A belső ellenőrzés tárgya és területe
Az objektum a teljes QMS működését végző részegységek / csoportok egésze és részei. A belső ellenőrzés tárgya annak a kérdésnek a megválaszolása, hogy milyen tevékenységet végeznek ellenőrzés alatt.
Az ellenőrzés területe - a tevékenységekre vonatkozó követelményeket szabályozó dokumentumok / szakaszok (az ellenőrzés tárgya). A belső ellenőrzés területe megválaszolja azt a kérdést, hogy mi felel meg, milyen követelményeket kell ellenőrizni.
A belső ellenőrzés szervezeti elvei:
1. Az egységesség elve (minden könyvvizsgáló a gazdálkodó által meghatározott követelményeknek megfelelő könyvvizsgálatot végez).
2. A szisztematikus elv (az ellenőrzési tervvel és bizonyos számú ellenőrzések elvégzése során az audit minden területére kiterjed).
3. A dokumentáció alapelve (az ellenőrzések eredményeiről szóló jelentések).
4. Elővigyázatosság elve (előzetes figyelmeztetés).
5. A szabályszerűség elve.
6. A függetlenség elve.
7. A nyitottság elve (az ellenőrzési eredményeket ismerni kell).
Az ellenőrzést egy speciális belső ellenőrzési szolgálat végzi.
A fő könyvvizsgáló, a könyvvizsgálók a vállalkozás alkalmazottai, a belső ellenőrzés nem a fő feladata.
A korrekciós intézkedések végrehajtásának ellenőrzése.
7. A rendszergazda, az egység vezetőinek intézkedései az ellenőrzési eredményeknek megfelelően, a korrekciós intézkedések (tevékenységek) végrehajtása.
A fődokumentum megtervezése a belső ellenőrzésekre vonatkozó éves terv. Meghatározza a vizsgálatok lefolytatásának időkeretét (évente 4 audit), az egyes ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzés hatókörét, az ellenőrzési csoportot, és számukra az érintett objektumokat és az ellenőrzés hatókörét. Az ellenőrzés lebonyolítására két rendszer van:
- függőleges - az egyes egységek ellenőrzése az egész ellenőrzési területen (követelmények);
- horizontális - az egyes egységek ellenőrzése a követelmények egy részének.
Ennek eredményeképpen éves belső ellenőrzési terv készül (a belső ellenőrzési szolgálat vezetője jóváhagyja). A tervet jóváhagyó személy határozata a következő esetekben módosítható:
1. amikor a QMS-ben jelentős változtatásokat végeznek a szerkezeti kiigazítással kapcsolatban / növelik az elvégzett munka követelményeit;
2. új eljárások / folyamatok bevezetésekor;
3. ha olyan információk érkeznek az ügyfelektől, amelyek külső szervezeteket irányítanak a termékminőség nem megfelelőségéről a megállapított követelményeknek megfelelően;
4. a vállalkozás termékeinek potenciális ügyfelei igényeinek kézhezvételekor.
Az éves terv alapján a fő könyvvizsgálók külön auditálást terveznek.
Az ellenőrzés előkészítése magában foglalja a következő munkákat:
1. ellenőrzési program kidolgozása;
2. a munka megosztása az ellenőrzési csoportban;
3. az ellenőrző csoport rendelkezésére bocsátja a szükséges dokumentációt;
4. az auditált részleg tájékoztatása a közelgő könyvvizsgálatról;
5. Az ellenőrzési programot a fő auditor készítette el.
Az ellenőrzési program a következő részeket tartalmazza:
1. Az ellenőrzés tárgya (megoszlás);
2. az ellenőrzés területe (az igazolandó követelményeknek való megfeleléssel kapcsolatos dokumentumok listája);
3. az ellenőrzés célja és célja;
4. a kezdő dátum és időtartam;
5. az ellenőrzési csoport munkájának ütemterve;
6. azon tisztviselők listája, akiknek az ellenőrzési jelentés másolatát meg kell küldeni.
Az ellenőrzésre való felkészülés során az ellenőrzési csoportnak meg kell adni a szükséges dokumentumokat:
1. a minőségbiztosítási rendszer szabályozási dokumentuma, amelynek követelményei szerint az ellenőrzést elvégzik;
2. az objektum vizsgálatának megkönnyítését szolgáló dokumentumok (kérdőívek, ellenőrzési kérdőívek, megfigyelési rögzítési formák);
3. Az ellenőrzés eredményeit tükröző űrlapok (az ellentmondások rögzítésének formái, az egyes jelentések formái).
A kérdőíveket kell adni a kérdésekre, a választ, amely segít, hogy teljes bizonyíték arra, hogy a dokumentumot az osztály rendszeresen használják a munka, a személyzet ismeri a dokumentum követelményeinek és rendszeresen végrehajtja.
Az ellenőrzési folyamatban, a kérdőívre adott válaszok formájától függően, a könyvvizsgálók további kérdéseket tesznek fel bizonyos ellenőrzött tisztviselők számára. További kérdéseket vet fel a kontroll kérdőív. A kérdések típusai a táblázatban találhatók.
Fogalommeghatározások és példák
A kérdés, amelynek a válaszához tartozik az egyén tevékenységeinek felmérése (akinek ezt a tévedését illetően kell hibáztatnia)
Az auditorok számára előnyben részesített kérdések nyitottak vagy világosak. Nem ajánlott - sugalmazó, alternatív, jóváhagyó és akadályozza a kommunikációt. A személyre szabott kérdéstípus érvénytelen.
Az egységek ellenőrzésének előkészítéseként a vezetője:
1. tájékoztatja munkavállalóit az ellenőrzés céljáról, hatályáról, helyéről, kezdetéről és időtartamáról;
2. kinevezi a felelős személyeket az egység személyzetéből a könyvvizsgáló kíséretében, és pontosítja számukra a könyvvizsgáló felelősségét;
3. a könyvvizsgáló kérésére átadja nekik a szükséges információkat a felosztásról;
4. A könyvvizsgáló célja a könyvvizsgáló célja.
Ellenőrzés lefolytatása. Az ellenőrzés magában foglalja:
1. bevezető találkozó tartása;
2. az ellenőrzés tárgya;
3. következtetések levonása az ellenőrzési eredményekről;
4. tartja a záró ülést.
Az audit tárgyának ellenőrzése a következő feladatok megoldását tartalmazza:
1. az eljáráshoz szükséges valamennyi QMS-dokumentáció rendelkezésre állásának és hozzáférhetőségének megerősítése;
2. az egységek tevékenységeinek és azok eredményeinek való megfelelés megerősítése, a tevékenységekhez igényelt QMS;
3. A divíziók alkalmazottai tudásának és készségeinek megfelelésének megerősítése a minőség területén.
Az audit során a főtitkár módosíthatja az ellenőrzési csoport tagjai feladatainak felosztását, megváltoztathatja az ellenőrzés időzítését. Ha az ellenőrzés célja nem elérhetõ, a fõtitkár tájékoztatja a belsõ ellenõrzési szolgálat vezetõjét és az ellenõrzött részleg vezetõjét.
A felmérés elvégzése után a fő auditor végzi a végső ülést az auditált részlegben. Értékelik a menedzsment hatékonyságát, ha következetlenségeket észlelnek, akkor szükségszerűen fel kell jegyezni őket, és közlik a divízió személyzetével. A Főtitkár ajánlásokat fogalmaz meg a következetlenségek kiküszöbölésére vonatkozóan, de a korrekciós intézkedések végrehajtására vonatkozó döntést az ellenőrzött divízió vezetője végzi.
Az ellenőrzési eredmények elemzése és szintézise.
A felmérés eredményei alapján a könyvvizsgálók egyedi jelentéseket készítenek, amelyeket továbbítanak a fő könyvvizsgálónak, aki a jelentések alapján összeállítja a zárójelentést. A zárójelentés főbb szakaszai:
1. az ellenőrzött részleg neve;
2. az ellenőrzés területe;
3. az ellenőrzési csoport összetétele;
4. Az észlelt következetlenségek száma (beleértve a jelentősebbeket is);
5. a helyreállító intézkedésekkel kapcsolatos döntések;
6. A szükséges minöségbiztosítási dokumentáció részlegeinek tevékenységeinek megfelelöségének értékelése;
7. Aláírások és dátumok;
8. mellékletek (jelentős nem-megfelelőségi jegyzőkönyvek).
Az eredeti, a zárójelentés, a program, az ülések jegyzőkönyvei, a kitöltött kérdőíveket, kérdőívek, jelentések nem tartása, az egyéni könyvvizsgálói jelentései másolatát korrekciós intézkedési tervek állandó jelleggel tároljuk a belső ellenőrzési szolgálat.
Az ellenőrzés eredményeit egy külön naplóban rögzítik.
Az ellenőrzési módszerek a következő technológiai műveletekre vannak felosztva.
Audit technológiai műveletek
- Az ellenőrzés elvégzése, a jelentés elkészítése
Korrekciós intézkedések kidolgozása és végrehajtása.
Nem megfelelőség igazolása esetén. A tanszék vezetője kidolgoz egy korrekciós cselekvési programot: az önkorrekciós tevékenységeket, a várt eredményeket, akik teljesítik a feltételeket. A megbeszélt időpontot követően a belső ellenőrzési szolgálat ellenőrzi a korrekciós intézkedések végrehajtásának ellenőrzését. Ebben az esetben az ellenőrzést:
- a következetlenségek kiküszöbölése;
- okuk provokatív.
A kontroll eredményeit a korrekciós műveletek naplójában rögzítjük:
1. A nem megfelelőségi felderítés időpontja;
2. az ellentmondások leírása;
3. az a személy, aki feltárta az eltérést;
4. az ellentmondások felszámolásáért felelős tisztviselők;
5. a meg nem felelés okai;
7. megjegyzés a dátum és a felelős személy megszegéséről;
8. az ellenőrzés későbbi ellenőrzésének és a magatartás időzítésének szükségessége (hiányosságok hiányos megszüntetése);
9. az elért eredmény megszilárdításáról szóló feljegyzés;
10. a fejlesztési költségek és az intézkedések eredményei.