A jelentések készítésének módjai
LABORATÓI MUNKA №7
a "Számítógép-információs Technológiák"
JELENTÉSEK A HOZZÁFÉRÉSBEN. MACROS IN ACCESS
A jelentések létrehozásának módja. Jelentési struktúra
A jelentések célja az adatbázisból származó információk lekérése és a kívánt formában történő megjelenítés.
A táblák vagy lekérdezések a jelentések adatforrásaként használhatók.
Háromféleképpen hozhat létre jelentéseket:
· Automatikus (automatikus jelentés) - a jelentés teljesen automatikusan épül fel, és tartalmazza a kiválasztott táblázat (vagy jelentés) összes mezőjét;
· A Jelentés varázsló használata - a jelentés elkészítésének folyamata során a felhasználó felkínálja a kérdéseket és opciókat;
· A Constructor használata - a jelentést a felhasználó önállóan készítette.
A jelentések egyszerre tartalmazhatnak egy táblázatot (vagy lekérdezést) és többet is.
A következő típusú jelentések állnak rendelkezésre:
· Az adatelhelyezés módszerével:
- egy oszlopban - minden adat egy oszlopban kerül kiírásra;
- szalag - az adatbázis minden oszlopa megfelel a jelentés oszlopának. A legtöbb esetben szalagos riportokat használnak;
- egyszerű - a jelentés minden adatot egy sorban jelenít meg (esetleg egy vagy több mező megrendelésével);
- csoportosítva - a jelentés adatait egy mező értékével csoportosítja. Például, ha a jelentés egyes szervezetek munkatársaival kapcsolatos adatokat tartalmaz, akkor szakmánként csoportosíthatók.
A legtöbb jelentés csoportos műveleteket tartalmaz, általában egyes területeken való összegzést.
Ezenkívül speciális jelentések is léteznek: postai matricák, diagramok.
Egyszerű táblázatok létrehozásához, amelyek egy táblázatot tartalmaznak, általában egyszerűbb az automatikus módszer használata. Más esetekben célszerűbb a jelentések készítése a varázsló segítségével. Automatikusan vagy a Varázsló segítségével létrehozott jelentés általában a Constructor segítségével módosul.
A jelentés felépítése a következő fő elemeket tartalmazza (jelentésterületek):
· Jelentés fejléc - a jelentés elején található, általában a jelentés nevét tartalmazza;
· Fejléc és lábléc - a jelentés minden oldalának elején és végén található adatok (például oldalszámok);
· Csoportos fejléc és jegyzet - az egyes csoportok elején és végén elhelyezett adatok. Például, ha a jelentés a szakmákba csoportosított munkavállalókra vonatkozó adatokat tartalmaz, akkor a csoport címe jelezheti a szakma nevét és a csoport megjegyzéseit - a szakmában dolgozó munkavállalók számát. Ha a jelentés egyszerű (nem csoportosított), akkor nem tartalmaz csoportos fejléceket vagy jegyzeteket;
· A jelentés jegyzete - a jelentés végén feltüntetett adatok (például összegek, aláírások, dátum stb.);
· Adatterület - a jelentés fő része (táblázatból vagy lekérdezésből származó adatok).