A nyilvántartásba nem vett dokumentumok listája - stadopedia
A dokumentumok végrehajtásának nyilvántartása és ellenőrzése
A dokumentumok nyilvántartása - nyilvántartásba vétel a regisztrációs adatokról a dokumentumban a regisztrációs űrlapon, rögzítve annak létrehozását, átvételét vagy feladását;
A regisztrációt és a végrehajtást igénylő bejövő, kimenő és belső dokumentumokat regisztrálni kell. A dokumentumokat regisztrálják, tekintet nélkül a létrehozásukra, átadásukra vagy szállításuk módjára.
Minden dokumentum kivétel nélkül a dokumentum első lapjának jobb alsó sarkában történő beérkezésének dátumával van ellátva (31. "Nevezési jegyzet" szükséges). Ha a levelezés nem nyílik meg, akkor a bélyegző borítékra (csomagokra) kerül.
A bejövő dokumentumok kezdeti feldolgozásának szakaszában a nem regisztrált dokumentumok listájának megfelelően ki kell osztani a nyilvántartásba nem kerülő dokumentumokat. Ezeket a dokumentumokat a szerkezeti egységek megnevezéssel küldi meg, regisztrálva van regisztrációs bélyegzés nélkül.
A nem regisztrált dokumentumok szerepelnek a Dow-szolgáltatás által fejlesztett és a szervezet vezetője által jóváhagyott dokumentumok listáján. A nyilvántartásba nem kerülő dokumentumok minta listája:
1. Működési információs karakterek (levelek, összefoglalók stb.) Dokumentumok, amelyeket tájékoztatás céljából elküldtek.
2. Alkalmazások, megrendelések, megrendelések.
3. Gratulálási levelek és táviratok.
4. Programok, tervek, napirendek, találkozók, konferenciák, egyéb kollegiális rendezvények.
5. Meghívó kártyák.
6. Nyomtatott kiadványok (könyvek, folyóiratok, újságok).
8. A szervezetek és az egyéni vállalkozók levelei együttműködési vagy szolgáltatásnyújtási javaslatokkal.
10. A statisztikai jelentések és a kísérő dokumentumok formái.
A bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartásba vétele a szervezetben központilag történik a Dow szolgáltatásban;
Az összes bejövő, kimenő és belső dokumentum regisztrálásához egyetlen regisztrációs és ellenőrző kártyát kell kitölteni. alkalmas a szervezeti technológia feldolgozásához. A kártyát a dokumentumok elszámolásához, ellenőrzéséhez, végrehajtásához és visszakereséséhez használják.
A kártyát szervezeti eszközökkel töltik be, gépi vagy kézzel írt módszer használatával, a technikai eszközök rendelkezésre állásától függően.
A kártya összetételét, ha szükséges, kiegészítheti más előfeltételek is: előadók, a végrehajtó átvétele a dokumentum kézhezvételénél, a végrehajtás folyamata, alkalmazások stb. A kártyán lévő helyét a szervezet határozza meg.
A dokumentumok naplózási formája csak olyan szervezetekben engedélyezett, amelyek kis mennyiségű dokumentumforgalmazással rendelkeznek (évente legfeljebb 600 dokumentum); az iratok (kártya vagy folyóirat) nyilvántartásba vételének formáját az ilyen szervezetekben a fej sorrendje adja ki. A regisztrációs napló grafikonjai alapvetően megismétlik a regisztrációs és ellenőrző kártya dobozait.
A regisztrációs és ellenőrző kártyákból referencia- és ellenőrző kártya fájlokat hoznak létre, amelyeken keresztül a dokumentumokon végzett referenciaszintet és a végrehajtás feltételeinek ellenőrzését végzik. A dokumentumban kitöltött kártya példányszámát a referencia- és ellenőrző kártyák száma határozza meg.
A nyilvántartásba vétel után az irodai dokumentumokat ellenőrizni kell a menedzsmentnek vagy a közvetlen végrehajtóknak a regisztráció és ellenőrző kártya két példányával történő kézhezvételének napján.
A fej vizsgálja a dokumentumokat a beérkezés napján. A táviratokat és más sürgős dokumentumokat a fejükre kell továbbítani, amint elérhetővé válnak.
A dokumentumok megvizsgálásának eredményét egy állásfoglalás formájában kell megfogalmazni, amely világosan és kimerítően feltünteti a dokumentumok végrehajtásának módját és jellegét, valamint a végrehajtót.
A felbontás átkerül a regisztrációs és ellenőrző kártyára. A kártya egy példányával (az irodán keresztül) elküldi a dokumentumot a végrehajtónak, ha több végrehajtó van a felelős végrehajtónak az állásfoglalásban először. A kártya második példánya az irodában marad; ha a dokumentum az állásfoglalás szerint ellenőrzést igényel, akkor a kártyát az ellenőrző szolgálatnak vagy a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzéséért felelős személynek küldi.
A szerkezeti egységekre érkező dokumentumokat az irodai munkaért felelős személy fogadja el és dolgozza fel, és a fejrendet kijelöli.
Az irodában nyilvántartott (regisztrációs és ellenőrző kártyákkal kapott) dokumentumokat nem kell másodlagos regisztrálnia az egységekben.
A dokumentumok ellenérték fejében a képviselet vezetője vagy helyettesének feladata a megteremtett feladatmegosztásnak megfelelően. Azok a dokumentumok, amelyek nem igényelnek vezetői döntéseket, közvetlenül a végrehajtónak küldenek hatáskörüknek megfelelően.
A végrehajtott dokumentumon a végrehajtó jegyzetet küld a dokumentum végrehajtásáról, és az eset indexével jelzi az ügyet.
Az irodalmi munkaért felelős személy átruházza a teljesítményjegyet a regisztrációs és ellenőrző kártyára. A kártya a referenciakártya fájlba kerül, a dokumentum az ügyben kerül benyújtásra.
Az irodában tartandó iratokat a rendeltetési helyre küldik; az ilyen dokumentumoknak "Vissza az irodába" jelzéssel vagy bélyegzettel kell rendelkezniük.
Az automatizált feldolgozáshoz és a dokumentumok kézhezvételéhez szükséges dokumentumok átruházása a szervezeti egység irodai munkájáért felelős irodán vagy személyen keresztül történik.