7 tipp, hogy a hatékonyság növelése, ha dolgozik, e-mail, a döntést
Ebben a cikkben szeretném megosztani veletek konkrét tanácsokat növelése a hatékonyság, ha dolgozik, e-mail, beszélek, hogyan lehet fenntartani az irányítást a beérkező információkat az Ön számára.
Tehát 7 egyszerű tipp, hogy növeli a hatékonyságot, mikor e-mailben.
1. Ellenőrizze az e-mail a menetrend
Bizonyos abban, hogy szinte mindannyian meg e-mail gyakrabban, mint ami szükséges valójában. Mi vagyunk a szolga, a mítosz, hogy meg kell maradni a kapcsolatot, és reagál a bejövő információt azonnal. Sőt, sokan értesítést az ilyen magatartás az emberi tulajdonságokat, mint a sebesség és a hatékonyság. Azonban, amint az közismert, megszakítás munka vezet, hogy csökken a figyelem és a stressz.
Tehát az első tipp a hatékony munka elektronikus üzenetek - ellenőrizze az e-mail egy ütemtervet.
A legtöbb ember elég, hogy ellenőrizze a postaláda 2-szer egy nap. Attól függően, hogy a pontos részletek a munkát, ezek a tevékenységek lehetséges opciókat a különböző frekvenciájú elektronikus jelölőnégyzetet.
Fő egyértelműen meghatározza, hogy hány alkalommal egy nap, és mikor szeretné, hogy ellenőrizze a mail, és szigorúan kövesse ezt az ütemtervet.
Megnézem a mail, 2-szer egy nap: az elején és a végén a munkanap.
2. szabály „üres levelek»
A fő gondolata ez a szabály az, hogy a levelek, vagy más szavakkal, a mappa „Bejövő” az e-mail box maradjon üresen után minden alkalommal, e-mail feldolgozás.
3. A szabály „2 perc”
Ez a szabály nagyon egyszerű: ha egy üzenetre válaszol rövidebb időt vesz igénybe, mint 2 perc, akkor válaszoljon erre az e-mail azonnal.
A szabály a „2 perc”, ha dolgozik, e-mail veszünk David Allen GTD alkalmazott módszer, amikor irányító feladatokat. Ez itt olvasható.
Ennek értéke a szabály az, hogy hozzájárul a jelentős teljesítmény-növekedést: az időt a munka ilyen típusú üzenetet nem sokkal több, mint ha elhalasztja a munkát a levél csak később, azt eggyel mappából mappába, a kiadási idő az ő újbóli nyitás és az olvasás.
Általában az a szabály, a „2 perc” - egy feltételes, lehet, hogy 3 perc és 5 Fontos megkülönböztetni az üzeneteket, a válasz az, ami jobb, ha nem késleltetheti, mert később fog minket sokkal több időt és energiát.
4. feldolgozása bejövő leveleket algoritmus által GTD
Fő célunk a levél feldolgozása - nullára csökkentéséhez a betűk száma a „Bejövő” mappában. Megjegyzés „folyamat” - nem „olvasni”. mail feldolgozás eldönteni, mit kell tenni az egyes üzenetet.
Először hozzon létre egy elektronikus doboz három mappa:
Feldolgozása elektronikus üzenetek is kölcsönzött a GTD rendszer.
Mint látható a diagram, a feldolgozás üzenetek és általánosan alkalmazandó üres postaláda (Board 2), és általában a 2 perces (tip 3).
Feldolgozása során mail az alábbi szabályok vonatkoznak:
- Mi elolvas a betűk sorrendjében;
- nyílt levél ne hagyja a postaládájába, és mozgassa az ábra szerint;
- elolvas a levél röviden, nem több, mint 30 másodperc
Ha a postaláda üres, akkor lépni több gondos kezelése betűinek „Készülj a válasz” mappát és a „várja”.
- Lásd a levél legalább 1-2 alkalommal hetente.
- Ha még nem kapott választ az e-mail 24-48 óráig vagy még tovább is lehet készíteni egy emlékeztetőt.
- Ha kap egy választ a levél, a levél törlődik a mappa „elvárja”, és elküldi azt a „Archive” mappába.
Munka mappák „hogy előkészítsék a választ”
- A levél tartalmazza azt a mappát, megköveteli, hogy konkrét intézkedéseket, ezért tanácsos, hogy állítsa őket feladatokra és projektekre kell hajtani.
- Ehhez minden egyes levél a mappát, a „felkészülés válasz” figyelmesen olvassa el, és meghatározza az adott művelet vagy feladat alapján szereplő információk a levélben.
- Aztán kinyújtotta a feladatokat a napló, szervező, tervező, vagy egy egyszerű teendők listája.
- Miután a feladat, menjen egy archív mappába.
5. Állítsa be az e-mail box szűrők
Ha kapsz naponta nagyszámú betűk, azt javasoljuk, hogy használja a levelezőprogram források.
A szűrőket tervezett gépi feldolgozása során e-maileket. Hozhat létre a legkülönbözőbb szűrők, ami nagyban megkönnyíti a folyamatot mail feldolgozás.
A következő ajánlat legalább létrehoz egy szűrőt program automatikus e-mail feldolgozásra.
Szűrőket alkalmazni:
A javasolt szűrő jelentősen csökkenti az áramlás a mappában található üzenetek a „Bejövő”, csökkenti az időt, hogy feldolgozza a leveleket, és ugyanakkor megtartja az információt az Ön számára, amely megtalálható a megfelelő időben.
7. Elektronikus postaláda - kommunikációs eszköz, hanem felsorolja azokat az eseteket
leveleket gyakran igénylő konkrét műveleteket továbbra is a postaládában, mint egy emlékeztető, hogy mit kell tenni.
Ezek az intézkedések fokozatosan képező, mi szívesebben használják az e-mail, mint a feladatkezelő és tárolja az összes feladatot az e-mail, annak ellenére, hogy e-mail kliensek nem igazán alkalmasak erre a célra. Ez vezet az a tény, hogy az elvégzendő feladatokat, összekeverjük a többi betű, elmosva ezzel a hangsúly az üzleti. Ezen túlmenően, az adatokat a levél nem mindig tartalmazza az intézkedés vagy feladat, ami újraolvasás az üzenetet, és újra egy határozat elfogadását, hogy mit kell tenni vele.
Ezért ne használja az e-mail kliens, mint a teendők, és a feladat a betűk a naptárban, a papír napló, to-do lista, mint egy sima papírlap vagy egy szöveges dokumentumot, az elektronikus szervező.
Keverjük össze levélfeldolgozást a gyártási feladatokat. Feldolgozás mail, belép az információt az e-maileket a listára. Ezután mozgassa a feldolgozott üzenetet az archívumba.
Így, ha kiadja a mappát „Beérkezett üzenetek”, oldja meg a problémát a tervező, és hagyjuk írni az archívumban, megőrizve az ahhoz való hozzáférés a szükség esetén.
Íme, néhány egyszerű tipp, hogy működjön együtt az e-mail, a gyakorlatba átültetni, jelentősen javítja a termelékenységet és megszabadulni a túlterhelés és segít létrehozni felett az információáramlás.
Határozottan kell tölteni egy kis erőfeszítést, hogy a vonat a készség által kínált e-mail, és nem lesz a kísértés, hogy visszatérjen a régiben, vessék a mélyben a leveleket.
Ne hagyja, hogy a régi szokások befolyásolják a termelékenységet! Fegyelmezni magát, és sikerül!
Kezdje alkalmazni ezeket a tippeket ma, és ez lesz a döntés!
Bővebben:
