Dokumentumok, cikkek, magazinok "A titkár és irodavezető jegyzéke"
Ebben a cikkben megfontoljuk:
- szervezeti dokumentumok típusa;
- a titkárság dokumentumainak fő típusai;
- az egyes dokumentumtípusok kezelésének különbségei.
A különböző szervezeti dokumentumok különböző típusú munkát igényelnek. Annak meghatározásához, hogy melyik munkamódszer szükséges egy adott esetben, egyértelműen meg kell különböztetni a dokumentumok típusát.
A szervezeti dokumentumok típusai
Különféle típusú szervezeti dokumentumok vannak, amelyek céljuk szerint vannak osztva, valamint a szervezeti egységekhez való tartozásuk. Így a dokumentumok alapvető felosztása:
- szervezeti dokumentumok (személyzeti lista, munkaköri leírások stb.);
- adminisztratív (különböző megrendelések);
- információs hivatkozás (magyarázó megjegyzések, bizonyítványok, igazolások);
- személyes dokumentumok (munkaügyi könyvek, önéletrajzok, összefoglalók);
- tervezett dokumentumok (tervezett számítások száma, fizetés, személyzeti ügyek feladatai stb.);
- könyvelési dokumentumok (számviteli és adóbevallás);
- más dokumentumokat.
Olvassa el a témát az elektronikus folyóiratban
A titkárság főbb fajtái
A titkári dokumentumok fő típusai közé tartoznak a szervezeti dokumentumok, az adminisztratív dokumentumok, valamint a bejövő dokumentáció. Rendszerint a fej titkárának feladata a vezetői utasításokkal való munkavégzés. Például, ha a szervezet vezetője megbízást adott ki, a titkárnak el kell juttatnia az előadóhoz, és követnie kell a teljesítmény előrehaladását (ha ez szükséges).
A titkárnak is be kell vonnia a bejövő leveleket. A feldolgozás magában foglalja a bejövő dokumentumok nyilvántartását és a célok szerinti elosztást. Szükséges továbbá meghatározni annak szükségességét, hogy a vezetőt és más alkalmazottakat megismerhessük ezzel a dokumentummal.
A körülményektől függően a dokumentumok egy csoportja túlsúlyban van, vagy jelentéktelen lehet.
Különböző dokumentumok karbantartása
Különböző dokumentumok kezelésének különbségei is függnek a nevüktől. Például az ügyviteli megrendeléseket át kell adni a végrehajtóknak, majd végrehajtásuk során figyelemmel kell kísérniük. Szintén szükséges jelenteni a fejlõdést.
A vezető jóváhagyását követően a szervezeti dokumentumokat át kell ruházni a munkavállalókra és a megfelelő egységekre. Ez utal a munkaköri leírásra és a szervezet munkamegrendjére. Például, ha az új szabályozás, illetve személyi titkár létre a példányszámot és szétosztani minden része a szervezet.
Általánosságban elmondható, hogy az összes típusú dokumentummal való együttműködést a következő cselekvési lánc formájában lehet képviselni:
- beérkező dokumentumok fogadása;
- előzetes megfontolás;
- dokumentumok nyilvántartása;
- jelentést tesz a fejében a beérkezett dokumentumokról;
- a vezető döntéshozatala;
- dokumentumok küldése végrehajtás céljából;
- a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;
- dokumentumok végrehajtása;
- a dokumentumok kialakítása az ügyben;
- a dokumentumok referencia- és információs munkában való felhasználása;
- a dokumentumok tárolásának feltételei (átvitel az archívumba, további felhasználás, dokumentumok megsemmisítése).
A dokumentumokkal való munkavégzés technikai rendszere tökéletességének mértéke a dokumentumok mozgásának és végrehajtásának sebessége, valamint az igazgatás dokumentált információ biztosításának hatékonysága. A vállalat dokumentációjában három fő dokumentumcsoport azonosítható: bejövő dokumentumok (bejövő), kimenő dokumentumok (elküldve), belső dokumentumok. A regisztráció minden dokumentumcsoportra elvégezhető, különösen a beérkező dokumentumok esetében. Számos vállalkozás nem vezet nyilvántartást a belső dokumentumokról.
A dokumentumok végrehajtásának végrehajtása és ellenőrzése a belső, bejövő dokumentumokat foglalja magában, és csak kivételes esetben kimenő. Az esetek kialakításának szakaszából az összes dokumentumcsoport ugyanazt a műveletet végzi, kivéve a beérkező dokumentumokat, amelyek ritka kivételekkel nem kerülnek archív tárolásra. A dokumentumok előkészítésével és a velük való munka szervezésével kapcsolatos egységes eljárás létrehozása érdekében a vállalatnál olyan utasítás készül, amely tartalmazza a megfelelően elkészített dokumentumok mintáit és a velük való munkavégzés szabályait.
Csatolt fájlok
- A titkár munkaköri leírása (forma) .doc
- A fej titkárának munkaköri leírása (forma) .doc
- A titkár-referens (forma) munkaköri leírása .doc
Csak az előfizetők számára fenntartott
- A titkár munkaköri leírása (minta) .doc
- A menedzser titkárának munkaköri leírása (minta) .doc
- A titkár-referens (minta) munkaköri leírása .doc
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről