Elektronikus dokumentumkezelő rendszer directum (sed direktum)
Munka több éve rendszer elektronikus dokumentum directum (SED Direktum) gyakran kell válaszolni kérdéseire vezetők, menedzserek, az elektronikus dokumentumra szakemberek általános és directum rendszert, különösen.
Ma megnézzük ezeket a kérdéseket. Ezek azok a cégek felső vezetői, akik felmérik a SED végrehajtásának kilátásait. már hallott a Directum rendszerről, és tisztázni kívánja a megvalósításával kapcsolatos néhány pontot.
Tehát itt vannak a SED Directum vezetőinek és vezetőinek leggyakoribb kérdései.
Mennyibe kerül a Directum SED megvalósítása? Melyek a megvalósítási projekt várható költségei?
A legkisebb megvalósítás a Directum rendszer számítógépen történő telepítése. Az ilyen kivitelezés 5 000,00 rubel. És tovább, felfelé - minden a kívánságaitól függ. Mondja, automatizálja az irodát vagy a szerződést - 50 ezer rubelből.
Nem javaslom azonban ügyfeleimnek, hogy csak a projekt abszolút költségét becsüljék meg (legyen az EDS Directum vagy bármely más információs rendszer).
Sokkal fontosabb, hogy összehasonlítsuk a projekt költségeit a veszteségekkel, amelyek a vállalatnál vannak, és amelyet a rendszer megszünt. Esetünkben ezek a problémák a dokumentumforgalom problémái. Tapasztalataim szerint, és az ügyfeleim, azt lehet mondani, hogy a végrehajtásának költsége az EDS időt 5 kevesebb, mint a következmények adódnak ezek a problémák: a bírságok és szankciók kifizetetlen számlák, nem zárt az üzlet, rutinszerűen jelentést adó ellenőrzések és így tovább.
Mit kell felkészülni a vállalkozás számára a Directum SMS sikeres megvalósítására?
Itt minden olyan, mint bármely klasszikus projekt. Az érdekelt személy kiválasztása a vezetés irányából, csapat összeállítása, a projekt céljainak világos meghatározása, az EDS megvalósításának forrásainak meghatározása - önállóan vagy partner bevonásával. Ha a megvalósítási projekt magában foglalja a Directum integrációját a külső rendszerekkel, akkor ki kell választania egy olyan csapatot, amely már tapasztalatai vannak a rendszerekkel való integráció terén.
Mi nem várható az EDS végrehajtásakor?
Az egyik fő jellemzője a végrehajtását a fő elektronikus dokumentumkezelő rendszert, hogy kezdődik, hogy ellenőrizzék EDS alkalmazottak azonosítani szuboptimális folyamatok szűk, a „csavargók”, vagy fordítva túl elfoglalt alkalmazottak.
És mondja meg, hányan közülünk szeretni akarjuk magunkat? Igaz, a személyzet nem szereti a kontrollt. Ezért ne várja, hogy mindenki kedveli a Directumot, különösen "első látásra". Ez az, ahol szükség van az "igazgatók érdekeltjére", ami visszaszorítja a projekt minden támadását.
Ismét a fej iránya (lehetőleg a vállalat első fele) a Directum által kiküszöbölendő problémák megoldása szempontjából az első feltétele az egész projekt sikerének.
Ugyanakkor megjegyezném még egy megfigyelést a gyakorlatból. Azon dolgozók közül, akik korábban óvatosan vagy szkeptikusan reagáltak az EDMS Directumra, egy idő után már nem tudják elképzelni Directum nélküli munkát. "Nem értem, hogyan csináltuk ezt? Olyan sok idő, a töltött erők. Régóta szükség, hogy automatizálják ezt a dokumentumot ... „- ez a vezető menedzser a szavakat mondott nekem, két hónappal a bevezetés után az SED directum.
Hogyan kapcsolódik össze a Directum a vállalatnál rendelkezésre álló egyéb információs rendszerekkel, például az 1C rendszerrel?
A Directum gyakran kiegészíti a vállalati menedzsment rendszereket, és szoros integrációban dolgozik velük. Általában a Directum rendszer számos könyvtárát importálják a GALAXY ERP, a Microsoft Dynamics AX (Axapta), 1C rendszerekből.
Vagy a könyvelési rendszerben "megszületett" dokumentumok a Directumban megkötött megállapodásra vonatkoznak, vagy fordítva, a Directumban létrehozott dokumentumok a megbékélést követően a könyvelési rendszerben jönnek létre. És gyakran a dokumentumok mindkét rendszeren keresztül haladnak át a folyamaton.
Ez a kombináció az EDS és a számviteli rendszer - ez a bevett gyakorlat, sőt annak szükségességét, amely biztosítja a maximális csökkentés a munkaerőköltségek alkalmazottak csökkentése tízszer az idő koordinálása létrehozott dokumentumok a számviteli rendszerben és a használata teljesen elektronikus dokumentumkezelés képességeit.
IT szakemberek hozzá, hogy directum ilyen kombináció, amire szüksége van - integrált fejlesztése nyelv használata webes szolgáltatások, adatbázisok alapján a Microsoft SQL Server, használja a technológiát a COM-objektumokat.
Már a szabványos szállításban integrációs eszközök is vannak 1C, Business Studio, Office termékek (Microsoft Office, OpenOffice.org) segítségével. És a cég partnerei directum megoldások integráció rendszerek, mint például ERP Galaxy, az SAP R / 3, a Microsoft Dynamics AX, Aris, Prestima és mások. Tehát nem általában esetében integrációs problémákat. A Directum bevezetésével tökéletesen illeszkedik minden olyan számviteli rendszerhez, amely a vállalatnál van.
Szükséges-e új berendezések és számítógépes hálózatok beszerzése?
Ha már vannak olyan számítógépek, amelyek a hálózaton dolgoznak, és van egy számviteli rendszer, például 1C, akkor valószínűleg nincs szükség a Directum frissítésére. A Directum'a végfelhasználói számítógépekre vonatkozó követelmények nem magasak.
Ahogy a gyakorlat azt mutatja, a meglévő flotta végfelhasználói berendezések cseréje és a hálózatok cseréje általában nem fordul elő. De szerver vásárlása általában szükséges. Legalább azért, hogy az elektronikus dokumentumkezelés létrehozott rendszere megbízhatóan és függetlenül működjön más rendszerektől. De itt a Directum "étvágya" sokkal alacsonyabb, mint az "osztálytársaké" vagy az ERP-rendszereké.
Jellemző követelmények számítógépek és hálózatok számára az informatikai szakemberek mindig megtekinthetik a Directum webhelyet. Vagy vegye fel a kapcsolatot a Directum partnerével, aki tanácsodban van a városában vagy a kerületében.
Milyen szakaszai vannak az EDS Directum megvalósításának?
Több lehetőség van a rendszer közvetlen megvalósítására. A legegyszerűbb: telepítés; képzés; működését. Ha a szervezetnek több mint 50-100 felhasználója van, akkor általában egy egyszerű opció nem kerülhető el, és végrehajtási projektre lesz szüksége, amely magában foglalja: felmérést; tervezése; a rendszer kiigazítása és finomítása; tesztelés és képzés; indítás és próbaüzem.
A SED más rendszerekkel való integrációját igénylő projektek mindig egy nagy projekt útját követik.
Mennyi ideig tart a Directum bevezetése?
A "telepítés, kiképzés és indítás" program keretében megvalósuló kis projektek 2-3 hétig tartanak. Teljes körű projekt megvalósítás A Directum 1,5 hónapról hat hónapra tehető, különösen nagy projektek esetében akár egy év is lehet. Sok mindmáig függ a felhasználók, az ügyfél csapatától -, hogy az ügyfél készen áll az EDS megvalósítására (erkölcsileg, technikailag, szervezetten).
Megpróbáljuk lebontani a komplex projekteket különálló szakaszokba, amelyeken az EIKR egyes részeit végrehajtják szervezeti egységeikben, szolgáltatásaikban vagy üzleti folyamataikban. Így a vevő már a működés első hónapjaiban is érezni fogja a Directum megvalósításának eredményeit.
Vásárolhatok Directumot dobozos termék formájában, és magam is be tudom mutatni?
Igen, igen. És vannak ilyen ügyfeleink. A legmagasabb, amellyel 8-10 órányi konzultációt tartottak az elején.
Milyen társaság az UrFO-ban részt vesz az irányelv végrehajtásában?
A Directum bevezetésére az Urál Szövetségi Körzet területén lehetséges a Tyumbit-ASU társasághoz fordulni. Nagyvállalat, amely széleskörű tapasztalattal rendelkezik a dokumentumkezelő rendszerek bevezetésében, a portfólióban a közép- és nagyvállalatok ügyfelei. Számos projekt a Directum és a külső rendszerek integrációjával, például az egyik új projekt - egy EDS bevezetése az Ascona cégnél.