Hogyan használhatjuk a "dolgok készítése" rendszert (gtd)
Van egy fuzzy gyűjteménye a "feladatokról, amelyeket meg kell tenni", ami elvonja a munkáját, amit meg kell tennie? Elfelejtetted fontos feladatokat elvégezni? Vagy úgy érzed, hogy a feladatokba fulladsz? Ha igen, akkor nem vagy egyedül. Ez már a modern világban is gyakori jelenség, hogy a teljesítmény-szakértők rendszereket fejlesztettek ki ennek kezelésére. Az egyik legnépszerűbb a "Getting Things Done" (GTD). Lássuk, hogyan működik ez, és hogyan tudja megvalósítani az életedben.
Nyitott ciklusok, a GTD probléma megoldható
Az 1920-as években a litvániai posztgraduális hallgató Bluma Zeigarnik egy étteremben ült, mint sok diplomás diák, és arra gondol, hogy mit írjon a doktori disszertációjában. Megfigyelte, hogy a pincérek tudják, hogyan kell megjegyezni a komplex megrendeléseket. Ez lehetővé tette számukra, hogy a helyes ételt a megfelelő asztalokba szállítsák, és számolást adjanak ki, miután az ügyfelek befejezte ételeiket.
Zeigarnik is megjegyezte, hogy amint a megbízás befejeződött és kifizetésre került, úgy tűnt, hogy eltűnik a pincér megjelenéséből. Ha az ügyféllel az éttermi étkezés kérdésével tér vissza, a pincérek megpróbálták megjegyezni.
Ebből kiindulva Zeigarnik kifejlesztett egy elméletet: mentális energiánk eljut a hiányos feladatokhoz. Miután a probléma megoldódott, elvetjük az elménkből. Laboratóriumi vizsgálatok megerősítették a Zeigarnik tézisét. Az a felfogás, hogy figyelmünket a hiányos feladatokra irányítjuk át, Zeigarnik-hatásként ismertté vált.
David Allen, a GTD rendszer létrehozója ezeket a feladatokat nevezi meg, amelyek "nyitott ciklusokkal" vonzzák figyelmünket. Az Allen nyitott ciklust definiál:
Van valami a figyelmünkre, amely nem tartozik, hol van, ahogy van.
Nyitott ciklusok, mondja Allen, a teendők listájának elemei lehetnek, a "véget érő éhség a világon", vagy olyan kicsi, mint a "elektromosceruza hegyezőjének cseréje". A lényeg az, hogy:
Még azoknak is, akik nem tudatosan "megtapasztalják a stresszt", mindig nagy pihenést, nagyobb hangsúlyt és megnövekedett termelési energiát tapasztalnak, amikor hatékonyabban tanulják meg az életük "nyitott ciklusainak" ellenőrzését.
Lényegében a GTD nyitott hurok-kezelő rendszer, így jobban összpontosíthat a feladatra. Nyilvánvaló, hogy ez nem teszi lehetővé az összes nyitott ciklus befejezését az életében - végül is senki sem talált hatékony megoldást az éhség problémájára a világon. De nyugalmat ad neked, ha valamilyen módon foglalkozol az összes nyitott ciklussal. És mivel termelékenyebbé válik, mégis zárja be őket.
Amikor a GTD-t használja, az életedben minden nyitott ciklus megtörténik. Valójában ez egy szekrény az összes nyitott ciklus tárolására. Néhány fájl (vagy nyitott hurok) el lesz rejtve, hogy később, a megfelelő időben visszatérhessen hozzájuk. Mások a legfelső fiókba kerülnek, ami mindig nyitva áll a hozzáféréshez, és a lehető leghamarabb kezelheti őket.
Ezenkívül a GTD egy olyan rendszert is tartalmaz, amely eldöntheti, hogy mit kell tennie. Ezért, ahelyett, hogy elterelte a gondolat: "Mit tegyek?", Mindig tudod, hogy mit tegyek legközelebb.
Készen áll az alapismeretek megtanulására? Akkor kezdjük el.
1. lépés: Szerelje össze
A GTD rendszer első szakasza a nyitott ciklusok összegyűjtése. Ezt a gyűjteményhez tartozó kosarakkal ismerkedhet meg. A kosarak lehetnek:
Az információgyűjtési fázis három fő elv szerint működik:
- Minden nyitott ciklusnak a gyűjtési rendszerben és a fején kell lennie.
