Program, hogy az elektronikus levéltár
Szervezetek és intézmények minden formáját tulajdonosi és tevékenységek létrehozásának folyamatát és felhalmozódó nagy számú dokumentumot. Ezek a következők: személyi nyilvántartás, számlák, számlák, mindenféle jelentéseket, terveket és projekteket. Ezek szegély raktározták, vesznek fel egy csomó helyet az archívum kiosztani egész szoba.
Ez rendkívül irracionális, de a papír archív hátrányok nem korlátozódik a kellemetlenséget bejelentés. A növekedés az archív folyamat bonyolult dokumentumokhoz való hozzáférést, nehéz megtalálni a papírt a többi hegység. Ebből a helyzetből, van egy kiváló módja -, akkor hozzon létre egy elektronikus archívumot.
Elektronikus archívumban: mi ez, és miért van rá szükség
Létrehozása elektronikus archívuma - felosztását a forrásokat az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, amely biztosítani fogja a biztonságos tárolására és könnyű hozzáférést biztosít mindenféle tárolt dokumentumok digitális formában.
elektronikus archiválási szervezet célja, hogy megoldja a problémákat több:
biztonságos tárolását dokumentumok
Az elektronikus archiválás kiváló megoldás minden olyan szervezet, amely kell, hogy központi tárolása dokumentumokat, különösen a dokumentumokból, hogy a legtöbb meglévő elektronikus formában életciklusát.
Az elektronikus archívumban a különböző méretű szervezetek
Először elektronikus archiválási igényel nagyvállalatok kiterjedt fiókhálózattal, üzemek, vállalatok. Meg kellett szervezetek létrehozása és módosítása több száz dokumentum naponta. Elektronikus archívum nemcsak egyszerűsíti dokumentumokkal dolgozunk, hanem jelentősen pénzt takarítanak meg, például akkor már nem kell fenntartani a személyzet, amely kizárólag a papírokat.
Természetesen az elektronikus archiválási igények nagyobb cégek és szervezetek azonban, hogy alkalmas a közepes és még a kisvállalkozások. Tegyük fel, hogy a szokásos üzletmenet során a kisvállalkozások, nincs túl sok dokumentum - archív elektronikus tárolása biztosítja, hogy sem a levél nem fog eltévedni. Ezen túlmenően, az elektronikus archiválási hasznos lehet a jövőben. Lehetőség van arra, hogy az átlagos, és még egy kis cég hamarosan bővíteni, növeli a munka mennyiségét, és velük együtt a dokumentumok száma.
A fő funkciója az elektronikus archiválási
Először is, az elektronikus archiválási kell biztosítani arra, hogy a dokumentumok tárolására. Által létrehozott összes dokumentum alkalmazottai és belül keletkezett vállalati folyamatok kezelések. Az ideális esetben úgy tekintik, egy olyan modellt, amely az elektronikus archiválás az egyetlen dokumentum tárolási helyét.
Amellett, hogy a funkciók a tárolás, az archívum a felhasználók számos további szolgáltatást. Ez arra utal, hogy a képesség, hogy létrehozni, szerkeszteni, tárolni és keresés dokumentumokat.
Követelmények a program, hogy az elektronikus levéltár
elektronikus dokumentumkezelő rendszer használt elektronikus archiválást a szervezet meg kell felelnie több követelményeknek.
- Strukturálása az adatokat az archívumban
A programnak biztosítania kell a normális működését a levéltári dokumentumok a vállalat található, egy vagy több szerver. archívum struktúrája lehet önkényes. Ez függ a konkrét követelményeket a szervezet, amely használja azt.
file szerkezete áll mappák, amelyek székhelye hierarchikus sorrendben. Mappák hozhatók létre és szerkeszthetők a felhasználók és a vállalati alkalmazások. Mindegyik külön mappába különleges követelmények vagy korlátozások, például a különböző mappák tárolására csak egy fájltípust meg lehet hosszabbítani.
Megengedett létrehozását virtuális fák linkeket tartalmaz fájlokat és virtuális mappák, amelynek célja, hogy megkönnyítse a keresési folyamat. A mappák speciális tulajdonságokkal, különösen a beállítás engedélyezett dokumentumok benyújtását.
A normális működését, és biztosítsa a biztonságos adattárolás, a program biztosítani kell egy egyidejű hozzáférést a tartalmát az archívumban. Végrehajtásához szükséges különbséget a felhasználói szinten, felhasználói csoportok és szerepek. Különösen azt kell figyelni, hogy a szerep alapú biztonság. Ez arra utal, hogy a szétválasztás a hozzáférést a mappa tartalma, ami függ annak tartalmát.
Mivel az archív képes tárolni a különböző dokumentumok, mind külső, mind a belső, a hozzáférési jogok nagy figyelmet a különböző szinteken. Általában a hozzáférés-vezérlési csökken a szabály - a tartalmát az archívum több áll a menedzsment a szervezet, mint a hétköznapi felhasználók számára.
archív feladata, hogy ne csak a dokumentumokat, akkor kell adnia a széles eszköztárral, hogy gyorsan megtalálja a szükséges információkat. A programnak támogatnia kell az összes létező módszereire. Különösen: A teljes szöveg és kontextus kereső, attribútum keresni.
Gyakori kérések kell tárolni a keresési mintát. Ez segít csökkenteni a keresési időt, a képesség, hogy a keresés mappát.
- Integráció dokumentum feldolgozó eszközök
A kényelem az elektronikus úton történő benyújtás felhasználóknak lehetőséget kell biztosítani arra, hogy mentse a dokumentumok közvetlenül az Office alkalmazásokban. Ebben az esetben a felhasználók képesek lesznek archiváló kapott dokumentumok e-mailben, vagy a számítógép segítségével a népszerű irodai.
Az attribútumok a felhasználók által létrehozott és tárolt dokumentumok kereshetővé válnak az archívumban. Egy ilyen döntés lehetővé tenné alkalmazottak használni, hogy mentse az aktuális dokumentum kizárólag elektronikus archiválási, anélkül, hogy egy harmadik fél fájlok tárolására.
- Integráció a vállalati szoftverek
elektronikus archívuma a program számos olyan megoldás, hogy hatékonyan használja a fájl archiválás. Igényeinek kifejlesztett interfész a képességét, hogy a feltöltési és letöltési adatok XML formátumban, amely lehetővé teszi, hogy adatokat cseréljen különböző alkalmazásokat. Között a legnépszerűbb: Microsoft Exchange, a Microsoft SharePoint, 1C, és még sokan mások.
A kötet által elfoglalt elektronikus archiválási, függ az adott szervezet azonban minden évben csak nő. Így a program lehetővé teszi, hogy hozzon létre és tart fenn levéltárában minden méretben.
A legfontosabb követelmény az elektronikus dokumentum tárolási rendszert a megbízhatóság. A programnak biztosítania kell az adatok integritását bármilyen környezetben. Egy kell mentési rendszerek, védelem az illetéktelen hozzáférés ellen.
Program hasonló funkcionalitást, amely megfelel a fenti követelményeknek, könnyen veszi a létrehozása és fenntartása az elektronikus archívum. Ez biztosítja, hogy az adatok értékesek a cég, meg lesz védve, és az új technológia bevezetése munkafolyamatok felgyorsítása jelentősen.
Nem hagyott kétséget afelől, hogy az átmenet az elektronikus dokumentum lesz fájdalommentes Ön számára?
Úgy gondolja, hogy a vállalat nem kell, hogy minimalizáljuk a papír munkát?
Vagy csak a félelem okozta objektív tényezők, mint például gyenge hivatalossá üzleti folyamatok, vagy annak hiánya?
Hívjon bennünket, és mi megmondjuk, hogy részletesen, hogyan lesz egy átmenet az elektronikus dokumentumkezelés cége
Dolgozunk nyíltan!