Alapjai a kölcsönhatás vezetőből és egy adminisztratív asszisztens - studopediya
Jó titkár megduplázza a hatékonyságát főnöke. Bad titkár csökkenti azt a felét.
Titkár - az egyik fő számok a közvetlen közelében a fejét, a rendszeres asszisztens, és gyakran bízott személy.
Hatékonyság és szolgáltatási kultúra fej nagy mértékben minősége határozza meg a miniszter Labor.
A követelmények alapján a szervezet a titkársági tevékenységek képezik az emberek iránti tisztelet, figyelmesség és az érzékenység, hogy igényeik, az ésszerű munkaerő és a munkaidőt, a megnövekedett felelősség, a szakszerűség, a szorgalom és a pontosság, a folyamatos legyőzése bürokratikus formai elemek a munkájában. Durván kétféle titkársági tevékenységek: végrehajtása teljesen vagy jórészt egyházi szolgálat vezérlőegység vagy egy nagy alfejezetben és hajthat végre funkciókat egyidejűleg a fejét a titkár; eljáró vezetője a miniszter csak.
Két ilyen típusú titkári tevékenység nincs alapvető különbség. Azonban a munkát, és a felelősség a főtitkár kocsi gazdálkodó jelentősen eltér a feladatok és felelősségek a titkár, amelynek célja, hogy az csak a fejét.
Titkára a kisvállalkozások nyújt irodai szolgáltatás vezérlő berendezés végzi a nyomtatást, gyakran az a személy, aki felelős az archív szolgál telex, telefax, alkalmazottai számára irodaszerek, nyilvántartása jelenléti alkalmazottak munkahelyi szolgál futár, és egyéb műveletek, számú szolgáltató vezetők.
Titkár elfoglalt kizárólag vagy elsősorban a fejét és szolgáltatások más feladatok elvégzésére.
Az Európai Association of Professional titkárok meghatározza az elsődleges szerepe: tudni, hogy a lényeg a tevékenységét a vezetője, hogy képes legyen egy jelentős része az ő munkája, hogy a.
Ebben a tekintetben az ilyen feladatok szembe fej titkár:
- átfogó segítséget, hogy mentse a fejét a munkaidő, hogy megkönnyítse a munkáját, a kibocsátás a fej, csinál, nem kreatív, rutin művelet;
- javítása információs támogatás a fej; A feltételek megteremtése, amelyek hozzájárulnak a magas termelékenységű és hatékony munkaerő-vezető;
Egyes menedzserek alábecsülik segítséget, amely biztosítja a titkár. Feladata gyakran csökken a gépelés, dokumentumok átadását és a szóbeli utasításokat, „Protection” menedzser irodája ajtaját. Ez azzal magyarázható, egyrészt az alacsony szintű üzleti képesítést, a második - a bizalom hiánya lehetőségeit a titkár, és ezért nem elegendő feltétele annak tevékenységét.
Vigye útvonalterv a miniszter a tevékenység, amelynek végrehajtása lehetővé teszi számára, hogy a legtöbb segítséget a fejét. Meg kell koncentrálni nem a munka a titkár-technológia (hogyan kell csinálni), mert ezek a kérdésekkel a különleges előnyöket a szervezet a Secretary of Labor, és a szerkezet a irodai műveletek (mit kell tenni).
Ennek alapján a főtitkár készségek, bizalom neki lehetőséget, hogy fejlesszék képességeiket, és egyéb tényezők, amelyek mindegyike vezetője fogalmazza meg a követelményeket a titkára.
A fő funkciója a titkár, nyújtásával kapcsolatos közvetlen támogatást a fejét, lehet sorolni a következő csoportok:
- dokumentumok;
- figyelemmel kísérését a menedzser;
- szervezet kommunikációs igazgatója;
- szervezet a látogatókat;
- részt vesz előkészítése és lebonyolítása az ülések; Vezetője a munkaidő-szervezés;
- előkészítése és végrehajtása a fejét egy küldetés;
- Online segítség információs szolgáltatások vezetője;
- teljesítményét az egyes megrendelések a fejét; fenntartása munkakapcsolatok beosztottak;
- intézkedések sürgős esetekben.