- A lehető legkevesebb gyűjthető kosarakkal kell rendelkeznie.
- Rendszeresen ki kell töltened őket.
Minden nyitott hurok megőrzése az adatgyűjtési rendszerben létfontosságú. Nem számít, mennyire triviális vagy túlterhelt a feladat, ha ez a fejedben, írja le. Ellenkező esetben elvonja magától. Allen írja:
Honnan tudod, hogy mennyivel többet kell gyűjtened a fejedben? Csak akkor, ha semmi sem marad. Ha valamelyik részed is gyengén észreveszi, hogy nincs mindez, akkor tényleg nem tudhatod, mennyit gyűjtöttél.
Most nézzük meg, hogyan lehet megtisztítani a gyűjteményeit, amint kitöltötte őket.
2. lépés: ürítse ki a Lomtárat
Amint azt a bevezetésben megjegyeztük, lehetetlen teljesíteni az összes nyitott ciklust. Tehát, ha nem tudja elvégezni az összes feladatot, amit írt le, hogyan hagyhatja el a kosarat üresen? Allen szerint a TBG folyamat ezen része talán a legfontosabb javulás, amit szinte minden ember számára készítettem, akivel dolgoztam. " Ez a folyamat számos al-lépést tartalmaz.
2a lépés: Határozza meg a pozíciót
Ha egy elemet vesz fel egy készletből a feldolgozáshoz, először kérdezze meg: "Mi az?"
Ez különösen hasznos olyan elemekhez, amelyek más emberekből származnak, például levelek. Csak miután megtudta, mi az, akkor eldöntheti, hogy milyen feladatokat kell elvégeznie a nyitott hurok bezárásához, vagy általában meg kell tennie valamit.
2.b lépés: kérdezd meg magadtól: "Kell-e cselekedni?"
Ha ezt a kérdést "nem" választja, akkor az elem feldolgozásához három dolgot tehet meg:
- Tedd a kukába.
- Írja le "egy napra / talán". (Ez lehet valami, amit a jövőben megtehetsz, de most nem vagy nem akarsz).
- Írja be "linkként". Nem kell semmilyen lépést tenni, de később szüksége lehet ezekre az adatokra. Jó ötlet, ha van egy szervezett rendszer linkek biztosítására.
Ha a válasz "igen, a jövőben", akkor az elem feldolgozásához be kell állítania egy automatikus emlékeztetőt, például egy figyelmeztetést a naptárban, amikor be kell lépnie.
A fenti eredmények bármelyikével foglalkozik ezzel a tétellel, és eltávolítható a gyűjtő rendszeréből.
Megjegyzés. Az adatgyűjtési kosarak teteinek nagy része valószínűleg nem haladja meg ezt a lépést. Ez a GTD folyamat legfontosabb lépése, mivel lehetővé teszi, hogy "parkoljon" nyitott ciklusokat, és ne zavarja a figyelmet.
Ha a válasz "igen, a lehető leghamarabb", akkor menjen a 2c lépésre.
2. lépés: Kérdezd meg magadtól: "Mi a következő lépés?"
Úgy döntött, hogy tegyen lépéseket. Most el kell döntenie, hogy milyen intézkedés van.
A cselekvésnek a következő logikus akciónak kell lennie a nyitott hurok bezárásához. Ha csak egy műveletre van szükség, folytassa a 2d lépéssel.
Ha egy hurok bezárása több feladatot igényel, akkor két dolgot kell megkívánnia:
- Adjon hozzá egy elemet a projektek listájához.
- Osszuk az elemet kisebb feladatok csoportjába, majd tegyük ezeket a feladatokat a gyűjteményekbe.
Megjegyzés. A projektek listája azoknak a nyitott ciklusoknak a listája, amelyekre több feladat szükséges. Allen azt javasolja, hogy tartsuk fenn a projektek listáját, és nyomon kövessük azokat a nyitott ciklusokat, amelyeken még mindig dolgozol. Miután elkészült a projekt összes részfelülete, eltávolíthatók a projektek listájáról.
