Mi az eseménykezelés, az iskola hirdetője

Hol kezdődik az esemény?

Az ilyen események okai nagyon eltérőek lehetnek. A céltól és a természettől függően a következő típusú részvények megkülönböztethetők: versenyek; szemináriumok, frissítő tanfolyamok; adománygyűjtő (alapnövelő) - adománygyűjtő tevékenységek különböző célokra; találkozók, találkozók, évfordulók; különleges események; ünnepségek, gratulációk, megnyitók, ünnepek; sportesemények; zenei előadások és koncertek; tömeges ünnepségek. A legfontosabb dolog az, hogy helyesen használják minden alkalommal, és szervezzen egy ünnepséget a lehető legnagyobb hasznot.

A legmesszebb hatókörű intézkedések irányítása azonban jelentős erőfeszítéseket és költségeket igényel, mind szellemi, mind anyagi szempontból. A hatékony előkészítéshez világosan meg kell értened a végső célokat, célokat és a kívánt nyilvános rezonanciát. Miután megválaszolta ezeket a kérdéseket, elindíthatja a tényleges eseménykezelést. A tervezés során a következő kulcspozíciókra kell gondolni:

költségvetés
Először is, tudd meg, mennyibe kerül. Például egy 100 fős kiváló minőségű vállalati esemény esetén a költségek 15-20 ezer dollárra tervezhetők. Egy nagyszabású nyilvános rendezvény - például a Paul McCartney koncertje Moszkvában - egy teljesen más szintű eseménykezelés. Ezután további szervezési események is vannak: előtti, utáni, interjúk, sajtótájékoztatók, TV-adások, sajtó ebédek, VIP-büfék stb. Ennek megfelelően az ilyen grandiózus intézkedések költségei a hagyományos, dimenziókhoz képest csillagászatiak lehetnek.

ütemterv
Nem kevésbé világos, mint a pénz kérdése, a problémát mind az eseménynek, mind az előkészítés minden szakaszának időzítésével kell megoldania.

személyzeti
Hány ember kell megszervezni egy nyaralást? Hány professzionális művész, rendező, hang- és fénytechnikai szakértő dolgozik a rendezvényen? Ki lesz felelős a berendezések szállításáért, a helyszín előkészítéséért, a szerződéses vállalkozókkal való tárgyalásért? Az előkészítés mechanizmusa előtt ezekre a kérdésekre is válaszolni kell.

szponzorálás
Ugyanabban a szakaszban kívánatos annak meghatározása, hogy szükséges-e a szponzorok támogatása és mennyire kölcsönösen előnyös lehet. Megtalálni, meggyőzni, méltó szponzorokat vonzani nem könnyű és nagyon felelős.

A kommunikáció és a közvélemény tudatossága
Mindig emlékeznünk kell arra, hogy az eseménykezelés egyik legfontosabb feladata, hogy megkapja a szükséges nyilvános rezonanciát. Ezért a cselekvés megtervezéséhez pontosan meg kell jeleníteni, kinek, mennyi kötetben és milyen válaszban szeretné megkapni az eseményt.

Maguk vagy az ügynökség?

Ezzel a kérdéssel egyik vagy másik út a kezdő márka menedzsere vagy marketing igazgatója. A tapasztaltabb emberek jobban szeretik az üzleti tevékenységet a szakembereknek. Az ok nyilvánvaló: egy speciális kommunikációs ügynökség számos problémát megtakarít, átveszi a szervezeti aggodalmak teljes terhét.

Ható „Science”, a szakemberek első dolgozzon ki egy általános fogalom, amely próbál válaszolni a lehető legpontosabban a hagyományos kérdéseket „kinek csináljuk ezt?”, „Mit tegyünk?” és miért csináljuk ezt? és felhívta a kreativitás, mely egy nagyszerű ötlet, a maximális kifejezése a lényegét és személyiségét egy jövőbeni esemény.

