Történeti hivatkozás készül az archívum vezetője által
Történelmi hivatkozás készül és aláírja az archívum vezetője. Az évek során kialakult kis volumenű szervezetekben a történelmi hivatkozások helyettesíthetők az állandó tárolási esetek listájával.
A történelmi információk három részből állnak:
1. az alapító története;
2. az alap története;
3. az alap dokumentációinak jellemzői.
Az első rész az alapító története (időrendi sorrendben) az alábbi információkat tartalmazza:
1. a szervezet létrehozásáról, átalakításáról és felszámolásáról szóló igazgatási okmányok dátuma, száma és címe;
2. a szervezet határideje;
3. a szervezet nevében és tevékenységében bekövetkezett változások;
4. a szervezet feladatai és funkciói és azok változásai;
5. A szervezet tevékenységi köre és helye az állami apparátus és az ipar rendszerében;
6. a szervezet szerkezete és annak változásai (a dátumok feltüntetésével).
A második rész, az alap története, a következő információkat tartalmazza:
1. az alapok eseteinek száma és az alap határideje;
2. az alap dokumentációinak összetétele és az egyes csoportok határideje;
3. az alap átvételének időpontja a szervezet levéltárában;
4. a dokumentumok megőrzésének mértéke;
5. az alap dokumentációinak összetételében és volumenében bekövetkezett változások;
A harmadik rész, az alap dokumentumainak jellemzői tartalmazzák az alapba tartozó tudományos és referencia berendezéstípusok listáját.
A harmadik részben az alap dokumentációinak jellemzői:
1. A dokumentumok fő típusai;
2. jelölje meg a dokumentáció sajátosságait a szervezetben;
A tanúsítvány nyomtatott fejléces a szervezet általános 4 példányban (3 példány az állami levéltárak és együtt továbbítják egy listát a művek esetek tekintetében.
2.1 Az irattári dokumentumok tudományos referencia-berendezésének rendszere
A rendszer segédletek a levéltári iratok archiválására - ez egy sor egymással összefüggő és egymást kiegészítő archív könyvtárak az összetétele és tartalma levéltári dokumentumok létrehozott közös módszertani alapja a keresési levéltári dokumentumok és levéltári információkat annak érdekében, hogy hatékonyan használják.
3. fejezet Az irattári dokumentumok osztályozása
A levéltári dokumentációs információ osztályozásának problémája az archív információs tér modern szervezetének alapvető problémája. Ezért dolgozik az iparági osztályozó létrehozására az archiválási dokumentációs információkhoz.
Az irattári dokumentumok tudományos referenciaeszközének létrehozására irányuló munka egyfajta tudományos munka, melynek célja a szervezetek és magánszemélyek számára a szükséges dokumentációs információk biztosítása. A dokumentuminformáció az információ, a dokumentumban található különböző adatok.
Az információs munka gyakorlatában az archív dokumentumokat, amelyek az objektív valóság és az emberi gondolkodás objektumainak elsődleges forrása, elsődleges dokumentációs információk hordozói.
A dokumentumokról, amelyek a leírásokból, speciális kódokból és kódokból állnak, az információinformációk vagy másodlagos dokumentuminformációk.
A másodlagos dokumentuminformációkat tartalmazó irattári könyvtárak, valamint az elsődleges dokumentumadatokkal ellátott dokumentumok együtt alkotják az archiválási információs környezetet.
A dokumentuminformációkat leíró összes levéltári kézikönyv kötelező és kiegészítő elemekre oszlik.
Kötelező könyvtárak vannak minden állami levéltárban. Ezek közé tartoznak az archív leltár és az archív katalógusok, dokumentumok áttekintése és egyéb levéltári referenciakönyvek.
Az NSA rendszer felépítésének alapelvei. Az NSA rendszer kiépítésének főbb alapelvei:
1) a különféle referenciakiráktól származó információ kölcsönös és egymást kiegészítő jellegét, amely leírja a kezdeti retrospektív dokumentációs információkat különböző szinteken;
2) a különféle könyvtárak információinak megismételhetõ és nem duplikált;
3) az NSA megyei, állami és önkormányzati levéltárainak folytonossága.
A kutatás hatékonyabbá tétele és az archivista erőfeszítéseinek elkerülése érdekében két elvet kell betartani.
Ha a leírás és katalogizálás az alap elvégzett elvével összhangban az összekapcsolás és interoperabilitási információ, a kutató, miután megismerte a lista az alap, és elbocsátották őt a téma érdekes számú tároló egységek, majd utal, hogy a megfelelő katalógusból szakaszban részletesebb keresést. A katalógusban nem csak a neve a tároló egység, hanem a címet a dokumentumok és további részletek hivatkozva a lapok a tároló egység, amelyben az információ megtalálható.
A harmadik elv nagyon fontos a keresési munka szervezéséhez. Ez azt jelenti, hogy egységes elvárásokat és közös módszereket alkalmaznak a megyei, állami és önkormányzati levéltárak mindenféle könyvtárainak létrehozására. Így az esetek nyilvántartását az intézmények irodai munkájában állítják össze a megyei archívum irányítása alatt. A konszolidált jegyzék (évente fórumot) a készleteket az esetekben állandó tárolás megyei levéltárak feltétlenül jóvá az EPA és az állami levéltárak tárolja az állami levéltárnak referencia mintát az ügyek átadása állandó tárolására. Ugyanazt a kontrollt kell végezni a tanszéki fájlok és más referenciakönyvek összeállításához. Minden eleme a leírás, mind a tartóelemek az erőforrás egység leltár kell szigorúan összhangban az alapvető szabályokat a munka a megyei és állami levéltár.
Az NSA rendszer felépítése. Az NSA rendszer egy függőleges és vízszintes szerkezeti egység. A rendszer vízszintes szintje a könyvtárak közötti funkcionális különbségen alapul. A funkciók szerint az NSA rendszer könyvtárai a következőkre oszthatók:
1. a számviteli referenciakönyvekről;
2. kézikönyvet a dokumentumok tartalmának nyilvánosságra hozataláról (információ-visszakereső rendszerek).
A rendszer függőleges szintje a könyvtárak csoportjainak hierarchiájára épül a következő archív dokumentumokra:
1. az Orosz Föderáció egésze AF;
5. Egy ügy vagy különálló dokumentum.
Ennek a megosztottságnak megfelelően meg lehet adni a leggyakoribb könyvtárakat és hivatkozási komplexeket a levéltári dokumentumokhoz.