2d. Lépés: Cselekvések kis feladatokon
Ebben a szakaszban kérdezd meg magadtól: "El tudom-e végezni ezt a feladatot egy akcióban, amely kevesebb, mint két percet vesz igénybe?"
Az ilyen kis feladatok lehetnek:
- E-mail küldése egy mondattal.
- A levél aláírása.
- Nyomtasson és küldjön rövid dokumentumot.
Ha a kérdésre adott válasz "igen", akkor folytassa és befejezze a műveletet. Ha nem, folytassa a következő lépéssel.
2e lépés: Küldje el, ahol lehetséges
Most kérdezd meg magadtól: "Szükségem van erre vagy küldhetek másra?"
Ha átruházhat egy feladatot, tegye meg. Ha erre van szükséged, menj a következő lépéshez.
2f lépés: ezt hozzáadhatja a következő cselekvési listához vagy a naptárhoz
Az Ön feladata hozzá van adva a két hely valamelyikéhez:
- Az alábbi műveletek listája. Az alábbi műveletek listája lényegében teendő.
- A naptár. Ha a feladat megköveteli, hogy egy bizonyos időpontban vagy egy adott napon elvégezzen valamit, akkor ütemezze azt a naptárban.
Eddig ebben a bemutatóban látta az alábbi műveletek listáját és a projektek listáját. Mik ezek a listák a gyakorlatban? Allen szerint a listák:
néhány frissített emlékeztető, amely lehet egy jegyzék papírra egy notebook vagy egy számítógépes program, vagy akár mappák, amelyek fájlokat tartalmazó külön lapok minden egyes elem.
3. lépés: Az alábbi műveletek szervezése.
Ha kevesebb mint 30 elem van a listán, akkor közvetlenül a 4. lépésre léphet.
Ha azonban (mint a legtöbb embernél) a következő műveletek listáján jelentősen több mint 30 elem van, akkor ez jó jel arra, hogy jobb szervezést kell biztosítani.
A listát kétféleképpen rendezheti: kontextus és prioritás szerint. Javasoljuk, hogy először rendezze a listát kontextus szerint, majd rendezze a prioritás által létrehozott minden egyes kontextus-alkonvertort.
keretében
Minden egyes lehetséges kontextusban létrehoz egy további listát az alábbi műveletekről.
A szervezet szerinti kontextus azt jelenti, hogy bármit is tesz, megtekintheti a következő műveletek listáját, és megnézheti, hogy mit kell tennie.
prioritás
Az Allen korlátozott útmutatást nyújt a feladatok rangsorolásához. Azt ajánlja, hogy kérje:
Tekintettel a [én] összefüggésre, az időre és az elérhető energiára, mi hozza meg a legnagyobb megtérülést?
Másik tanácsja az, hogy megvizsgálja a hosszú távú életcélok szempontjából végzett feladatokat, nem pedig folyamatosan tűzoltást keres, hogy eloltsa őket. Ez hasonló az Eisenhower Mátrix megközelítéséhez. amely segít sürgősségi és fontossági sorrendben meghatározni.
Ezenkívül az Eat the Frog módszer használatával prioritást tehet a teendők listájáról. amely megvédi a feladat elvégzését, legalábbis Öntől. szeretnék először csinálni.
Vagy kipróbálhatod a Mark Forster végleges verzióját, ahol elsőbbséget adsz azoknak a feladatoknak, amelyek szerintetek a legjobbak az Ön számára, és így a leginkább energiájuk van számukra.
Tudjon meg többet a Frog Sow-ról és a végső változatról a Tuts tutorial 3. lépésében.
4. lépés: A dolgok készítése!
Most, hogy létrehozta a következő műveletek listáját, és egy listát rendezett kontextus és prioritás alapján, készen áll a munkára.
Ne feledje, hogy olyan feladatok is lesznek, amelyek megjelenhetnek a naptárban, így adjon nekik időt.
Ha valami megzavarja vagy megzavarja a figyelmet, írja le, és adja hozzá a gyűjteményekhez. Így később feldolgozhatja.
A GTD végső lépése a listák áttekintése. A felülvizsgálat három típusa kulcsfontosságú:
A heti felülvizsgálat során tegye a következőket:
Ez minden.
Ez a GTD rendszer dióhéjban. Miért nem próbálja meg megnézni, hogy javul-e a figyelem és a nyitott ciklusok lezárása?