A miniszter végezhet más munkát és feladatokat, a szükséges, amely kapcsolódik a feltételeket, a vállalkozás, a stílus, a fej, a természet közötti kapcsolat a rendező és a titkár és egyéb tényezők.
Amikor a kiosztott munkát titkár utasítható felügyelő. Utasítás nem ismétli a titkár hivatali utasítás, hanem kiegészíti a számos különleges követelmények.
Ezek a követelmények tükrözik a stílus a fejét, a képességek és szokások. A titkár veszi figyelembe a lehető legnagyobb mértékben a munkájukat. Az utasítást a titkár, fel kell hívni a figyelmét, hogy a megállapított sorrendben, a hagyományok, amelyek igazolták, és olyan munkákat és viselkedését a menedzser. Mindezen részletek jelentős hatással a kapcsolat manager és a titkár, elősegítik a jobb megértés és interakció.
Ha kiválaszt egy alkalmazott az irodában a titkár ajánlott, hogy vegyék figyelembe a következő követelményeknek:
1. A rendelkezésre álló szakmai ismeretekkel. A titkár képes nyomtatni két nyelven, és előnyösen három, gyors-, végre minden irodai műveletek (nyilvántartás, ellenőrzés, az előkészítés és a dokumentumok feldolgozása, a kialakulása az esetek, a nómenklatúra kidolgozása, előkészítése esetek tárolási és hasonlók), hogy tudja az alapokat a levéltárak, működési szabályait a műszaki berendezések, amelyeket a irodai munka, a technika működik a számítógép, az alapvető pszichológiai és szervezési adminisztratív munka.
2. A tapasztalat a szervezeti munka. A titkár képesnek kell lennie arra, hogy önállóan megszervezni munkájukat, figyelembe véve a követelményeket, a fej, a munkafeltételek, különösen a tevékenységét az adminisztratív személyzet.
3. Hajlandó dolgozni és a kapcsolódó készségek, a felelősségérzet. Titkár munkát kell jellemző a magas fokú megbízhatóságot a teljesítményt a kijelölt feladatokat vezetője, hajlandó pa felelősséget a végrehajtás.
4. A függetlenség és a kezdeményezést. A titkár képesnek kell lennie arra, ha szükséges helyzeteket hoznak önálló döntéseket, így a fej az általános beállításokat. Kezdeményezés, amely így érzékeli a titkár, meg kell tartani, de nem megy bizonyos határokon túl: megengedhetetlen helyettesítés a fej titkár.
5. precizitás, pontosság, pontosság, alaposság.
6. Kommunikációs készség. Képes kommunikálni tapintatosan érintkezhet, hogy megértsék a közönség, és képes kiváltani a támogatást; a vágy, hogy hasznos lehet; segítséget nyújtani.
7. Az a képesség, hogy együtt tudtak mozogni. A zársebesség, tapintat és képes fenntartani a szakmai és személyes titkok, érzékeny.
A munka a titkár a dokumentumokat, hogy jön a fejrész a benyújtott dokumentumok a fejét, megfontolásra, a döntéshozatal, a határozat végrehajtását. Amikor dolgozik ezen dokumentumok titkár segíti a fejét ezen a módon.
2) a választott anyagok, amelyek segítenek a vezetők felülvizsgálata dokumentumok megérkeznek, hogy értékelje a helyzetet és megteszi a szükséges döntést.
3) a kiválasztási és átadása a fejét a dokumentumok, amelyek azonnali döntést (teljesítmény).
Azt lehet mondani, hogy a miniszter részt vesz a teremtés dokumentumok - az egyik leghatékonyabb módja, hogy segítséget nyújtson a fejét. Az ő feladata, hogy folyamatosan növekvő követelmények a minősítés a titkár, hogy elérjék az önmegvalósítás az érintett tevékenységek és műveletek.
Szervezése a látogatók fogadásának
Segíts vezető szervezésében a látogatók fogadásának - az egyik fő feladata az államtitkár. Három csoportja van, akikkel a fej állandó üzleti kapcsolatok: a munkavállalók a gazdálkodó; képviselői más vállalatok számára; polgárok számára, akiknek feje veszi kérdések hatáskörébe tartozik a szervezet ő vezeti.
