Szállás irattárként
Biztonságának biztosítása a dokumentumok - a fő feladata az állami levéltár. A komplexitás a megoldás a probléma a tény határozza meg, hogy még soha senki nem hozott létre egy dokumentumot „örök” tárolására. Ugyanakkor archívum évente pótolni új alapok és a helyreállítás lehetőségei mérsékelt marad. Az alapot a modern megközelítése a probléma megoldása az elv a fokozatos átmenet egy differenciált, szelektív elvének megőrzése levéltári dokumentumok, összhangban az értékek, a fizikai állapot.
A differenciált megközelítés magában foglalja a elosztását a teljes mennyiség az archívumban tárolt dokumentumok, úgynevezett kiemelt szintű tárgyakat az alapok, alkatrészek alapok egyes dokumentumokat. Az alapja a prioritásként kezelik Két kritérium van: értéke a dokumentumok és jeleit fizikai állapot, amely veszélyezteti a biztonságot. Egy sor intézkedések szabályozási környezet kialakítása, összhangban a szabályozási rendszerek biztonságát szavatoló levéltári dokumentumok az archívumban.
Szabályozási tárolási feltételeket levéltári dokumentumok állnak rendelkezésre:
- építése, felújítása és javítása Épületek levéltári;
- létrehozása optimális (normatív) tűzoltó, biztonság, hőmérséklet és páratartalom, fény és egészségügyi-higiéniai körülmények között, az épület és archív helyiségek;
- a speciális eszközök tárolására és átvitelére levéltári dokumentumokat.
A fő célja természetesen a munka, hogy tanulmányozza a problémát megőrzése levéltári dokumentumok, mint az egyik fő iránya a munkája levéltár. Az, hogy mennyire igaz iratmegőrzés stratégiát választották, sok függ a fizikai állapota és a lehetőségét, hogy a különböző célokra.
E cél elérése érdekében szükség van, hogy megoldja a következő feladatokat látja el:
1. megvizsgálja intézkedéseket annak érdekében, hogy a szabályozás tárolási körülmények között.
2. Bontsa ki a rend alkalmazásának különleges eszközök tárolására és átvitelére levéltári dokumentumokat.
3. Vizsgáljuk technika biztosítja fizikai dokumentum megőrzését.
Adjon standard körülmények között
Tárolás Levéltári dokumentumok
Optimális körülményeket
Optimális tárolási körülményeket biztosítjuk dokumentumokat: építése, felújítása és javítása Épületek levéltári; Tűzvédelmi berendezés tároló eszköz, betörésvédelmi és tűzjelző rendszerek; technikai eszközök használata a létrehozását optimális hőmérséklet és páratartalom tárolási körülmények, egészségügyi-higiéniai intézkedések tárolók; speciális eszközök tárolására dokumentumok (állványok, szekrények, széfek, tokok, mappák és hasonlók).
Az épület az állami levéltárak építhető vagy speciálisan átalakított másik szobában. Ezeket el kell távolítani az ipari üzemek, a légszennyező anyagok (agresszív gázok, cement por, stb), a tárgyak és szerkezetek, tűzveszély (olajtartály, benzinkutak, parkolók, garázsok és hasonlók), valamint követelményeinek megfelelően az építési szabályozás.
Alkalmassági archív helymeghatározás figyelembevételével véleményét szolgáltatás tűzvédelmi és egészségügyi-járványügyi állomás a mértéke légszennyezés [1].
archív épület egy sor alapvető és a kiegészítő létesítmények, tervezett feladatok végrehajtásához az archív tárolása, feldolgozása, a közigazgatási és gazdasági levéltári dokumentumok és feladatok, műszaki, háztartási jellegű megfelelnek a racionális tervezés helyet.
Archív feltéve levéltárak, olvasóterem, munka szoba, létesítmények automatizált könyvtár hordozható elektronikus média, a kiszolgáló és a kommunikációs berendezések.
