Igazgatója a munkaszervezés dokumentumok
Jellemzően a fej első feladat dokumentumok épít személyi asszisztens. Tőle (és gyakrabban - tőle) függ, ha a fedélzeten fog esni, hogy az igazgató és figyelembe kell venni, amikor a betűk beírása és előadóművészek kimenő és belső dokumentumok aláírásával a rendező.
Jellemzően a meglévő mindig és mindenütt: a kultúra kezelése dokumentumok egy szervezet attól függ, hogyan kezeljük őket először a fejét. Ha úgy gondolja, hogy a fontos kérdésekben kell hívni, hanem az írás, az asszisztens kell igazítani leküzdése komoly akadályt az épület nyilvántartási rendszer. A fő akadály az a rendező, aki valóban nem értem, miért kellene vizsgálni, és jelentkezzen egy hegynyi papírok naponta. Általában ez a bűn rukovoditeli- „Számítógépfejek.” A módszer a „harc” itt egyedül - fokozatosan és módszeresen hogy a főnök, hogy dolgozik dokumentumokat nem kevésbé fontos, mint a termelési tevékenységet. Előbb vagy utóbb, a rendező a „reform”, vagy legalábbis beletörődik ezt a fárasztó kötelesség, szélsőséges esetben - így a hatóság, hogy vizsgálja felül, és jelentkezzen be más felsővezetők.
A gyűjtemény és dokumentumok benyújtását a
Legalább egyszer egy nap, hogy az igazgató az asztalra, meg kell tenni a mappát „A aláírását.”
Gyűjtemény dokumentumok felülvizsgálata és vezetőjének aláírása kell történnie minimális asszisztens. A legjobb, ha használni sima papírtálca, amelyet a főtitkár vétel vagy az irodában (ha van ilyen). Időről időre asszisztens személyesen fellendülésével lap a tálcát, vagy hozd dokumentálja néhány kollégájával. A lényeg az, hogy még a hiánya asszisztens nem befolyásolja a transzfer a személyzet, hogy írja alá a dokumentumot.
Egy kis mennyiségű dokumentumokat benyújtja megfontolásra lehet, naponta egyszer, a második felében, másfél-két órával a vége a munkanap. Minden lap a nap folyamán a serpenyőben „aláírni” pre asszisztens gondosan átvizsgálja és elválasztja egymástól:
- A beérkező dokumentumok;
- személyzet irodai dokumentumok;
- belső dokumentumok és tervezetek a kimenő dokumentumok.
Attól függően, hogy a tevékenység a cég, ez a lista lehet egészíteni specifikus dokumentáció: projektek, ábrák, stb
személyzet irodai dokumentumok - ez egy külön, amely eltér az irányítási rendszer dokumentációja. A halmozódó ilyen dokumentumok nem, és aláírja a legjobb nap a teremtés, különösen azért, mert gyakran készülnek azonnali ügyletek alkalmazottak. Az élet az élet, és ha holnap megy a fejét a kórház, a fennmaradó előjel nélküli személyi okmányok szükségtelen problémákat a vállalat számára.
Vegye figyelembe, hogy benyújtották a felügyelő és aláírt dokumentumokat? Ha igen, hogyan?
Sokkal jobb, hogy figyelembe kell venni. Sajnos, az asszisztens nem mindig van ideje, de a statisztikák feltartóztathatatlan: a több dokumentumot kaptak a recepció területén, annál nagyobb a valószínűsége, hogy előbb-utóbb az egyikük fog veszni. A törvény szerint, aljasság biztos, hogy valami nagyon fontos és nehéz helyreállítani.
Vegye figyelembe a benyújtott dokumentumok igazgató aláírja, és manuálisan is. Nem feltétlenül jelentkeznek erre a különleges táblázatos formában, annál teszik ki külön számozási rendszer (ez utóbbi nem csak értelmetlen, de káros is) - meglehetősen vastag notebook és egy golyóstoll. A titkár könyv röviden írja a személyazonosító okmány (projekt), és amikor a rendező visszatér egy halom papír - jelölje mindegyik kullancs, és jelzik, akire ez a dokumentum vagy a projekt átadására kerül sor.
