Hogyan lehet hatékonyan kezelni az e-mail
Ha elfogad egy új alkalmazott a cégnél, fontos, hogy megismerje őt, nemcsak a munkaköri feladatokat, hanem azokkal is, megközelítések, amelyek segítenek neki feladataik elvégzéséhez a lehető leghatékonyabban. Ebben a cikkben fogjuk megvitatni, hogyan lehet segíteni a személyzet végez eredményes munkát az e-mail. Miért fontos ez?
Működésének javítása a levél lehet osztani két blokk:
1. ismerete és használata funkciókat a postafiókban.
Ez azt jelenti, hogy először is, a személyzet vizsgálja meg annak lehetőségét, hogy az e-mail, és elkezdi használni őket. Ez a legfontosabb dolog, amit tudnod kell, ha dolgozik email:
Hogyan terjessze az információt, a mappákban.
Az elektronikus doboz számos standard mappák, mint például a „munka”, „számla”, „fontos”, „személyes”, stb Fontos, hogy hozzanak létre saját mappákat .. ajánlások:
- hozzon létre egy mappát, amelyben, hogy a levél fej (nézd meg őket az első helyen);
- az ajánlattevő (könnyű megtalálni történelem levelezés);
- javaslatok, árlisták (ezek a levelek nem igényel azonnali választ, akkor visszatér a javaslat a jövőben szükség);
- és egyéb mappák.
Hogyan kell használni a betűk jelölésére
Visual válogatás beérkező e-maileket is sokkal könnyebb dolgozni e-mail és információt találni.
Hogyan lehet gyorsan keresni konkrét üzenete
A postai szolgáltatások nagyszerű lehetőségeket kínálnak speciális keresési üzeneteket a speciális keresési operátorok.
Az üzemeltetők - a szavak és keresett karakterek, amelyek segítenek az üzenetek kereséséhez különböző szempontok szerint: feladó, tárgy, címke, e-mailek mellékletekkel.
2.Pravilnoe elosztása az idő, hogy működjön együtt az e-mail
Kevésbé gyakran néz az e-mail
Ne tartsa a mail ablak egész nap nyitva. Leo Babauta azt mondja: „Azért jöttem, hogy úgy vélik, hogy ha a fiók felhalmozódnak 20-30 leveleket, akkor a világ nem összeomlás, ugyanakkor, ez a szám azt könnyű lesz, hogy gyorsan folyamatot. Figyelem! Azt mondják, hogy „folyamatban” helyett „olvasni”.
Kinyitom a mappát „Beérkezett üzenetek” szétszórja a másik üzeneteket mappákba, hogy nem olvassa el őket, és azonnal távozni.
Scatter mappák
Kinyitom az e-mail, és kezdjük el a döntéseket gyorsan: eltávolítani, archív, olvasni és azonnal reagálnak (ha ez kevesebb, mint 2 perc), illetve archív, küldjön egy gyors választ, majd vissza, add a to-do lista, hogy ezt később (megjelölés csillaggal és majd archiválására).
Mindenesetre, a bejövő semmi se maradjon.
Azonnal hozzá minden a naptárba
Ha a levél jön hozzám néhány adat, amit meg kell emlékezni, én egyszer azt hozza a naptár. Személyes találkozó, vagy beszél a Skype-on, a képzés vagy valami, mit kell csak emlékezni egy héten - minden azonnal küldeni a naptár. Most ez a legjobb szokás hozta automatizmus, és neki köszönhetően, ritkán valami emlékezni.
Írj rövid levelek
Saját levélre válaszul általában 1-3 mondat. Ritkán leveleket írni hosszabb, mint 5 mondat. És annak érdekében, hogy jó oka.
Ha tényleg kell sokat írni, inkább csinálni a Google Docs és hozzáférést biztosít a megfelelő személyt. Rövid levél azt jelenti, hogy gyors választ a kedvezményezett, mint az a személy, nem kell gázol keresztül a dzsungelben a ékesszólás, megragadni és megérteni a legfontosabb információkat.
Gyorsan add feladatok todo-lista
Néhány postaláda használják a to-do lista, de rosszul adaptált erre, és itt miért:
- Az elvégzett munkák, összekeverjük a többi betű, majd nehéz őket elkapni a tömegből.
- Az elbeszélő a levél nem mindig tartalmaznak egy adott útmutatás, hanem az alapján a levél, akkor meg magát a feladatot. Ha készen áll, hogy végre rá, akkor újra kell olvasni a levelet ismét, hogy emlékezzen, mi a konkrét feladat beállította magát elolvasása után.
- Minden alkalommal, amikor meg a post elkapni egy másik esetben, ha ráakad egy új üzenetet, amely vonzza a figyelmet, és elvonja a fő esetek, kopog a ritmust a munka.
Egyszerű és könnyen todo-lista - egy egyszerű szöveges dokumentum, ahol felveheti a feladatokat az e-maileket csak néhány egérkattintással. És közben egy ilyen lista egy hatékonyabb eszköz, mert nincs minden alkalommal, hogy vizsgálja meg a postaládájába.
Ez azt jelenti, hogy ha kinyitotta a levelet, és odadobta minden más mappa, akkor egyszerűen eltűnik.
Ez motivál engem, hogy a döntést arról, hogy folytassa ezt a levelet azonnal, csak elveszíti azt. Ennek köszönhetően a speciális kialakításnak én postaládájába nem nyitott az üzenetek halmozódnak fel, amelyek fokozatosan szemetet.
Elhalasztja olvasni
kíméletlenül szűrő
Amikor az én levélben jelenik meg, amit nem szeretnék látni, azt azonnal kiegyenesedik azt. Nem vagyok lusta, hogy lemondja vagy telepíteni egy szűrőt a feladónak. És ez jelentősen csökkenti az áramlás a bejövő leveleket.
Én kegyetlen ellen-maileket, hogy akadozik a postaládájába, és a szabályt kell alkalmazni akkor is, az a hozzáállás az emberek, akik túl zavar.
Close-mail üzeneteket a kezelés végéig
Szétszerelt üzenet - zárja az e-mail és ne nyissa ki több órán keresztül, amíg ott ismét összegyűlt a megfelelő számú betű.
Kezdés felfedezni néhány szokások hatékony munka e-mail - ez nagyon helyes. Akkor azonnal észre, hogy sokkal nyugodtabb, ha lesz egy sokkal fontosabb ügy, megszabadulni végzett tolakodó postázni 10 percenként. A fej áll rendelkezésre friss ötleteket, amint a postaládáját a felesleges e-mailt.
Ahhoz, hogy ezek a tippek nem felejtette, hogy kototky ellenőrzőlista dolgozni e-mailben. Hogyan írjunk hatékony ellenőrző listát írtunk a korábbi cikkben.
A tudás a szerszám képességek és képzési ismeretek hatékony munka e-mailben ezt a munkát sokkal jobb.