Archives számozott arab számokkal a bruttó sorrendben és izoláljuk távol a laboratóriumi, ipari, raktár, felhasználásával járó (tárolás) a vegyi anyagok, az élelmiszer, és egy elektronikus archív - forrásokból származó elektromágneses sugárzás és erõterekhez.
Tárolás Javasoljuk, hogy helyezze ablakok az épületek északi oldalán. Természetes megvilágítás megengedhető csak a kötelező dokumentumok védelme a közvetlen napfényt. Diffundál megvilágítás Louvre ablakok védőszűrők, függönyök vagy színezett üvegek. A mesterséges világítás használt izzólámpák zárt lámpaernyők vagy fénycsövek csökkentett ultraibolya részét a spektrum.
Tárolása Levéltári dokumentumok a sötétben. Dokumentum fénytől védett biztosítja a dokumentumok tárolásán a dobozok, mappák és kötések segítségével ablakok átlátszatlan, és a fényszóró függönyök és m. P. dokumentumok elektronikus formában körülmények között tárolják, amelyek kizárják a közvetlen kitettség, és figyelemmel a további védelmet agresszív anyagok a levegőben (kén-dioxid, hidrogén-szulfid, higanygőz, a nitrogén-oxidok, ammónia) elektromágnesesen ionizációs (sugárzás) expozíció.
Archives vannak ellátva korszerű tűzoltó berendezések, biztonsági és tűzjelző. Általános és padló megszakítók kívül található az archívumban. Archives épületben felszerelt tűzoltó víz, szén-dioxid tűzoltó készülékek, tűzjelző rendszer [2].
A biztonsági archív mód egy sor olyan intézkedést, hogy biztosítsák a mérnöki és műszaki erő, építőgépek (helyiségek) archív riasztó berendezések, a szervezet post (s) védelem, tömítő telephelyén, betartásával, a helyszíni és belépés ellenőrző, tárolása kulcsokat a helyszínen.
Levéltár és egyéb létesítmények, ahol a ideiglenesen vagy tartósan tárolt levéltári dokumentumok, felszerelt ajtók kiváló műszaki védelem a lehetséges hacker, felszerelt nagy biztonsági zárral.
Elvihető archívumából levéltári dokumentumok, értéktárgyak és könyvek a tudományos és szakkönyvtár, valamint a tudományos referencia rendszer csak akkor engedélyezett speciális kiadott engedélyek a megállapított sorrendben.
A dokumentumok tárolása végezzük biztosító feltételek mellett a normatív paraméterek a fény, hőmérséklet és a páratartalom, és az egészségügyi-higiéniai körülmények között.
Az archívumban, légkondicionáló rendszerek, támogatja a következő optimális hőmérséklet és páratartalom mellett tárolására dokumentumok:
1) A papír - hőmérséklet 17-19 ° C, a relatív páratartalom 50-55 százalék;
2) a fekete és a fehér film média - hőmérséklet 15 ° C, a relatív páratartalom 40-55 százalék;
3) a színes film média - hőmérséklet 2-5 C, relatív páratartalom 40-55 százalék;
4) az elektronikus média - hőmérséklet +15 - + 25 ° C, relatív páratartalom 40-60 százalék.
Az Archives of szabályozatlan éghajlati készült hatékony fűtés, szellőzés és az építési nedvesség (vízelvezető) levegő. A hirtelen ingadozások (szezonális és egy napon belül), a hőmérséklet (+ -5.S) és relatív páratartalmat (+ -10%) nem megengedett.
A hőmérséklet és a páratartalom előrehaladását rendszeres mérése hőmérséklet és a páratartalom a beltéri és kültéri levegő, ugyanakkor a légkondicionált helyiségekben - nem kevesebb, mint 1 alkalommal egy héten; Az Archives of szabályozatlan klíma - hetente 2-szer; amikor a rendszer megsértése - 1 alkalommal naponta.
Jelzések műszerek rögzített speciális naplók, amelyek szintén tükrözi érvényesítése a mért és a megtett intézkedéseket, hogy normalizálja a hőmérséklet és páratartalom mellett azokban az esetekben, annak megsértése.
