A részletek és a regisztrációs szabályok jellemzői - stadopedia
A dokumentum összetevői
A dokumentumok követelményei.
A vezetői dokumentumok nyilvántartásba vételének általános szabályai
Az ügykezelésben egységes szabályok és követelmények vannak a vezetői dokumentumok végrehajtására.
Ezeket a szabályokat az Orosz Föderáció állami szabályozási aktusai állapítják meg. GOST 6.38-03, 6.30-03:
A követelmények egységesek, a GOST-ok, a szabványok, PC-k és egyéb eszközök használatát igénylik. Ez biztosítja:
- a dokumentumok jogi ereje,
- gyors és magas színvonalú tervezés,
- Dokumentumok gyors keresése (amelyekre a dokumentumok kódoltak),
- a számítógépek aktív használata a dokumentumok kialakításában.
A dokumentum bizonyos információkat tartalmaz, amelyeket elnevezéseknek neveznek (például cím, szöveg, aláírások stb.).
A dokumentumban szereplő összes feltételt a formanyomtatványon kell elhelyezni, és a jelenlegi GOST szerint kell feldolgozni. A GOST minden egyes dokumentumtípusra vonatkozóan létrehozta a kötelező követelmények listáját. A saját formáinak fejlesztésekor a vállalatnak ezt a dokumentumot kell vezetnie.
A B ábra a formanyomtatványok elrendezését mutatja a GOST követelményeinek megfelelően.
Minden szükséges és fontos dokumentum a folyók elérhetősége: dátum, aláírás, bélyegző, jóváhagyás bélyegzője.
Bármely dokumentum három fő összetevőre tagolódik:
A jelenlegi GOST meghatározza a dokumentum egyes részeiben végrehajtott módosításokat. Ezt tükrözi az "Elrendezés elrendezése" (B ábra).
A szervezet jelképe. Feltételes, grafikus (szimbolikus) kép. Regisztrálva van a Regisztrációs Kamarában (RP). Talán: egy jel, egy kép, egy alfanumerikus jel.
Az embléma elrendezése az űrlapon: a sarok-bal felső, középen - középen a tetején.
A szervezet neve, szigorúan összhangban az RP bejegyzéseivel. Rövidítések: 000, A0, PE, 0A0. Helyzet a logó alatt.
Az állam jelvénye - azon vállalkozások formáinak engedélyezése, amelyekre az önkormányzati hatóságok engedélyezik. Hely: a cég neve fölött, a jelkép helyett.
Date. Kötelező követelmény: megadja a dokumentum joghatását. A dátumok:
§ aláírás dátuma (megrendelés, megbízás, tanúsítvány),
§ Jóváhagyási dátum (terv, ütemezés, jelentés),
§ az esemény időpontja (protokoll, cselekedet stb.).
A fejrészben találhatók: ahol jelzik: felbontás, vízum, jóváhagyás bélyegzője). A dátum létrehozásának két formáját kell alkalmazni:
1) HH-MM-YY digitális módszer, például: 2-22-99,
A külföldi cégekkel való megfelelés érdekében az alfanumerikus formanyomtatványt használják.
A dokumentum indexe és regisztrációs száma. Ez a dokumentum szimbóluma és egy sorszámú regisztrációs szám a dokumentumnyilvántartásban. A sorozatszámot az év elejétől kezdve, növekvő (protokollok, megrendelések, megrendelések, szerződések stb.) Minden dokumentumcsoportra külön-külön: bejövő, kimenő, belső.
Más szervezetekkel kötött munkaszerződések megkötésekor a kettős regisztrációs szám a következő: x. / Y, ahol:
x - regisztrációs szám a szervezetben,
y - az ügyfél azonosító száma.
A dokumentum indexe összetett kellékek. Például: 57/01 - 04. ahol
57 - a napló regisztrációs száma (bejövő, kimenő),
01 - a szerkezeti egység titkosítása, amely utal a dokumentumra,
04 - az ügyszám ebben a részlegben, ahol a dokumentumot mellékelték.
Válaszul egy № 1304 / 01-03 sz. Levélre, 18.09.99.
A dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása (titoktartás) korlátozása.
