A hatékony ellenőrzés jellemzői
Az ellenőrzés stratégiai fókusza az egyik fő feltétele a hatékonyságnak. A szervezet stratégiai irányú tevékenységének eredményeit kvantitatív becslések alapján kell ellenőrizni. A nem stratégiai fontosságú területeken végzett tevékenységeket ritkán kell mérni, és az eredményeket az alkalmazottaknak jelenteni kell, ha az eltérések szokatlanul nagyok lesznek. A kis műveletek ellenőrzése nem értelmezhető, és csak a fontosabb céloktól fogva elvonja az erőket. Gyakran vezet nyílt engedetlenséghez a részletes nyilvántartás követelményeinek.
Az eredmények orientálása. Az ellenőrzés végső célja nem információgyűjtés, nem szabványok vagy probléma azonosítása, hanem a szervezet előtt álló feladatok megoldása. Az ellenőrzés eredményeiről szóló információ csak akkor fontos, ha azok a személyek, akiknek joguk van, és megfelelő változtatások alapján kötelesek végrehajtani. Ahhoz, hogy hatékony legyen, az ellenőrzésnek integrálnia kell más menedzsment funkciókhoz.
A tevékenység típusának való megfelelés. A hatékony működés érdekében az ellenőrzésnek egy ellenőrzött tevékenységnek kell megfelelnie. A nem megfelelő nyomon követési mechanizmus maszkolhat, nem pedig felfedhet fontos információkat. Például általánosan elfogadott a kereskedelem hatékonyságának felmérése a rubel értékesítés tervezésével és ellenőrzésével. De veszteségeket fedhet fel, mivel a magas árbevétel a túl alacsony árak rovására valósulhat meg.
Az ellenőrzés időszerűsége a mérések vagy becslések közötti időintervallumban rejlik, amely megfelel az ellenőrzött jelenségnek. A legmegfelelőbb időintervallum értékét a fő terv időkeretét, a változás sebességét és az eredmények mérésének és terjesztésének költségét figyelembe véve határozzák meg. Ez az irányítás legfontosabb célja - az eltérések kiküszöbölése, mielőtt komoly dimenziókat vennének.
Az ellenőrzés rugalmassága. A tervek rugalmasságához hasonlóan a változásokhoz is hozzá kell igazítani. Például ha a törvény elfogadásával váratlanul új költségtényező jelentkezik, akkor nem lesz képes nyomon követni a költségeket, amíg az az ellenőrzési rendszerbe nem kerül.
Könnyen irányítható. Rendszerint a leghatékonyabb vezérlés a legegyszerűbb szabályozás. A legegyszerűbb ellenőrzési módszerek kevesebb erőfeszítést igényelnek, és gazdaságosabbak. Emellett az emberek megértik és támogatják őket. Az ellenőrzésnek meg kell felelnie az emberek képességeinek.
Gazdasági ellenőrzés. Az ellenőrzés javítása és a végrehajtás költségeinek növelése indokolt, amennyiben ez a szervezet előnyeinek és bevételeinek növekedéséhez vezet, amelyek meghaladják az ellenőrzési költségek növekedését. Ha az ellenőrzési rendszer összköltsége meghaladja az általa előállított előnyöket, akkor a szervezetnek módosítania kell a vezérlőrendszert vagy kevésbé részletes vezérlést kell tennie. Az ellenőrzési rendszerhez kapcsolódó költség-haszon arány tényleges értékelésénél figyelembe kell venni annak alkalmazásának jelenlegi és hosszú távú eredményeit is.