Ha a dokumentum azt követően került sor a rendező kapta mappája „aláírás”, hogy megvárja, amíg a következő napon. Ez asszisztens pozíció lesz, hogy megvédje kemény, hogy a vonat munkatársai fegyelem. Művészek kell tudni, ha egy iratot, hogy a rendező ma, akkor hozza az ő váróteremben van szüksége, akár 16 órán keresztül, és nem egy perc múlva. Ez nem szeszély az asszisztens, és a napi munkaidő az első arca a szervezet. A vezető nem zavarják az egyes dokumentumok, általában ő ad nekik időt, hogy naponta egyszer.
dokumentumok mérlegelése
Az asszisztens kell tudni a rendező álláspontját különböző kérdésekben a szervezet. Ez az egyik marker az ő szakmai, mert az illetékes asszisztens lehet megjósolni a véleményét főnöke kapcsolatos bármely gyártási problémák. Az alapítvány ezen ismeretek - közös felülvizsgálatát a dokumentumok, amelyekben az asszisztens:
- szerez információt az aktuális problémák és feladatok a szervezet;
- valós időben szükség esetén kap a feladatkezelő, mit kell tenni egy adott kérdésben;
- azonnal hívja, vagy csatlakoztassa igazgatója valaki a dolgozók, és felgyorsítja a megoldást a jelenlegi problémákra;
- Azt az időt, hogy vegye figyelembe az igazgató-dokumentumokat ért számviteli notebook vagy pad, és így biztosítva azt, hogy ne vesszen el.
Dokumentumok küldése előadók
Ha lehetséges, a beállítási feladatok, nyilvántartási és dokumentumok átadását delegáljon végrehajtási asszisztens irodai alkalmazottak vagy más titkár. Egyébként munkanap rutin asszisztens termelt jelentős elfogultságot DOW, és ez a tevékenység (bármennyire is fontos lehet) -lish egyik része a menetrend.
A vezető a dokumentumok két részre oszlik:
1) azok, amelyek esetében meg kell tenni a feladatot megoldania (esetleg venni ellenőrzése);
Valószínűleg sok a dokumentumot a második csoport korábban kell regisztrálni.
Prioritás Informatika - az iratok kell szállítani a kontroll és küldje teljesítőket munkahelyeket. A dokumentumok másik csoportja tehetünk, ha lesz képes faragni nekik egy-két órát, vagy kérésére a művész, aki megjelent a kezét dokumentumokat az igazgató. Dokumentumok esetében, amelyek készek és átvihetők az előadóművészek, ajánlott, hogy egy speciális tálcákra vagy szekrény (polc) a szakaszok. Minden rész megfelel egy bizonyos szerkezeti egységet, amelynek alkalmazottai jönnek maguk, és megteszi a dokumentumokat. Elrendezve ilyen esetekben általában az irodában, vagy egy speciálisan kiválasztott és bekerített cég telephelyén, ahol a hozzáférés korlátozott kívülállók. Az iroda az első személyű szervezet minden bizonnyal nem ez a helyzet.
Sürgős, mint amilyennek látszik?
A kölcsönhatás a Hivatal
Ha az asszisztens nem az egyetlen harcos területén a hivatal és a cég Office vagy a munkavállaló, aki felelős a dokumentumok átvétele, fontos, hogy meghatározzák a sorrendben interakció velük bizonyos helyzetekben, különösen:
- ha kap egy levelet a távon lejáró ma vagy holnap;
- ha kap egy sürgős dokumentumot, ha a rendező már kapott egy mappa „aláírásra”;
- a rövid vagy hosszú távú hiánya segítő.
Ha a vezetők több ...
Az általános gyakorlat az orosz cégek: egy pár felső vezetők fiókot csak egy asszisztens, aki kell dokumentálni tevékenységének támogatása mindegyikük [1]. Fentebb leírtuk egy lehetséges forgatókönyv viselkedési helyettes főigazgatója. Ha azonban az egyik asszisztens és több rendezők, meg kell cselekedni másképp.