Ezután kövesse az erőfeszítéseket, hogy kiválassza a szükséges helyet és felszerelést (a kérdés olyan kreatív, így kereskedelmi). Nagyon fontos és fontos pillanat az ötlet átalakítása készenléti forgatókönyvbe. Ügynökség szakértői fogja találni az idő és a szervezet a tárgyalások vállalkozók, és keressen hivatásos előadók és hangmérnökök, és több tucat egyéb fontos részleteket, hogy olyan könnyű szem elől téveszteni a pre-ünnep nyüzsgés.

Ők és mi

Nyugaton még az eseménykezelés is viszonylag új típusú vállalkozás, húsz év erejéig. És az orosz üzletemberek csak a 90-es évek közepén hívták fel a figyelmet az eseménykezelésre, amikor a hazai piacgazdaság megkezdte a nevelést, és átadta a "vadkapitalizmus" színpadát.

Most hazánkban az eseménygazdálkodás az egyik legdinamikusabban fejlődő BTL ügynökségi munka a kommunikációs piacon. Az ügyviteli szolgáltatásokat nyújtó ügynökségek száma folyamatosan növekszik, és maguk a tömeges események fokozatosan kezdik meg európai stílust szerezni nem csak a fővárosban, hanem a nagyobb regionális központokban is. Azonban bármilyen rendezvény szervezésénél figyelembe kell venni az orosz mentalitás sajátosságait: ha a lakoma hegy, ha az ünnep reggelig tart. Ez az "orosz lélek" néha további szervezeti nehézségeket okoz, de nem befolyásolja az általános helyzetet.

Az egész PR-iparhoz hasonlóan az eseménygazdálkodás hazánkban is nagy kilátásokkal bír. Azonban még korai azt mondani, hogy az eseménykezelés piaca végül kialakult. A kicsi dömpingárak jelenléte a cégek minőségének romlása miatt abból adódik, hogy még nem minden üzleti vállalkozás alakult ki eseménykezelési kultúrának. Sokan emlékeznek az újév ünneplésére vagy a vállalat évfordulójára néhány hét alatt, nem sejtik, hogy az ilyen események költségeit az elkövetkező év költségvetésében külön sorként kellene megfogalmazni. És csak akkor, ha az irányítás megváltoztatásával kapcsolatos hozzáállással meg lehet állapítani, hogy Oroszországban elérte az európai szintet.

A mester ügye fél

Svetlana Tsygareva, a Connecta kommunikációs ügynökség vezérigazgatója szerint ma a PR szakemberek különböztetik meg az eseménykezelés számos területét. Az első a csapatszellem megerősítését célzó vállalati rendezvények szervezése. A nagy tömeges akciók, amelyek a résztvevők számára információs alkalmakat hoznak létre, és így kialakítják a nyilvánosságukat, az eseménykezelés egy másik, összetettebb iránya.

De minden esetben - és amikor egy vállalati pártot készítenek, és amikor tömeges rendezvényt szerveznek - a szakemberek elsősorban a kommunikációs feladattól származnak. A cél pontos víziója segít kiválasztani a gazdag eszköztárat pontosan azokban a formákban, amelyek alkalmasak erre a konkrét esetre. Például, nem is olyan régen az egyik vevő, egy jól ismert gyógyszergyár, utasította a Connecta hírügynökséget, hogy felkészüljön az ötéves évforduló megünneplésére. Az ilyen ünnepségek mindenekelőtt kiváló lehetőséget nyújtanak a vállalati szellem megerősítésére, hogy emlékeztessék a vállalat minden alkalmazottját, hogy egyetlen csapat. És nem csak emlékeztetni, hanem a gyakorlatban is segíteni abban, hogy érezze, mi a vállának válla, milyen érdekes és izgalmas a közös problémák megoldása. Ezért az ünnepség optimális formáját kollektív kijáratként választották az országos klubnak. A kommunikáció kiváló eszköze volt a sport közvetítő versenyek és csapatversenyek, és a nyaralás csúcspontja lehetőséget adtak mindazoknak, akik madártávlatból szeretnének látni a várost a ballonkosárból. Egy másik ügyfelet, egy másik gyógyszergyártó céget is érdekelt a közvetlen kapcsolatfelvétel a média képviselőivel, ismerkedjen meg és kommunikál az újságírókkal, akik az orvostudomány és az egészséges életmód témáit fedezték fel. Így jött létre a gyakorlatban a bowlingverseny ötlete, amelyet a csapata és az ügyfélvállalat mutatott be.

