Virtuális ülések megfelelően vannak végzett a legnagyobb előnyt a vállalat számára
Oksana Alekseevna Klimenko - vezető tréner és tanácsadó projekt menedzsment vezetője, "Project Management" cég «Just Consulting» (Moszkva)
A nagyvárosokban, a jelenség a közlekedési dugók váltak ismerős jelenség számunkra, és még egy probléma, mivel kénytelenek vagyunk elveszíteni szinte egy egész napot töltenek időt a módja annak, hogy a székhelye van, hogy részt vegyen az ülésen, vagy tervezési munkamenet, és gyere vissza.
Számos vállalat ma mozog egy új találkozók formájában, azaz - egy virtuális. Jelenlétében egy dedikált vonal Internet technológia Skype (www.skype.com) lehetővé teszi az online ülések részvételével személyzet szinte bárhol a világon. Elég, hogy egyesítse a résztvevők az egyes csoportok, hogy megszervezze a folyamat egy időpontot ülések - és megkapod a lehetőséget, hogy jelentősen időt és pénzt takarítanak, hogy megoldja a jelenlegi problémákat a lehető leghamarabb, hogy hallja jelentések és megvitatja a jövőbeni terveket. És ha a cég nemzetközi és irodák találhatók a különböző országokban, ilyen találkozók elengedhetetlen.
Mik a hasonlóságok és különbségek a „hagyományos” és a „virtuális” találkozó? Hogyan tartsuk virtuális találkozások, és a maximális haszon?
Van azonban számos megkülönböztető jellemzői, hogy végezzen a hagyományos és a virtuális találkozók (amint az az alábbi táblázatot) szempontjából a kommunikációs folyamat, létesítmények, szolgáltatások.
Esettanulmány
Egy közös orosz - külföldi vállalat úgy döntött, hogy a heti Skype - találkozók munkavállalók képviselői - a két ország, hogy megvitassák operatív kérdések és menedzsment döntések.
Mi állunk szemben a kezdeti szakaszban?
Nem volt egyetlen napirendet, és mindenki beszélt róla, a „fáj”.
Én nem osztottak volna az ember, aki vezetne a találkozón, így mindenki igyekezett, hogy kifejtsék véleményüket, félbeszakítva egymást.
Ennek során két vagy több ember kezdett beszélni egyidejűleg és az interneten beszélgetés van egy ilyen funkció: míg az egyik azt mondja, ez időt vesz igénybe (másodperceken belül) annak érdekében, hogy hallgatni. És csak azután, hogy meg tudjuk beszélni a következő.
A résztvevők között voltak olyanok, akik nem tudnak angolul, és hogy a külföldiek nem voltak egyértelműek. Aki beszélt mindkét nyelven, nincs idő lefordítani.
Nem rögzíti azt a tényt, amit már megállapodtak, vagyis az eredmények a találkozó.
Mi a megállapodás nem kerül végrehajtásra, és csak „beszélnek.”
A következő találkozón, minden ismételt - visszatérve, ami eddig történt, plusz egymásra új operatív feladatokat.
A vezetők egy ilyen helyzet nem felelt, majd úgy döntöttek, hogy be kell vezetnünk szabályok szervezését és lebonyolítását a virtuális találkozók.
Íme néhány egyszerű szabályok és ajánlások, mint lehet az életben, és elő fogja segíteni, hogy a találkozók termelékenyebb, konstruktív és hatékony. És ami a legfontosabb, majd gyorsan végrehajtja a meghozott döntések idején magatartásuk.
Mit kell készíteni a szervezet virtuális találkozók?
1. Módszertan: Develop ütemterve ülések és a döntéshozatal
2. Személyzet: adjuk meg a következő szerepeket:
- előkészítéséért felelős szervezője és házigazdája a találkozó;
- A fordító (ha a vállalat külföldi partnerekkel és / vagy nemzetközi, és találkozókat tartanak részvételével cégek képviselői a különböző országokban);
- Kulcs hangszórók (minden ülése előtt);
- akik döntési jogkörrel vitás kérdések.
3. A dokumentáció: szervez a dokumentum (elő dokumentumsablonok felelős a képzés, hogyan kell dolgozni dokumentumok):
- A napirendet az ülés, így a modell (sablon), hogy a problémák listája
- Ülés jegyzőkönyve alkotnak egy modellt (sablon), hogy a lista hozott döntések
- tipikus formája határozattervezetek (sablon).
4. levezetése az ülés: világos szabályok megállapítását és hajtsák végre azokat.
Feltételek virtuális ülések (példa)
- A felhívás a találkozó küldött minden résztvevő, a válasz elfogadásáról / elutasításáról a meghívást küldött a szervező az Outlook
- Minden résztvevő kell kezdeni időben. Csatlakozás az internetre, konfigurálását és teszthívás készülnek résztvevők az ülés előtt.
- Az ülés során, hogy szigorúan tartsák be a menetrend.
- Legyen profi, udvarias, hallgatni anélkül, hogy megszakítaná.
- A szervező a találkozó (értekezletszervezőnek) felelős a betartását határidők és rendeletek, valamint csak joga van megszakítani, és megáll a párt, hogy a szót a következő.
- Minden ülés, a szervező a találkozó elkészíti a napirendek, jegyzőkönyvek és egy hírlevelet minden résztvevő számára.
- Kézhezvételét követően a jegyzőkönyv minden résztvevő el kell fogadnia, hogy elfogadja vagy javaslatot tehet, kiegészítések és kommentárok és küldje el a szervező, amely után a szervező köteles eljuttatni a résztvevők megállapodtak protokoll végrehajtását.
- Jegyzőkönyve döntések kötelező érvényűek minden résztvevő számára.
Akkor sikeres találkozók, hatékony döntéshozatalt és az üzleti siker és a jólét!