Kínálunk emlékezni régi asszisztense, kissé faragatlan, de hatékony elv: „van egy csomó, és egyedül vagyok.” Csak illetékes eloszlása erőit képes biztosítani az összes funkció és normál működését a vevő.
Ebben a helyzetben az asszisztens ajánlott megközelíteni az egyes osztályokon rendezők és megvitatja velük a kívánt alakot a munka. Mindegyik a saját vezetési stílus vezetők: indításáé minden reggel operatív ülés előtt egy órával tartja a beérkezett dokumentumokat kérheti minden kérdést azonnal alárendelve a megbeszélést. A második életet az örök idő bajt, és akkor nem kell egy egész órát úgy a dokumentumokat, de ő is aláírja néhány dokumentumot a nap folyamán ... Mindezek a jellemzők és követelmények gyűjteni, és figyelembe veszi, miután a make egy adatátvitel ütemezését dokumentumok aláírása. Menetrend is lógott a falon a váróban, vagy az irodában - ahol tálcákat vagy dobozok gyűjtésére dokumentumok Igazgatósága a befogadó (lásd pl.).
Minden más elvek munka dokumentumokat tandem „asszisztens” ugyanaz marad, és az igazgatók száma az egyik titkár nem különleges szerepet játszanak. Az asszisztens kell minimálisan vesz részt a gyűjtemény a dokumentumok ellenőrzésre / aláírás és elosztása az esetek és a legnagyobb - a folyamatban. Sajnos, ha dolgozik, több fej nem asszisztens jelen lenni minden ilyen dokumentumot - nem ő két részre szakadt. De ha lehet, akkor meg kell, hogy vegyenek, legalábbis egy ideig -, hogy lépést tarthasson, hogy mi történik, és hogy segítsen gyorsan megoldani problémákat.
Ha az asszisztens menedzser kezdetben dolgozott a vezérigazgató, majd megkapta a másik „top”, azt mondják, hogy a terhelés, akkor a prioritások és semmit sem mondani: az első küldetés vezérigazgató, és csak akkor, mint a fennmaradó - helyettesei, vagy igazgatótanács tagjainak. A késés és a hiányzó asszisztens idején valamennyi igazgató elkerülhetetlenek, így ez nem a leghatékonyabb módja a szervező munkáját a kiválasztás.
Műrepülés - olyan szabályokat vezessenek be a munka dokumentumokat az egyes rendezők a szabályozás a szervezet, mint lehetőség - iratkezelési utasítás, mint például:
7. A vétel feldolgozására, nyilvántartására és a beérkező leveleket venni
[...] 7,18. A regisztrált SDOU dokumentumok kerülnek a főigazgató a Társaság vagy az Igazgatók irányokban a Társaság (a továbbiakban - az iránymutatások).
7.19. Dokumentumok küldése a vezető napi rendszerességgel:
- Főigazgató - naponta, legkésőbb 16:00;
- főigazgató-helyettes Jogi - minden nap, de legkésőbb 16:00;
- helyettes főigazgatója Biztonsági - napi (belső dokumentumok - legkésőbb 10.00 tartalmazza - legkésőbb 17:00);
- az igazgató értékesítési késztermékek - minden nap, a nap folyamán;
- CFO - minden nap, de legkésőbb 17:00;
- Főkönyvelő - minden nap, de legkésőbb 09:00;
- igazgató Termelés - naponta kétszer: legkésőbb 12:00 vagy 17:00 óra után.
7.20. Dokumentumokat, amelyek azonnali figyelmet, lehet továbbítani a vezetés után azonnal az átutalást a recepción.
Itt folyamatábra dokumentum átviteli eljárás a felügyelő. A hagyományos szervezet, amelyben ez a folyamat, ráadásul asszisztens account executive munkák. Ennek hiányában Clerk Assistant ellátja funkcióját.
