Elma ECM automatizálása szerződéskezelési folyamat
ELMA: A szerződéskezelés célja, hogy hatékonyan és kényelmesen működjön együtt a szerződések egész életciklusa során. A dokumentumok létrehozásának, összehangolásának, számvitelének és lekérdezésének automatizált folyamata többször is csökkenti a szerződésekkel való munkavégzés időtartamát.
A szervezet minden szerződése két folyamra osztható. Ezek a bejövő szerződések, vagyis a külső ügyfelek szerződései a szolgáltatásnyújtás vagy az áruk szállításáért és a kimenő szerződések azok a szerződések, amelyekkel a vállalat áru vagy szolgáltatásokat szállít.
Mindegyik ilyen típust különbözőképpen kezelik, a rendszerben különböző forgatókönyveket biztosítanak számukra.
A kimenő szerződésekkel együttműködve a rendszer lehetővé teszi a záródokumentumok és azok szakaszainak megoldását. A bejövő szerződésekkel való munkavégzés során biztosítja a szerződés szerinti feladatok időben történő végrehajtását és ellenőrzését.
Kimenő szerződések kezelése
A kimenő szerződésekkel való munkavégzés fő problémája a végrehajtás ellenőrzése. A nehézség abban rejlik, hogy a szerződés lezárását nem mindig kapják meg a záró dokumentumok hiánya miatt. A szerződés lezárásának ténye a cselekmények rendelkezésre állása.
Az ELMA rendszer megoldja ezeket a kérdéseket, nevezetesen: emlékeztet a cselekmények (szakaszok) létezésére vagy hiányára, és értesíti a határidőket, ezáltal biztosítva a kimenő dokumentum lezárásának minden kötelezettségének teljesítését.
Csomag létrehozása és létrehozása
Csomag létrehozása és létrehozása
Általános szabályként a kimenő szerződések nem egyenként, hanem csomagok formájában kerülnek kialakításra.
Csomagok létrehozása az ELMA rendszerben nagyon egyszerű. Ha készen állnak a szerződések, csak be kell töltenie őket a rendszerbe, különben - a csomagot automatikusan létre kell hoznia. Ehhez a felhasználónak csak meg kell adnia a mezők formájában kívánt adatokat helyettesíteni a dokumentumban, és a rendszer generál alapján kész a dokumentumokat egy sablonból.
A dokumentumot a "Megállapodott" gomb megnyomásával lehet megegyezni. Hiba esetén a kimenő dokumentum gyorsan szerkeszthető. Könnyebb egyszerűen új verziót adni, korrekciókat végrehajtani szerkesztési módban, vagy jegyzeteket csatolni a szerződéses pontokhoz. Mentheti a szerződés tervezetét, rögzítheti a dokumentumot, és csatolhat egy új verziót.
Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy gyorsan navigáljon az összes változáson és felgyorsítsa a megbékélési folyamatot.
A kimenő szerződés bejegyzése és aláírása
A kimenő szerződés bejegyzése és aláírása
Mielőtt aláírt szerződést küldene, be kell jelentkeznie. A rugalmas rendszerbeállítások lehetővé teszik a dokumentum regisztrálását, attól függően, hogy a szerződésekkel való munkavégzés szabályai milyenek a vállalatnál.
Miután elküldte a regisztrált kimenő szerződést az ügyfélnek, vissza kell juttatnia az aláírást. A szerződés papíralapú verzióját beolvassák és beviszik a rendszerbe. Ez lesz a szerződés utolsó hivatalos verziója, amely már nem változik.
A lépések megtétele
Az ELMA rendszer figyelemmel kíséri a határidőket és a bezárt szerződéseket, ezért az érdekelt felek mindig tisztában lesznek a szerződésekkel való munka előrehaladásával.
ELMA: A szerződéskezelés számos készenléti eszközt tartalmaz a beérkező szerződések ellenőrzésére. A rendszer lehetővé teszi a zárt szerződések jelölését egyetlen gomb megnyomásával.
A papírmásolatok ellenőrzése, a befejezés határideje a bejövő szerződésekre, a regiszterek létrehozására szolgál. Különösen fontos a határidős szerződések nyilvántartása, amely tartalmazza a szerződések teljes listáját az érvényben lévő határidőkkel. Az ilyen nyilvántartásnak köszönhetően a dokumentumok lezárása időben történik, ami kedvezően befolyásolja az ügyfelekkel való kapcsolatot.
Az üzleti folyamatokon keresztül a szerződések megkötése
A szerződésekkel való munka kényelméért az üzleti folyamatok használata megfelelő. Az ELMA tervezője, az ELMA: Business Process Management alkalmazás aktív, két referencia-üzleti folyamatot talál: "Bejövő szerződés" és "Kimenő szerződés". Jó példa erre a saját üzleti folyamatok létrehozására, amelyek egy adott szervezet munkájához igazodnak