nem képes az ügyek átadására. Ezekben az esetekben külön kezelési utasításra vagy tapasztalt levéltárakra van szükség.
A folyamatosság felelősséget jelent
Az új rendező, mint az elöljáró megbízottja érdemes megemlékezni, hogy a fontos dokumentáció hiánya miatt a vezetőség jelentős felelősséget vállal. Ezért a dokumentumoknak az igazgatói eljárásváltozással történő átruházása az abszolút figyelmet és a szabályoknak való megfelelést igényli: az új vezetés által a munka kiindulópontjának dokumentálása, az ügyek átadása és átvétele cselekményekre, bevételekre. Érdemes felidézni, hogy az irodai munkában lévő ügyek átruházásra és archiválásra is vonatkoznak. És a cselekmények összeállíthatók az MC-vel, és külön-külön is.
Az alábbiakban egy tipikus folyamat a dokumentumok szervezeten belüli átvitelére
Dokumentum átviteli eljárás
- Az ügyek átruházásáért felelős bizottság létrehozása. A megbízás az előadóművészeket, a határidőket stb.
- Az esetek mennyiségének, a tárolási időszakok meghatározása.
- Minden egyes leltár készítése. Az esetek nyilvántartásba vételének és teljességének igazolása, a biztonság a tapasztalt archivisták előjoga. A profilszervezettel rendelkező fogoly például egy Archív Szakértő, a szerződés nagyban megkönnyíti a vállalat alkalmazottai feladatát.
- Meghatalmazás visszavonása (megrendelés), bankkártyák cseréje (jogalkotási végzés), engedélyezett személyek értesítése (írásban).
- A hivatalos szervek, a partnerek értesítése a gazdálkodó szervezet irányításának változásáról.
Az átadandó dokumentáció:
- Kötelező dokumentumok (kötelező, számviteli);
- Belső aktusok - lényegesen felelős személyek kinevezése; személyzeti dokumentáció, személyzet; a vállalkozás minősített információhoz való hozzáférésének szabályait és a hozzáféréssel rendelkező személyek jegyzékét; A pénzügyi dokumentumokra vonatkozó aláírási joggal rendelkező személyek jegyzéke.
- Meglévő szerződések;
- Bankszámlák, pecsétek jegyzéke;
- A szervezet által elfoglalt terület tulajdonjoga (bérlet) dokumentuma;
- Auditálási jelentések és jelentések a vállalkozás teljesítményéről megrendeléseik alapján.
A profi archivistákkal való együttműködés előnyei
Az igazgatóság átszervezésén és megváltoztatásakor a szervezeten belüli dokumentumok átadása magában foglalja az irodai munka alapos ellenőrzését, a vállalkozás helyzetét és kötelezettségeit. Ez a folyamat akár több mint egy hetet is igénybe vehet, különösen, ha az ügyvédi hivatalnokok és ügyvédek nincsenek.
Az átviteli folyamat helyes végrehajtása
Archive Expert teszi a szervezeti átadás folyamata és nyilvántartási esetben csökkenti az időt és javítja a munka minőségét segít a hiányosságok és a hiányzó dokumentumok - így megakadályozza az új menedzsment a büntetések és segít a cég, hogy optimalizálja a munkafolyamatot.