Az általános követelmény, hogy a Secretary elfogadása során a látogatók, hogy néhány azok, akik jöttek a fejét, hogy közvetlenül a dolgozók. Ugyanakkor, persze, nem kell szenvedni az érdekeit az üzleti, és tartsa be a polgári jogokat.
Szervezése a recepció személyzete, célszerű tartalmaznia ezeket az ajánlásokat.
Ha a munkavállaló ragaszkodik találkozott a feje, nincs idő oszt ki a vétel, a titkár köteles bejelenteni ezt a fejét, mondván, a neve a munkavállaló és a tárgy, amely érdekli őt; továbbiakban megfelelően jár el az utasításokat a fej, és tájékoztatta őket a munkavállaló.
Számos vezetők tartja vissza kívüli demokratikus elve „sem jöhet hozzám bármikor”, amely felhívja a demokratikus jellegét. Azonban, tekintve az irányítása és szervezése a fej ez nem tekinthető helyes. Mindig nyissa ki az ajtókat a szekrény, az állandó figyelem, a fej az undor nem kedvez a produktív munka, fegyelem alkalmazottak, tárkezelő funkciót.
Szervezése a recepción dolgozók egyéb szervezetek, a miniszter köteles meghatározni, hogy a korábban egyeztetett találkozó a fejét egy adott személy; ha igen - tájékoztatja a fejét az érkezését, hogy a személy; Ha szükséges, hogy emlékezteti őt a jövőben látogatás a jövőben járnak az ő utasításai szerint. Ha a korábbi megállapodás titkára volt kideríteni a lényege a kérdés, a szervezet nevét, akik közül jött szembe, és az ő nevét, kiértékeli a kapott információt, és ha lehetséges, közvetlen a személy a megfelelő szerkezeti egysége. Ha ez nem lehetséges, a titkár jelentést tesz a fejét, és jár el a jövőben az utasításoknak megfelelően.
Semmilyen körülmények között, a titkár ne küldje a személy, aki eljött a fejét anélkül, hogy a korábbi hozzászólásokat. Bemutatjuk a látogató, titkár egyértelműen felhívja a nevét, beosztását, szervezet. Semmilyen körülmények között a látogatók nem léphetnek be a székhelye nem a titkár jelentését.
Ha a felügyelő hiányzik a korábbi tervezett idő vételére az ismert okok miatt a miniszter, az utóbbi nevében a feje egy bocsánatkérés, magyarázza az oka annak hiányában (fogva tartás) és elfogadja chaє | A következő ülés.
Általános szabály, hogy a fej a látogatóknak egyedül. Azonban kérésére a miniszter is jelen lehetnek a beszélgetés során, és tegye meg a szükséges bejegyzéseket a fejét. Miután befejezte a látogatók fogadásának, az igazgató vagy a titkárnője kérő bejegyzések a lapban, vagy kártya megoldásokat. Ha szükséges, a végrehajtási felügyelet.
A kommunikáció a manager és a titkárnő vétel során lehet tartani, a vizuális és hangjelzést ad. Például a látogató nagyon kitartó, tapintatlan, és abban az esetben az elégedetlenség a döntést a fejét, nem hagyja el a hivatal, jön vissza a kérdésemre, nyomást gyakorolva a fejét, és megfenyegette. Ebben az esetben a kondicionált jelet menedzser okozhat a titkár, Katori észre fogja venni, hogy a recepció kimerül, a fej van elfoglalva, várva a többi felhasználó számára.
Ha a felügyelő nincs jelen, a titkár kell figyelmeztetni azokat, akik egy találkozót. Ha ez nem lehetséges, akkor nevében menedzser bocsánatot kínál mind a recepción.
Meg kell hogy kedvező feltételeket teremtsen a látogatók, akik elvárják, hogy megkapja. A recepció területén kell lennie, kényelmes székek, karosszékek, fogasok, asztal újságok és magazinok, írószerek, egy kancsó víz, de mások.