Azon dokumentumokon szerepel, amelyek minősített, bizalmas információkat tartalmaznak. Hajtsa végre a következő formákat: írja le a következőket: BIZALMAS
KERESKEDELMI TITKOS (CT)
TITKOS vagy TELJESEN - TITKOS.
A kereskedelmi struktúrákban az első két forma egyikét alkalmazzák állami struktúrákban - a titoktartás harmadik formájaként.
A titokzatos bélyegző alatt írja le a dokumentum példány számát. Például:
CT vagy BIZALMAS
A kellékek maximális készlete (a kellékek alkotóelemei) a következő részekből áll:
a) a társaság nevét a névjegyzékben,
b) az egység struktúrájának neve a névjegyzékben,
A nyilatkozat aláírása. (tervek, jelentések, utasítások, szabályok elfogadása)
mondja a cég vezetője. Props összetevő elemei:
a) az "APPROVED" szó (idézőjelek nélkül),
b) a dokumentumot jóváhagyó személy beosztásának neve,
c) aláírása + dekódolás (teljes név).
Ha a dokumentumot megrendeléssel, döntéssel, protokollal jóváhagyták, akkor a jóváhagyási bélyegzőnek tartalmaznia kell az "Engedélyezés" szót, majd a dokumentum nevét (névjegy) a dátumot és a számot.
JSC igazgatójának rendje
40 karakter a határtól balra, jobb felső sarokban.
a) a beérkező és a belső dokumentumokra vonatkozóan, amelyeket a vezető kezel
b) a bal felső sarokban.
2. Levélben, faxon -
b) a dokumentum első lapján.
1) a dokumentum végrehajtására vonatkozó utasítások
2) a vezető hozzáállása azokhoz a kérdésekhez, amelyeket a dokumentumban megszenteltek.
A kellékeknek tartalmazniuk kell:
I. Az előadó neve (akinek megbízottja)
III. határidő
IV. a fej aláírása
V. az állásfoglalás aláírásának dátuma.
Ha több előadóművész van, akkor az első felelős, a többi - végrehajtó.
Néha a felbontás nem a dokumentumra, hanem a dokumentumhoz csatolt külön "lapra" kerül, amelyet "lap-utasításnak" neveznek.
De ez nemkívánatos: el lehet veszíteni.
Példák: 1) Vasilieva O.V.
küldjön faxot 11.12.99-ig
végrehajtás 12.12.99-ig
Cím. Ez a szöveg és az összeállított dokumentum fő jelentésének összefoglalója.
a) grammatikailag összhangban van a dokumentum típusának nevével.
b) válaszoljon a "MI?" vagy "MI?" kérdésre.
1) a foglalkoztatás rendje (mi?)
2) a Szakszervezeti Bizottság ülésének protokollja (mi?)
3) a dokumentumok nyilvántartása (mi?).
A fejléc a bal oldali margó határáról a "dátum" és a "dokumentumindex" után található.
I. Fejméret: nem> 2 sor
II. A kellékek nyomdai formáira korlátozó jelek vannak.
A kellékek kelléke: megszünteti a dokumentum olvasását, amikor regisztrált.
Lehetőség van arra, hogy ne jelezze a címet az A5 formanyomtatványon.
A vezérlőjel.
A dokumentum bal szélén levő K betű a fejléc szintjén kézzel kinyomtatva piros színű fonott tollal vagy speciális bélyegzővel. Azon iratokon szerepel, amelyeket az igazgató maga vagy az ő nevében felügyel.
Megjegyzés az alkalmazások elérhetőségéről.
A szöveget a szöveg aláírása előtt adja meg a bal margó határáról (csak azokon a dokumentumokon, amelyekhez alkalmazások vannak).
1) Ha a dokumentumban található függelék teljes nevét megemlíti a szövegben, akkor az alkalmazás elérhetőségére vonatkozó megjegyzés a rövidített formában történik: például: alkalmazás: 3 liter. 2 példányban.
2) ha a szöveg nem jelöli meg a kérelem elérhetőségét, akkor ezt a jelölést meg kell adni, megadva a kérelemben szereplő összes dokumentum teljes nevét, feltüntetve a másolatok számát és a lapok számát: így: application: 1. draft order for 2L. 3 példányban; 2. a szállítók listája 1L. 3 példányban.