Természetesen az intézkedés minőségi előkészítéséhez időt vesz igénybe - körülbelül egy hónap. Abban az esetben, ha az esemény közvetlen megszervezése mellett befektetések vonzására, szponzori támogatás szervezésére (amelyek nélkül nagy tömeges esemény ritkán fordul elő), a feltételek hosszabbak, néha akár 3-4 hónapig is eltarthat.

Belső esemény

Van olyan vélemény, hogy a szervezet a belső vállalati események (a legtöbb újévi ünnepségek vagy nap, születési idő) a nagyságát és költsége a globális erőfeszítések a szakosított intézmények rangsorolják alacsonyabb, mint a külső szervezet tömeges mutatja. Előfordulhat azonban, hogy a belső politikai és az összeget az ügyfél, esemény cég fejleszt program kifejezetten a vásárló számára, vagy az ajánlattételhez tipikus „csővezeték” fesztivál forgatókönyv. Az utóbbi lehetőség jó, hogy a választás a rendezvény helyszínén, a design a színpad és a készletek, bérbeadása vállalkozók, és a főszereplőket BTL-társaság élvezi már bizonyítottan kapcsolat (nem beszélve a hiánya a fejlesztési költség és megvalósítása az eredeti script). By the way, fel a flow egy vállalati párt nem rossz az ügyfél. Sőt, az ügyfelek többsége az ilyen események nem egyértelműen képviseltetik magukat, mit akarnak, és ebben az esetben válassza ki a listából a közös ünnep fogalma lehet a legjobb lehetőség az együttműködésre.

De az étvágyat, ahogy tudod, az evéshez jön. És ha a szakaszában a vállalat inkább rendelni céges rendezvények, annak érdekében, hogy kifejezzék magukat, hogy vegyenek több hasznos kapcsolatokat, és vonzzák a cimborák, majd megnyerte a bizonyos hírnevet, kezdenek rendelhető a PR-ügynökségek hatalmas show.

Azok a nagyvállalatok, amelyeknek saját története van a piacon, inkább egy adott ügynökség állandó szolgáltatását élvezik. Az együttmûködés ilyen formájával rendszerint a nagyszabású rendezvények "kulcsrakész", és minden ilyen esemény köre, koncepciója és költségvetése a társaság éves marketing tervében szerepel. Beszélhetünk bármiben: az éves "MK" ünnepségről a "McDonald's" étteremben az alvóhelyen.

Professzionális tippek

Az ünnep sikeres megünneplése és a célok elérése érdekében emlékeztetni kell az eseménykezelő alapvető parancsolatait:

1. Kezdje meg előzetesen az esemény tervezését és előkészítését.
2. Mindig kicsi legyen. Ne foglalkozzon többet, mint amit kezelhet.
3. Szponzorálás bevonása.
4. Előzetesen határozza meg, mely járműveket fogja használni. Tudja meg, mennyibe fog kerülni.
5. Készítsen apró ajándékokat minden résztvevőnek.
6. Büféasztalok szervezésénél határozza meg, hogy mit és kinek kíván ajánlani. Tudja meg, ki ad mindent, amire szüksége van.
7. Ne felejtsd el a mosdókat.
8. Tudja meg, hogy engedélyt kér az eseményre.

Végezetül azt szeretném mondani, hogy bármely komplexitás eseményének megtartása professzionalizmust, a döntéshozatal rugalmasságát, az előre nem látott körülmények előrejelzését és előrejelzését, valamint az új körülmények között történő gyors navigálást igényli. Ki jobban csinálja, az üzletvezetők felé fordul.