A szükséges dokumentumok kiválasztása
A szükséges dokumentumok kiválasztása
Sikeres vállalat vagy, számos olyan szervezet van, amellyel együttműködsz, és az elektronikus dokumentumforgalom mennyisége folyamatosan növekszik. A "bejövő" iránya néha nehézzé válik, időigényes és időigényes. A kívánt dokumentum gyors megtalálása érdekében használhatja a rendszerleíró adatbázisban található szűrőt.
Ez a szűrő több kiválasztási kritériummal rendelkezik:
Állapot szerint
A dokumentum feldolgozásának folyamatát a státusz jellemzi. Minden dokumentumnak van statusa. Számukra nyomon követhetjük a dokumentumok cseréjét. Az állapotok leírását lásd itt.
Így például láthatjuk, mely dokumentumokat utasítottuk el:
- nyomjuk meg a "Szükséges kiválasztani?"
- válassza a "Elutasítva" lehetőséget, majd kattintson a "Kiválasztás" gombra.
Minden nagyon kényelmes, csak néhány egérkattintással.
Megtekinthetjük a választ igénylő dokumentumokat - ez nagyon fontos, vagyis azok, amelyeket megkaptunk, de még nem dolgoztak fel.
Vagy a küldött dokumentumokat, de a vásárlók még nem dolgozták fel őket.
Vagyis a vevők megkapták őket, de valamilyen okból még mindig nem adtak választ: akár egyetértenek vele, akár nem, nem adták vissza az aláírt példányt.
A dokumentumcsere hatékonysága az elektronikus dokumentumkezelés legfontosabb plusz. Az "emberi tényező" ebben a tekintetben nem képes nagyobb szerepet játszani. Nagyon könnyű elveszni az elektronikus dokumentumok nagy mennyiségében, és nem az összes "bejövő" folyamatot feldolgozni, ami ma eljött, ami viszont rossz következményekhez vezethet.
Gyorsan készítsen egy listát a dokumentumokról egy bizonyos ideig: "ma", "az utolsó hónapra", "az elmúlt hat hónapban" stb. lehetnek a következők:
- Nyomjuk meg a "szükséges kiválasztás" gombot.
- Kattintson a "Kiválasztott" mező végén lévő pipa jelölésére.
- A szükséges időintervallumot választjuk.
A feladó
Az üzleti környezet nagyon nagy, de számos szervezet között ez a szűrő megtalálja az összes dokumentumot, például egy adott szervezet számára.
- Nyissa meg a szűrőablakot.
- Kattintson a "Feladó" linkre.
- Az új ablakban válasszon ki egy szervezetet.