3) ha a kérelem olyan dokumentum, amely tartalmazza a kérelmeit is, akkor az alkalmazás jelenlétére vonatkozó megjegyzés tartalmazza a dokumentumtípus nevét, az alkalmazás megemlítését és a lapok teljes számát: így:
A függelék: a bérleti szerződés a 21.05.98 № 7 és annak függeléke, mind a 15L.
4) ha a kérelmet 1 példányban adják meg, akkor a példányok száma elhagyható.
5) ha az alkalmazások be vannak varrva, a lapok száma nem jelzett. Tegye ezt: alkalmazás: a "Weil" könyvtár 1 példányban.
a) a dokumentum típusa
e) a jobb felső sarokban található mellékletben megjelölés jelzi a fődokumentumhoz való kapcsolódást:
így: 1. függelék
a rend a rendező JSC "ERA"
Aláírás - minden dokumentumra kötelező, üzleti és személyes jellegű.
a) a dokumentumot aláíró személy bejegyzésének neve
b) személyes aláírás
c) az aláírás visszafejtése (teljes név)
2) ha az okiratot nem fejléces fejléccel adják ki, a bejegyzés teljes egészében megjelent: a JSC PRIMA aláírása igazgatója, A. Smirnov.
3) ha az űrlap tulajdona, a bejegyzést rövidített formában kell feltüntetni: Igazgatói aláírás A.V. Smirnov.
4) ha az iratot több tisztviselő aláírja, akkor az aláírásra vonatkozó állományok alkotóelemei egymás után egymás után kerülnek elrendezésre a megtartott álláspontnak megfelelően. Tehát: A rendező aláírása Teljes név
főkönyvelő.
5) ha az okiratot több személy írja alá, akik egyenlő pozícióban vannak a személy által, aláírásaik a következő szintre esnek:
Igazgatója JSC "DPK" igazgatója JSC "GEK"
Signature AF Lan aláírás S.F. Lohr
6) ha nincs vezető, aki aláírja a dokumentumot, a dokumentumot a ZAM vagy a feladatai ellátására jogosult személy írhatja alá. Ebben az esetben a tényleges pozíciót és a dokumentumot aláíró személy nevét kell megadnia. A kézből vagy az írógépen javításokat végez:
7) a bizottság által elkészített dokumentumokban, nem a pozíciók megjelölésére, hanem a feladatoknak a bizottságon belüli elosztására (CHAIRPERSON, A BIZOTTSÁG TAGJAI).
8) a kollegiális testület (az alapító tanács, a JSC tagjainak közgyűlése) dokumentumai a következők szerint vannak aláírva:
a) e testület elnöke
b) e test titkára.
a) a "szöveg", "alkalmazás"
b) a pozíciót a bal oldali mező határa jelzi
c) a teljes név dekódolása - 48kol. a bal oldali mező határaitól.
Vízumok - belső dokumentum jóváhagyás:
Ennek célja: annak ellenőrzése, hogy célszerű vagy időszerű-e a dokumentum vállalati szakemberek általi összeállítása.
A készlet tartalma:
a) a
b) személyes aláírás
d) a látás időpontja
a) a kellékek alatt
1) ha a visernek megjegyzései és kiegészítései vannak a dokumentum tervezetével, külön lapon készít.
2) a kimenő dokumentumok esetében a vízumot a 2. példányra helyezi, amely a cégnél marad.
3) a cég belső dokumentumain (megbízások, megbízások), a vízumot az első példányon lehet bélyegezni.
Nyomtatás - a dokumentumokra kerül.
a) a vállalkozás vagy tisztviselők hiteles jogait, amelyek meghatározzák a készpénz és a tárgyi eszközök kiadását
b) állami jogi aktusokban meghatározott.
A pecsétet a felelős személy aláírása igazolja.
a) a pecsétnek meg kell szereznie az okiratot aláíró személy címét és annak aláírásának egy részét
b) A tömítésnek egyértelműnek, jól olvashatónak kell lennie.