A fő tárolására szolgáló eszköz dokumentumok helyhez kötött vagy mozgatható fém polcok, fa polcok, kezelt égésgátlók. A fém szekrények, széfek, szekrények, polcok, valamint álló rekesz doboz fém polcok és válaszfalak lehet használni, mint egy kiegészítő vagy speciális berendezések.
Ne tárolja a levéltári dokumentumok a médiát a mágneses réteg a dolgozó a ferromágneses fém állványok; acél állványok lehet kivételes esetekben alkalmazható csak azzal a feltétellel, a csomagtartó és a demagnetization áramkör hurok.
Minden tárolóegység egy audiovizuális vagy elektronikus dokumentumban kerül lezáratlan egyedi csomagolásban. Ugyanakkor ki kell zárni szabad mozgását a levéltári dokumentumok a csomagon belül.
Az archivált dokumentumok helyezni a papír alapján állványok, fém szekrények vízszintesen vagy függőlegesen dobozokba vagy más elsődleges tároló eszköz (mappák, tokok, stb.)
tároló eszközt merőlegesen elrendezett falak ablaknyílások. Nem megengedett hozza őket közel a külső falak, az épület és a hőforrás.
Alignment tárolóeszközt végzik megfelelően a következő szabályokat: közötti távolság a sorok - 120 cm; tároló eszköz - 75 cm; külső épület falra, és párhuzamos a tároló eszköz - 75 cm; fal és vége tároló eszközt - 45 cm; padló és az alsó polcon tároló eszköz - 15 cm.
Dokumentumok elhelyezése a tárolóban.
Dokumentumok elhelyezése a raktárban kell racionális. Dokumentumokat kell helyezni összhangban a számviteli bizonylatokat oly módon, amely biztosítja azok gyors visszakeresés.
Egy gyors keresés a dokumentumok az archívumban jön létre, azon támogatásokat az archív dokumentumok:
- leltár az esetek és azok helyettesítési nevezéktan az ügyek;
- tárgyát, részletes-tematikus katalógusok;
- bejelentés a személyzet
Állandó bejegyzések kerülnek külön dokumentumok hosszú távú (10 év) és tárolására szolgáló dokumentumok személyzet.
Az, hogy a végeredmény az alapok az archívumban meghatározott terv (program) vonásuk. A szabályozás források elosztása tárolókomplexumokról megadásával (ha szükséges) alapok számok minden tároló állvány.
Egy archív lehet helyezni archív dokumentumokat a különböző típusú, de amelyek azonos tárolási körülmények között (például, archív dokumentumok, mágnesszalagok és mágneses lemezen réteget; archív dokumentumok film és mikroformátumokból et al.).
Minden archív helyiségek (épületek, lakások, padló, szintek, a szoba), valamint a polcok, szekrények és polcok vannak számlálva. tárolóeszközt függetlenül számozott balról jobbra, ahogy belép az archívumot, a polcokon - felülről lefelé, balról jobbra.
Annak érdekében, hogy megszilárdítsa a tárolás és visszakeresés dokumentumok az adattárban összeállított egy alap és postellazhnye felmérés markerek. Anyaguk a kártyákat. Card alap topográfiai index összeállítása külön-külön az egyes alapok ezek a kártyák kerülnek sorrendjében levéltári gazdaságok. Ez meghatározza az alap neve, alap szám, futómű, padló (színpad), archív szoba, egy leltári számot, és az esetek száma, amelyet egy szám, rack szám, rack szám, polc számát, jegyzetek (lásd. 1. melléklet).
Lapjai postellazhnogo topográfiai mutató növényi minden egyes rack-és rendezett sorrendjében állványok belül egy szobában. Az egyik példányt a topográfiai jelzések által vezetett munkavállaló (k) felelős (ek) a számla a levéltári dokumentumok, a második - az archívumban.
Ellenkező topográfiai mutatók lehetnek papíron vagy automatikus üzemmódban összhangban kellékei. Változások a dokumentumok terjesztése időben tükrözi minden esetben, valamint a rendszer pénzek elosztásának.