Együtt a szervezet a munkahelyen felügyelő kell figyelni, hogy a belső a befogadó, felszerelni, hogy a modern bútorok, virágot szedni, zöld növények, műtárgyak (festmények, fotók, művészeti készült rendszerek, elrendezés, de al.), A stilizált tárgyak kapcsolatos tevékenysége vállalkozás.
Titkára attól függ, milyen hangulatban lesz a látogató, hogy érintkezésbe kerülne a fejét. Ezért a főtitkár mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a várható részesülő volt nyugodt, barátságos, viszonylag egyszerű elvégzésére kéri a látogatók, sem a mesterséges nehézségeket állampolgárainak fogadását.
Részvétel a titkár előkészítése és lebonyolítása az ülések
A találkozó - egyik feladata és időigényes elemek a fejét. A hazai tapasztalatok azt mutatják, hogy az aktív és titkára részt vett az előkészítésében és lefolytatásában az ülés inkább kivétel, mint szabály. Közben külföldi tapasztalatok azt mutatják, hogy sok a munka előkészítése és lebonyolítása az ülések tehető a titkár.
Ahhoz, hogy ezt elérjük, a menedzser kell igényel, és a titkár, hogy készen áll, hogy végre ezeket a műveleteket:
- Felügyeli a karbantartási és felkéri a szükséges anyagokat (tézisek, füzetek) és írószer, ha szükséges, a titkár önállóan végzi ezeket a műveleteket;
- regisztrálja, akik megérkeztek a találkozó, és hogy vezesse ezt a munkát; jelenteni a fejét az ülés előtt a száma, akik érkeztek, és a jelenléte a hangszórók;
- előkészíti szemléltető biztosított anyagok szerint a fej információt (grafikák, diagramok, táblázatok, és hasonlók);
- tartsa ülés jegyzőkönyvét;
- folytatni a lépést az ülés vezetője operatív iránymutatások;
- hibajelentésbe vagy átirat, hirdetik őket, terjeszteni tárgyaló anyagok;
- felett átvegye az irányítást a határozatok végrehajtásáról és tájékoztassa a menedzser.
Szervezet kommunikációs vezetője
A titkár jól kell tájékoztatni, hogy ki, mikor és milyen kérdésekben lehet csatlakoztatni a fejét. Diplomáciai kudarc beszélgetés a fejét - meg kell titkár készség.
Az igazgató köteles tájékoztatni a miniszter az időhiány és az ülés hogy ha szükséges, ahol átfogó segítséget, vagy csatlakozik a fejét.
Vezetője a munkaidő-szervezés
Jól szervezett munka a titkár lehetővé teszi a fejét, hogy csökkentsék a munkaerő-költségek, hogy a kívánt ritmust a munka, a késedelmek elkerülése, színvonalának javítása a szervezet tevékenységének beosztottak.
Összesen szakszervezeti vezetőt és a titkár lesz hatékony, ha együtt vannak, hogy ajánlásokat tartalmaznak. Igen, a menedzser kell tájékoztatni a titkár a cselekvési terv, amelyben részt vesz (év, negyedév, hónap, hét); megfogalmazzák követeléseiket a titkár; kidolgozza és elfogadja az ő munkaköri leírás; tájékoztatja a titkár a menetrend a munka, vagy ha nem, együtt a titkár fejlesztésére.
Titkár emlékeztesse a vezető találkozókat, tárgyalások, részvétel a különböző tevékenységek, és intézkedéseket jobban a szervezet nyilvánvalóan visszatartaná a megállapított munkarend manager (például küldeni és fogadni a dokumentumot, hogy végezzen vétel alárendelt csak meghatározott időpontokban); megelőzése időveszteség a fej (a fej nem számíthat alkalmazottja, előfizetői, dokumentumok, stb, de az autó.) tekintetében a munka vezetője (lásd azt kell csak akkor, ha senki más nem oldja meg a problémát, hogy felmerült, nem).
Személyi titkára és vezetője terveket össze kell hangolni.
Fenntartása az üzleti kapcsolatok vezetője
Titkárt elősegíti az üzleti kapcsolatok vezetői között, a szervezet és a kultúra.
Ebből a célból meg kell: