Hogyan hozzunk létre egy archívumot kis szervezetünkben, ahonnan az alap számát veszi, előfizetői kérdéseket,
Hogyan hozzunk létre egy archívumot kis szervezetünkben, honnan származik az alap számai?
A kérdések megválaszolására a szervezet archívumának létrehozására vonatkozó főbb pontokra összpontosítok.
Fontos tudnivalók az itt található anyag archív fájljáról.
Így minden szervezetnél archív dokumentumokat hoznak létre, és ennek megfelelően archív alap jön létre, de nem mindig vannak olyan strukturális egységek (vagy felelősek), amelyek elvégzik a feldolgozást. És az a tény, hogy szervezeted döntést hozott egy archívum létrehozásáról, nagyon üdvözlendő jelenség, amely a vezetők magas kulturális és üzleti szintjét jelzi.
Az archívum szervezése során három kérdéscsoportot kell megoldania:
Az archív nyilvántartások kezeléséről fontos információk találhatók itt.
A szervezeti kérdésekben az archívum fő feladatainak és funkcióinak meghatározását, állapotát, valamint a célok elérésének fő irányait értjük:
1. Az archívum státuszának meghatározása, annak személyzete.
Az archívum strukturálisan kiosztható, vagy az archiválásért felelős alkalmazott egyszerűen kijelölhető. Meg kell határozni az archívum vagy az ügyvitelért felelős személy alapvető funkcióit és jogait.
2. Az állam- vagy önkormányzati archívummal való kapcsolat meghatározása.
Az összefüggés a nem kormányzati szervezetek, a kormány és a polgárok (települési) fájlokat gyártani csak szerződéses alapon. Ha figyelembe vesszük, hogy a szerződés - akkor legalább két fél, akkor szükség van a szervezet, hogy átadják a dokumentumot, hogy az állami felügyelet, és adjon nekik megfelelő állapot, és ellen - az akarat az állami (önkormányzati) archívumok, hogy elfogadja ezeket a dokumentumokat.
Összhangban a szövetségi törvény „A Archive az Orosz Föderáció, a” felvétele dokumentumok magántulajdonban vannak, az Orosz Föderáció Levéltári Alap alapján vizsgálat értékek és formalizált közötti szerződés a tulajdonos vagy a tulajdonos a levéltári dokumentumok, valamint az állami és önkormányzati levéltárak (6. 7. o.).
Válogatott dokumentumok (levéltárak a szervezetben) időszak után ideiglenes tárolására létre a szerződés, akkor kell menni az archív tárolási (p. 4.4 A szabályzat a munka az állami levéltárak).
Az állami (önkormányzati) archívumban levő irattári alapjainak első kézhezvételénél egy számot rendel az alapok listáján - az alap száma. A levéltári alap által az alapok listájához rendelt szám a bankszámlaszáma lesz, és az archívum minden nyilvántartásában mögött marad. Az archívum alapja csak egyszer szerepel a pénzeszközök listájában: amikor először írja be az archívumot.
Az archívum alapjait nem lehet letétbe helyezni a raktárban levő irattári dokumentumok kézhezvétele előtt (az állami levéltárak működtetésére vonatkozó szabályok 3.5.3. Pontja).
A lista a források mellett a beírt számok és az archívum nevének alap, amely a teljes és hivatalosan elfogadta rövidített nevét az eredeti tulajdonosok (a szervezetben), feltüntetve annak helye, a hely, extrém létezését dátumokat.
3. Az archívum sorrendjének meghatározása.
Arról is tudnod kell, hogy megtervezték-e az archívum működtetésére vonatkozó tervek és jelentések karbantartását, ütemtervet készítenek az ügyek archívumba való átvitelére stb.
4. Az archívumok összetételének meghatározása.
5. Az akvizíciós sorrend meghatározása.
Milyen strukturális egységek (fiókok stb.) És milyen sorrendben lesznek letétbe helyezve az iratokat az archívumban.
6. A dokumentumok felhasználási sorrendjének meghatározása.
Mely szerkezeti egységek, tisztviselők és amelyek alapján a dokumentumoknak jogukban áll információt (és dokumentumokat) kérni az archívumból.
7. A munka egy részének a kiszervezéshez (tárolás, kötés, megsemmisítés stb.) Való átruházásának szükségességének azonosítása.
8. A dokumentumok értékének vizsgálata, szakértői bizottság (EK) létrehozása.
9. Az ügyek átadására vonatkozó eljárás meghatározása, ha az archívum fenntartásáért felelős személy megváltozik.
A módszeres kérdések alatt egy olyan szabályozási keret létrehozását értjük, amely szabályozza az archívum tevékenységét:
Ez a dokumentum egy bizonyos struktúrával rendelkezik, amelyet a szervezet archívumának előírásainak elkészítésekor követni kell.
- Az archívum megszervezésével és karbantartásával kapcsolatos feladatok meghatározása az adott munkaköri leírásokban, vagy a megbízásoknak az archivistához való hozzárendelésére vonatkozó megbízás közzététele.
Korlátolt felelősségű társaság
Nagy Ustyug
A vámok kivetéséről
a Társaság archívumának szervezése és karbantartása
A levéltári dokumentumok megőrzésének biztosítása érdekében a "North-West" (a továbbiakban: Társaság)
1.Ozozhtat feladatait a VN ügyosztályának helyettes vezetőjének Társaságának archívumának megszervezésére és fenntartására. Suvorov.
3. A megbízás teljesítésének ellenőrzése az ügyosztály vezetőjének megbízására V.V. Romanov.
Főigazgató Ya.V. Morozov
Technikai kérdésekben az anyagi erőforrások megszerzésének lehetőségeit vagy perspektíváit értjük, amelyek támogatják az archívum fő feladatainak és funkcióinak megvalósítását:
- A felszerelt archívumok, tároló szekrények vagy az outsourcing munkájának átadása.
- Az elfogadott dokumentumok mennyiségének meghatározása, valamint a dokumentumok éves mozgásának kilátása, növekedése és nyugdíjazása a strukturális felosztásokból származó adatok alapján, az eset konszolidált nómenklatúrája stb.
3. Felszerelt archiválás - topográfiájának végrehajtása, azaz számozása a polcok és állványok, hogy megkönnyítsék a keresést a dokumentumok (megszilárdítása érdekében a tárolási hely a dokumentumok tárolják postellazhnye és amikor nagy mennyiségű források alap felmérés markerek (v. 4.4.3 Alapvető szabályok a levéltárak).
4. Számítógép, fénymásolás és egyéb berendezések rendelkezésre állása és szükségessége.
5. A dokumentumok kötésének megszervezése.
Eredmény: így az egyes szervezetek - a dokumentumok mennyiségétől, tevékenységének fő irányától, anyagi erőforrásoktól és egyéb tényezőktől függően - maguk is meghatározzák az archívum önálló strukturális felosztásának létrehozását és működtetését. Ha lehetetlen a dokumentumokat a szervezet működésének helyén tárolni, akkor jogában áll annak fontosságát, hogy átruházza ezt a funkciót a kiszervezésre. Ha az archívumban olyan iratok vannak, amelyek nemcsak a szervezet számára fontosak, hanem a társadalom egésze számára is tanácsos megállapodást kötni az együttműködésről szóló állami (önkormányzati) archívummal.
Az ilyen megállapodás megkötése - mint általában - semmilyen pénzügyi kötelezettséget nem ró, de meghatározza a további archiválási tárolás rendjét, időzítését és tárgyát.
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről